Sì, puoi automatizzare la registrazione degli ospiti su Alloggiati Web: si fa tramite i servizi web di cooperazione applicativa o con file di testo preformattati, e permette di rispettare i termini di invio previsti dalla legge. Una piattaforma come EuroCheckin gestisce l’invio in automatico, conserva la ricevuta digitale e riduce gli errori tipici dell’inserimento manuale.
In breve:
- Automatisare l’invio dei dati degli ospiti tramite servizi web o file di testo precompilati è particolarmente vantaggioso per chi gestisce molte unità o riceve prenotazioni da più piattaforme come Airbnb, Booking.com e Vrbo.
- I dati obbligatori da inviare entro 24 ore dall’arrivo includono informazioni personali e documenti di identità, che devono essere conservati digitalmente per cinque anni secondo le norme sulla privacy.
- L’integrazione tecnica richiede la generazione di una WSKEY e il controllo periodico della sua validità, per evitare blocchi nell’automazione causati da token scaduti o chiavi non aggiornate.
- La procedura di attivazione prevede la richiesta formale alla questura, la configurazione del gestionale o software di prenotazione, e un primo test accurato prima di affidare l’invio automatico a prenotazioni reali.
- EuroCheckin permette di sincronizzare in tempo reale le prenotazioni provenienti da vari portali e automatizzare l’invio ad Alloggiati Web, riducendo i errori e semplificando la gestione dei dati.
Indice
- Cosa significa automatizzare la registrazione ospiti
- Quali dati devi inviare e in quali tempi
- Come funziona l’automazione tecnica: WS, WSKEY e file .txt
- Guida passo passo per attivare l’invio automatico
- Cosa fare con i dati dopo l’invio ad Alloggiati Web
- Perché automatizzare conviene a chi gestisce affitti brevi
- Come EuroCheckin semplifica l’invio ad Alloggiati Web
- Fonti
- Domande frequenti
Cosa significa automatizzare la registrazione ospiti
In questa guida, automatizzare la registrazione ospiti significa una cosa sola: inviare i dati degli alloggiati al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato senza doverli digitare manualmente a ogni check-in. È l’adempimento previsto dall’articolo 109 del TULPS, non un sistema di controllo accessi o di gestione visitatori in ufficio.
Esistono tre modalità per farlo:
- Inserimento manuale diretto sul portale, schedina per schedina.
- Caricamento di un file .txt precompilato con i dati di più ospiti.
- Integrazione tramite servizi web (WS) collegata al gestionale o al software di prenotazione.
L’automazione tramite file o WS conviene soprattutto a chi gestisce più appartamenti, ha un’alta rotazione di ospiti o riceve prenotazioni da diverse piattaforme come Airbnb, Booking.com e Vrbo, dove la sincronizzazione manuale dei dati diventa rapidamente un collo di bottiglia.
Quali dati devi inviare e in quali tempi
Alloggiati Web richiede un set fisso di informazioni per ogni ospite maggiorenne che soggiorna nella struttura. Secondo il manuale ufficiale della Polizia di Stato, i dati minimi obbligatori comprendono data di arrivo, numero di giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, oltre a tipo, numero e luogo di rilascio del documento d’identità.
I termini di invio non sono negoziabili: la comunicazione va effettuata entro 24 ore dall’arrivo, oppure entro 6 ore quando il soggiorno dura meno di 24 ore.
Il Garante privacy specifica che la ricevuta digitale rilasciata da Alloggiati Web va conservata per 5 anni, mentre le copie dei documenti d’identità acquisite al check-in devono essere cancellate immediatamente dopo l’invio. Questo punto sfugge a molti host: la ricevuta sostituisce la scansione del documento come prova dell’adempimento, e trattenere le immagini oltre il necessario espone a sanzioni.
Come funziona l’automazione tecnica: WS, WSKEY e file .txt
Chi vuole automatizzare l’invio ha due strade tecniche, entrambe documentate nei manuali ufficiali del portale.
- Servizi web di cooperazione applicativa: il manuale dei servizi web descrive i metodi GenerateToken, Authentication_Test e Send, che permettono di autenticarsi con una WSKEY e inviare le schedine in automatico dal proprio gestionale.
- File di testo con tracciato fisso: il manuale CREAFILE stabilisce una riga di 168 caratteri per ogni alloggiato, con CR+LF a fine riga tranne l’ultima; il portale segnala le schedine corrette e quelle da correggere prima dell’invio definitivo.
- Invio aggregato multietnica: per chi gestisce più appartamenti esiste il metodo GestioneAppartamenti_FileUnico_Send, che consente di inviare in un unico flusso le schedine di diverse unità, evitando accessi separati per ogni immobile.
- Integrazione con PMS o software di prenotazione: la mappatura dei campi tra il gestionale e il tracciato Alloggiati Web richiede attenzione ai formati di data, ai codici di cittadinanza e alla gestione dei duplicati quando una prenotazione viene modificata.
La WSKEY va verificata periodicamente: token scaduti o chiavi non rinnovate sono tra le cause più frequenti di blocco nelle integrazioni automatiche, quindi conviene prevedere un controllo ricorrente della validità e un processo di rinnovo prima che scada.
Guida passo passo per attivare l’invio automatico
Attivare un flusso automatico richiede una sequenza precisa di passaggi, dalla richiesta delle credenziali fino al primo invio verificato.
- Richiedi l’abilitazione alla Questura competente, tramite PEC o appuntamento, indicando la struttura e il referente che gestirà l’account Alloggiati Web.
- Genera la WSKEY nell’area di lavoro del portale e ottieni un token di test per verificare che le credenziali funzionino correttamente prima di collegare qualsiasi sistema esterno.
- Configura il tuo PMS o il software SaaS per esportare il tracciato .txt oppure per chiamare direttamente i metodi Authentication_Test e Send del servizio web.
- Esegui un invio di prova, controlla che la ricevuta digitale venga generata correttamente e salva una copia in archivio secondo l’obbligo di conservazione quinquennale.
- Prevedi una procedura di fallback: se il servizio web non risponde, tieni pronta la possibilità di caricare manualmente un file .txt o inserire le schedine singolarmente dal portale.
Un consiglio: testa la WSKEY con l’ambiente di prova prima di collegarla a prenotazioni reali, così eviti che un errore di configurazione blocchi l’invio durante l’alta stagione.
Le autorità di pubblica sicurezza non accettano giustificazioni legate a problemi tecnici per ritardi nell’invio, quindi il fallback manuale non è un dettaglio opzionale ma parte della configurazione minima.
Cosa fare con i dati dopo l’invio ad Alloggiati Web
Una volta ricevuta la conferma dal portale, la gestione dei dati personali entra in una fase altrettanto delicata quanto l’invio stesso.
- Conserva soltanto la ricevuta digitale per 5 anni, come prova dell’adempimento verso l’autorità.
- Cancella o distruggi ogni copia del documento d’identità raccolta al check-in, perché il trattamento dei documenti di identità prevede che la struttura non conservi nulla oltre la ricevuta.
- Fornisci agli ospiti un’informativa chiara su come vengono raccolti e trasmessi i loro dati, evitando canali non sicuri come WhatsApp o email non protette per la ricezione dei documenti.
- Documenta le procedure interne di gestione dati in un registro dei trattamenti, utile in caso di controllo e per ridurre il rischio di sanzioni in caso di verifica.
Chi gestisce più unità può valutare una guida pratica sul registro dei trattamenti per strutturare questa parte in modo ordinato, separando ciò che riguarda l’adempimento di pubblica sicurezza da ciò che riguarda la privacy degli ospiti.
Perché automatizzare conviene a chi gestisce affitti brevi
L’adempimento su Alloggiati Web non è negoziabile, ma il modo in cui lo si gestisce fa una differenza concreta sul tempo e sul rischio. Chi cura una o due unità può reggere l’inserimento manuale; chi ne gestisce diverse, con arrivi frequenti e provenienti da più portali, accumula errori di trascrizione proprio nei momenti di maggiore pressione operativa.
L’automazione non elimina la responsabilità legale dell’host, ma riduce drasticamente le occasioni di sbaglio. Il consiglio pratico è testare sempre con un account di prova prima di affidarsi al flusso automatico su prenotazioni reali, e mantenere comunque una procedura manuale di riserva.
— Sofía Herrera
Come EuroCheckin semplifica l’invio ad Alloggiati Web
EuroCheckin automatizza l’invio delle schedine verso Alloggiati Web e sincronizza in tempo reale le prenotazioni provenienti da Airbnb, Booking.com e altri portali, così i dati degli ospiti arrivano già pronti per la trasmissione senza doverli ricopiare a mano.
La piattaforma offre:
- Sincronizzazione automatica del calendario tra più canali di prenotazione, con riduzione dei duplicati.
- Check-in online multilingua per gli ospiti, che compilano i propri dati prima dell’arrivo.
- Assistenza dedicata per la configurazione iniziale e per la generazione delle credenziali necessarie.
- Gestione centralizzata per chi ha più alloggi, con un’interfaccia pensata per la normativa italiana.
Il piano EuroCheckin parte da 5 € al mese per alloggio, mentre chi gestisce una struttura più grande può valutare EuroCheckin per hotel, a 3 € al mese per alloggio. Per attivare l’integrazione e ottenere supporto nella configurazione delle credenziali Alloggiati Web, la pagina di assistenza per la registrazione è il punto di partenza più diretto.
Fonti
Questa guida si basa sui manuali tecnici del portale Alloggiati Web, tra cui il documento sui servizi di cooperazione applicativa e quello sulla creazione dei file di invio, oltre alle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali su conservazione e cancellazione dei documenti e ai riferimenti normativi dell’articolo 109 del TULPS. Per approfondire strategie operative più ampie per strutture ricettive, può essere utile anche una risorsa su marketing digitale per hotel.
- F.A.Q. - Polizia di Stato (Alloggiati Web)
- Nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità - Garante Privacy
- Invio file - Manuale CREAFILE Alloggiati Web
- MANUALEWS - Servizi di cooperazione Alloggiati Web
Domande frequenti
Entro quanto tempo devo inviare i dati degli ospiti ad Alloggiati Web?
La comunicazione va effettuata entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, oppure entro 6 ore quando il soggiorno dura meno di 24 ore. Questi termini valgono per ogni modalità di invio, manuale o automatica, senza eccezioni legate a problemi tecnici.
Per quanto tempo devo conservare la ricevuta di Alloggiati Web?
La ricevuta digitale rilasciata dal portale va conservata per 5 anni come prova dell’adempimento. Le copie dei documenti d’identità raccolte al check-in, invece, devono essere cancellate subito dopo l’invio.
Cosa succede se Alloggiati Web non accetta una schedina per errore nei dati?
Il portale segnala le schedine con errori distinguendole da quelle corrette, permettendo di correggere solo i record non validi prima di inviarli nuovamente. Conviene predisporre un controllo manuale di riserva per i casi in cui l’invio automatico non vada a buon fine entro i termini previsti.
Serve una WSKEY per ogni struttura o basta una sola chiave?
La WSKEY viene generata nell’area di lavoro personale del portale Alloggiati Web e collegata all’account della struttura o del gruppo di strutture gestite. Per chi ha più appartamenti sotto lo stesso account esiste un metodo di invio aggregato che evita di gestire chiavi separate per ogni unità.
EuroCheckin sostituisce l’obbligo di registrarsi su Alloggiati Web?
No, EuroCheckin automatizza l’invio dei dati verso Alloggiati Web sincronizzando le prenotazioni, ma l’obbligo legale di registrazione resta in capo al gestore della struttura. Il servizio parte da 5 € al mese per alloggio e riduce il lavoro manuale necessario per rispettare i termini previsti dalla legge.
