Sì: ogni gestore deve comunicare gli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, o subito all’arrivo se il soggiorno dura meno di un giorno. Vale per hotel, B&B, affitti brevi e anche per chi affitta occasionalmente un solo appartamento su Airbnb o Booking. Non esistono eccezioni legate al numero di stanze o alla frequenza delle locazioni.
Se non hai ancora accesso al portale, il primo passo è concreto:
- Richiedi le credenziali alla Questura della provincia dove si trova l’immobile
- Prepara documento d’identità e prova dell’attività ricettiva (SCIA, DIA o SUAP)
- Invia la domanda via PEC all’ufficio Alloggiati competente
- Installa il certificato digitale al primo accesso e cambia la password provvisoria
Punti chiave
La comunicazione ospiti funziona solo se rispetti il termine di 24 ore, usi Alloggiati Web come canale ufficiale e conservi ogni ricevuta per cinque anni.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Scadenza fissa | Invia i dati entro 24 ore dall’arrivo, o subito per soggiorni inferiori a 24 ore. |
| Credenziali via PEC | Richiedi l’abilitazione alla Questura della provincia dell’immobile con documento e SCIA/DIA/SUAP. |
| Ricevuta come prova | Scarica e conserva la ricevuta digitale firmata per cinque anni: è l’unica prova dell’adempimento. |
| Alternative solo in emergenza | Usa PEC o fax solo se il portale non funziona, e comunica sempre l’impedimento alla Questura. |
| Automazione con controllo umano | EuroCheckin sincronizza le prenotazioni con Alloggiati Web riducendo errori, ma la verifica del documento resta compito del gestore. |
Indice
- Obblighi legali e scadenze per la comunicazione ospiti in Questura
- Come richiedere le credenziali e abilitare la struttura in Questura
- Come compilare e inviare le schedine su Alloggiati Web
- Cosa fare se Alloggiati Web non funziona
- Conservazione delle ricevute: la tua prova in caso di controllo
- Prospettiva dell’autore: automazione pratica e conformità
- Come EuroCheckin semplifica la comunicazione ospiti alla Questura
- Risorse ufficiali per la comunicazione ospiti
- Fonti
Obblighi legali e scadenze per la comunicazione ospiti in Questura
L’obbligo nasce dall’art. 109 del T.U.L.P.S. e viene attuato operativamente dal D.M. 7 gennaio 2013, che disciplina la trasmissione telematica delle schedine e i requisiti tecnici del sistema. Non è una formalità amministrativa qualsiasi. Rientra nelle norme di pubblica sicurezza, motivo per cui la mancata comunicazione può portare a sanzioni e, in casi più gravi, a conseguenze penali per omessa comunicazione delle generalità.
Il termine non cambia mai: 24 ore dal momento dell’arrivo, oppure immediatamente se l’ospite resta meno di 24 ore. Un host che accoglie una famiglia il venerdì sera ha tempo fino al sabato sera per inviare i dati. Chi gestisce un check-in lampo di poche ore, invece, deve trasmettere la schedina praticamente in tempo reale.
Chi è obbligato:
- Hotel, resort e strutture extralberghiere classiche
- Bed & breakfast, affittacamere, case vacanza
- Host che affittano su Airbnb, Booking o Vrbo, anche con un solo appartamento
- Locatori occasionali di stanze o interi immobili, anche per periodi brevi
Dal 2018 la normativa ha chiarito esplicitamente che l’obbligo copre anche gli affitti brevi e le locazioni turistiche occasionali: un singolo alloggio su Airbnb rientra a pieno titolo nell’ambito di applicazione, e la piattaforma di prenotazione non sostituisce mai il gestore nella comunicazione ad Alloggiati Web.
Come richiedere le credenziali e abilitare la struttura in Questura
Prima di poter usare il portale, devi ottenere username e password dalla Questura competente. La procedura segue quattro passaggi.
- Identifica la Questura della provincia dove si trova l’immobile: non quella della tua residenza, ma quella del territorio dove operi.
- Prepara la documentazione: modulo di richiesta (scaricabile dal sito della Questura), copia del documento d’identità e prova dell’attività ricettiva come SCIA, DIA o pratica SUAP.
- Invia la domanda via PEC all’indirizzo dell’ufficio Alloggiati indicato dalla Questura. Alcune Questure accettano anche la consegna diretta agli sportelli, ma la PEC resta il canale più rapido e tracciabile.
- Installa il certificato digitale client ISO X.509 al primo accesso e cambia subito la password provvisoria fornita dalla Questura.
I tempi di risposta variano da provincia a provincia, in genere da pochi giorni a un paio di settimane. Molte Questure hanno modulistica leggermente diversa tra loro, quindi scarica sempre il modulo dalla pagina della Questura specifica invece di riciclare quello di una struttura in un’altra provincia.
Un consiglio: fai un accesso di prova con dati fittizi (dove il sistema lo consente) prima del primo ospite reale, così individui eventuali problemi di configurazione quando non hai ancora una scadenza addosso.
Come compilare e inviare le schedine su Alloggiati Web
Ogni schedina richiede una serie di campi obbligatori: data di arrivo, durata del soggiorno, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza e dati del documento d’identità. Per gli ospiti stranieri, al posto del comune di nascita va indicato lo Stato.
Il manuale utente di Alloggiati Web distingue tre tipi di scheda: ospite singolo, capofamiglia e capogruppo. Chi arriva con la famiglia o in gruppo organizzato compila una schedina completa per il capofamiglia o il capogruppo, mentre per gli altri componenti bastano dati più sintetici, sempre nei limiti previsti dal sistema.
Per l’invio hai due strade:
- Inserimento singolo: utile per chi gestisce pochi arrivi al giorno, si compila direttamente a schermo
- Trasmissione di file testuale: pensata per chi gestisce più unità o più arrivi contemporanei, riduce il lavoro manuale ripetitivo
Dopo l’invio, il portale genera una ricevuta digitale firmata, prova ufficiale che la comunicazione è avvenuta. Va scaricata subito e archiviata: non basta aver premuto “invia”, perché in caso di controllo è la ricevuta, non la memoria del gestore, a dimostrare l’adempimento.
Un errore comune è confondere l’invio del file con la sua accettazione: il sistema può restituire scarti parziali (per esempio per un formato data errato o un campo cittadinanza incompleto), e solo la ricevuta finale certifica che tutti i nominativi sono stati acquisiti correttamente.
Cosa fare se Alloggiati Web non funziona
Il D.M. 7 gennaio 2013 prevede modalità alternative quando il portale è tecnicamente inaccessibile: in questi casi puoi inviare i dati via PEC o fax, ma solo come soluzione temporanea, non come scelta abituale.
- Verifica che il problema sia effettivamente del sistema e non della tua connessione o del certificato installato.
- Invia i nominativi via PEC o fax alla Questura, in ordine sequenziale e con tutti i campi richiesti dalla schedina standard.
- Conserva la ricevuta di invio e di consegna della PEC o del fax: sono la prova che hai rispettato la scadenza anche senza il portale.
- Comunica tempestivamente alla Questura l’impedimento tecnico, indicando la motivazione e la durata del disservizio.
Questo passaggio è spesso trascurato, ma è quello che ti protegge se il portale va giù proprio nelle ore in cui hai una scadenza da rispettare.
Conservazione delle ricevute: la tua prova in caso di controllo
Le ricevute di trasmissione vanno conservate per cinque anni: è l’unico documento che dimostra l’adempimento, non l’invio in sé. In caso di ispezione, la Questura chiede la ricevuta, non uno screenshot del portale o un’email di conferma generica.
Alcune pratiche riducono drasticamente il rischio di contestazioni:
- Scarica la ricevuta ogni giorno, non a fine mese: recuperarla settimane dopo è spesso impossibile
- Assegna la responsabilità dell’archiviazione a una persona precisa, anche se gestisci una sola unità
- Incrocia ogni giorno il calendario delle prenotazioni con le ricevute scaricate, per individuare subito uno scarto mancato
- In caso di invio rifiutato, annota l’errore, correggi e rinvia subito, conservando anche la prova del primo tentativo
Un consiglio: crea una cartella cloud dedicata solo alle ricevute Alloggiati Web, organizzata per mese: in un controllo, la velocità con cui recuperi il documento pesa quasi quanto il documento stesso.
Prospettiva dell’autore: automazione pratica e conformità
La parte più fragile del processo non è la normativa, che è chiara, ma la ripetizione manuale: decine di schedine identiche compilate a mano ogni settimana sono dove nascono gli errori di battitura che poi si trasformano in scarti o controlli fastidiosi. Automatizzare la raccolta dei dati riduce quel rischio, ma non elimina la responsabilità del gestore di verificare di persona il documento d’identità di chi varca la soglia.
Chi gestisce più unità lo sa bene: la tecnologia serve a togliere il lavoro ripetitivo, non il controllo umano. Strumenti come EuroCheckin nascono proprio per questo equilibrio, non per sostituire il giudizio di chi accoglie l’ospite.
— Sofía Herrera
Come EuroCheckin semplifica la comunicazione ospiti alla Questura
Tra compilare a mano ogni schedina e affidarti a un sistema che sincronizza tutto automaticamente, la differenza si vede al primo weekend con cinque arrivi contemporanei. EuroCheckin collega direttamente le prenotazioni di Airbnb, Booking e Vrbo ad Alloggiati Web, eliminando la doppia digitazione che genera la maggior parte degli errori e dei duplicati.
La piattaforma gestisce anche il check-in online multilingua per gli ospiti, la sincronizzazione automatica dei calendari e la conservazione sicura delle ricevute, così non devi più ricordarti di scaricarle una a una ogni giorno.
Se gestisci anche una sola unità e vuoi togliere questo compito dalla lista delle cose da ricordare ogni volta che arriva un ospite, la pagina di assistenza per registrazione e configurazione di EuroCheckin è il punto di partenza più diretto per attivare la sincronizzazione e iniziare a inviare le schedine senza più pensarci.
Risorse ufficiali per la comunicazione ospiti
- Servizio Alloggiati - Polizia di Stato: portale ufficiale per l’invio delle schedine
- Manuale utente strutture ricettive: guida completa ai campi e alle modalità di invio
- D.M. 7 gennaio 2013: il testo normativo che regola la trasmissione telematica
- Funzionalità di EuroCheckin per la sincronizzazione automatica con Alloggiati Web
Fonti
- D.M. 7 gennaio 2013 - Polizia di Stato
- Servizio Alloggiati - Polizia di Stato
- Manuale utente strutture ricettive - Alloggiati Web
