Devi trasmettere le schedine Alloggiati entro le scadenze previste per legge, con comunicazione immediata se il soggiorno dura meno di un giorno, come impone l’art. 109 del TULPS. Il primo passo è ottenere le credenziali dalla Questura competente; da lì puoi scegliere tra inserimento manuale, upload di file tracciato o invio automatico tramite WSKEY.
In breve:
- È obbligatorio inviare le schedine alloggiati entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni inferiori a 24 ore, secondo l’articolo 109 del TULPS.
- Le credenziali si ottengono dalla Questura tramite richiesta preventiva e devono essere migrate al nuovo sistema di codici dispositivo, più semplice da gestire.
- La trasmissione può avvenire manualmente, mediante file tracciato o automaticamente tramite Web Service con WSKEY, quest’ultimo consigliato per più strutture o prenotazioni multiple.
- La WSKEY si genera una sola volta e permette l’invio automatico, con attenzione a rigenerarla in caso di sospetto di compromissione o cambio gestionale.
- La conservazione delle ricevute di invio è obbligatoria per cinque anni, e in caso di problemi tecnici si può ricorrere all’invio via PEC come eccezione, rispettando comunque le scadenze.
Indice
- Come ottenere le credenziali dalla Questura e completare il primo accesso
- Metodi di invio delle schedine: manuale, file tracciato e invio automatico
- Come funziona la WSKEY per l’invio automatico delle schedine
- Quali sono le scadenze per l’invio e i rischi in caso di ritardo
- Quali dati servono nella schedina e come tutelare la privacy degli ospiti
- Come risolvere accesso negato, errori di invio e ricevute mancanti
- Prospettiva pratica: come organizzare il flusso operativo per evitare errori ricorrenti
- EuroCheckin: automazione Alloggiati Web e supporto operativo
- Link ufficiali e manuali tecnici da consultare
- Fonti
Come ottenere le credenziali dalla Questura e completare il primo accesso
Prima di aprire il portale devi passare dalla Questura. È un passaggio amministrativo, non tecnico, e va pianificato con qualche giorno di anticipo perché i tempi di risposta variano da ufficio a ufficio.
La procedura segue tre fasi ben distinte:
- Compilazione del modulo di abilitazione. Scarica il modulo dalla sezione dedicata del portale o richiedilo direttamente alla Questura territorialmente competente per l’ubicazione della struttura.
- Invio della domanda. Il modulo compilato va trasmesso via PEC alla Questura o tramite il canale che l’ufficio indica: alcune Questure accettano anche la consegna a mano allo sportello.
- Ricezione delle credenziali. La Questura rilascia un codice utente e i codici dispositivo necessari per il primo accesso al portale.
Il sistema di autenticazione è cambiato negli ultimi anni: i vecchi certificati digitali sono stati progressivamente sostituiti da codici dispositivi abbinati a un PUK personale, più semplici da gestire per chi non ha competenze informatiche avanzate. Chi ha ancora un account legato al vecchio certificato deve completare la migrazione al nuovo sistema seguendo le istruzioni riportate nel Manuale Alberghi della Polizia di Stato, che descrive passo per passo autenticazione, inserimento schedine e gestione delle chiavi.
Cosa fare se perdi l’accesso? Dipende dal tipo di problema:
- Password scaduta o dimenticata: puoi recuperarla in autonomia dalla pagina di accesso, senza coinvolgere la Questura.
- PUK smarrito o codice dispositivo compromesso: serve una richiesta formale alla Questura per la reimpostazione.
- Certificato digitale scaduto (per chi non ha ancora migrato): l’intervento della Questura è obbligatorio, e conviene avviare la migrazione al nuovo sistema nello stesso momento.
- Cambio di gestione o di titolare della struttura: le credenziali non sono trasferibili automaticamente, occorre una nuova richiesta di abilitazione.
Le Questure segnalano che buona parte delle anomalie di accesso si risolve consultando la documentazione tecnica nella sezione supporto del portale, prima ancora di aprire un ticket o presentarsi allo sportello.
Metodi di invio delle schedine: manuale, file tracciato e invio automatico
Il portale offre tre strade per trasmettere i dati degli ospiti, e la scelta dipende quasi sempre dal numero di camere che gestisci e dal tempo che puoi dedicare all’amministrazione ogni giorno.
L’inserimento manuale è pensato per chi gestisce pochissime unità. Dal menu “Inserimento schedine” del portale, compili i campi uno per uno:
- Seleziona il tipo di alloggiato: singolo, capofamiglia o componente di gruppo.
- Inserisci i dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza).
- Riporta gli estremi del documento d’identità presentato.
- Indica le date di arrivo e, se già note, di partenza.
- Confermi e invii la schedina, che viene registrata immediatamente sul sistema centrale.
Per un capofamiglia o un gruppo, basta inserire i dati completi della persona di riferimento e solo le generalità essenziali degli altri componenti, senza dover ripetere gli estremi del documento per ciascuno. È comodo per famiglie o piccoli gruppi, meno per chi ospita più nuclei contemporaneamente in una struttura da dieci o più camere.
Il file tracciato è la seconda opzione, a metà tra manuale e automazione. Il gestionale o il PMS che usi genera un file di testo con un formato prestabilito, che poi carichi manualmente sul portale tramite la funzione di upload. Il sistema esegue controlli di formato prima di accettarlo: se un campo obbligatorio è vuoto, o una data è scritta nel formato sbagliato, il file viene respinto con un messaggio d’errore che indica la riga interessata. Questo metodo funziona bene per strutture medie che vogliono evitare la digitazione manuale ripetuta ma non hanno ancora un’integrazione tecnica con il portale.
L’invio automatico tramite Web Service è la terza via, e resta la più efficiente per chi gestisce più alloggi o riceve prenotazioni da diverse piattaforme (Airbnb, Booking, Vrbo). Il software gestionale dialoga direttamente con il Portale Alloggiati Web tramite una chiave d’accesso univoca, la WSKEY, senza che tu debba mai aprire manualmente il portale.
I vantaggi concreti di questo terzo metodo si vedono soprattutto su tre fronti:
- Riduzione degli errori di digitazione, perché i dati arrivano già dalla prenotazione originale senza passaggi intermedi.
- Sincronizzazione automatica tra calendario delle prenotazioni e invii alla Questura, evitando dimenticanze quando gli arrivi si accavallano.
- Tracciabilità degli invii, con log e ricevute conservate automaticamente senza dover scaricare nulla manualmente ogni volta.
Chi gestisce una singola stanza può tranquillamente continuare con l’inserimento manuale. Chi supera le cinque o sei unità, o lavora con più canali di prenotazione, comincia a sentire il peso amministrativo dell’inserimento a mano già dopo qualche settimana.
Come funziona la WSKEY per l’invio automatico delle schedine
La WSKEY è la chiave che permette al tuo gestionale di parlare direttamente con Alloggiati Web senza passare dall’interfaccia del portale. Va generata una sola volta, ma va gestita con attenzione perché è, di fatto, la password che apre l’accesso automatico ai tuoi dati.
Ecco i passaggi per attivarla e collegarla al software che usi:
- Accedi all’area di lavoro del portale con le credenziali fornite dalla Questura.
- Vai alla sezione dedicata ai Web Service e genera la WSKEY: il sistema produce una stringa alfanumerica univoca associata alla tua struttura.
- Copia la chiave nel software gestionale o nel PMS che utilizzi, nell’apposito campo di configurazione per l’integrazione con Alloggiati Web.
- Verifica la connessione inviando una schedina di prova, se il gestionale lo consente, prima di affidarti completamente all’automazione.
Dal punto di vista tecnico, il servizio è esposto tramite un endpoint SOAP raggiungibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/service/service.asmx, con il relativo schema WSDL disponibile aggiungendo ?wsdl all’URL. Questo è il riferimento che ogni sviluppatore di PMS o software gestionale deve usare per costruire l’integrazione, come descritto nel Manuale Web-Services della Polizia di Stato.
Un consiglio: se cambi PMS o migri a un nuovo gestionale, non aspettare l’ultimo momento per rigenerare la WSKEY. Fallo con qualche giorno di margine e testa l’invio con un ospite reale prima di disattivare il vecchio sistema, così eviti un buco di trasmissioni proprio nei giorni del cambio.
La chiave va rigenerata se sospetti che sia stata compromessa, ad esempio dopo un cambio di fornitore tecnologico o un accesso non autorizzato al gestionale. La rigenerazione invalida automaticamente la vecchia chiave: da quel momento il software collegato alla chiave precedente smette di funzionare finché non aggiorni la configurazione con la nuova WSKEY. È una prassi di sicurezza da trattare come il cambio di una password amministrativa, non come un dettaglio tecnico secondario.
Quali sono le scadenze per l’invio e i rischi in caso di ritardo
Le tempistiche non sono negoziabili e non dipendono dalla dimensione della struttura. La regola generale, fissata dall’art. 109 del TULPS, prevede l’invio entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per i soggiorni inferiori alle 24 ore, come un pernottamento notturno rapido, la comunicazione deve avvenire entro 6 ore, praticamente in contemporanea con il check-in.
| Situazione | Termine di invio |
|---|---|
| Soggiorno standard (una o più notti) | Entro 24 ore dall’arrivo |
| Soggiorno inferiore a 24 ore | Entro 6 ore dall’arrivo |
| Guasto documentato del sistema centrale | Invio via PEC alla Questura come eccezione |
Il portale conserva le ricevute di invio per un periodo limitato, di norma 30 giorni, dopodiché non sono più scaricabili dall’interfaccia. Il gestore resta comunque obbligato a conservare ogni ricevuta per cinque anni, come prova documentale dell’adempimento in caso di controlli.
L’omissione o l’errore nell’invio delle schedine espone a sanzioni amministrative, e nella pratica quotidiana gli errori più comuni non riguardano la malafede ma la distrazione: dati anagrafici incompleti, documenti scaduti registrati come validi, invii duplicati per lo stesso ospite dopo un tentativo andato in errore senza controllare l’esito. Ogni invio duplicato genera confusione nei controlli successivi e può richiedere una correzione formale con la Questura.
Quali dati servono nella schedina e come tutelare la privacy degli ospiti
Ogni schedina richiede un set preciso di informazioni, e omettere anche un solo campo obbligatorio blocca l’invio o genera un errore di validazione. I dati richiesti sono sempre gli stessi indipendentemente dal metodo di trasmissione scelto:
- Generalità complete dell’ospite: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita.
- Cittadinanza e, per gli stranieri, lo Stato di residenza.
- Tipo e numero del documento d’identità presentato al momento del check-in.
- Data di arrivo e, quando disponibile, data di partenza prevista.
- Tipologia dell’alloggiato: singolo, capofamiglia o componente di un gruppo/famiglia.
Prima di compilare questi campi, verifica sempre l’identità de visu: confronta il volto della persona davanti a te con la fotografia sul documento, controlla che i dati riportati sul documento corrispondano esattamente a quelli che stai per inserire nel sistema, e assicurati che il documento non sia scaduto. Questo controllo è la base legale dell’intera comunicazione: senza identificazione diretta, la schedina perde valore probatorio.
Sul fronte GDPR, il principio guida è la minimizzazione: raccogli solo i dati richiesti dalla schedina, evita di conservare copie dei documenti oltre il necessario e limita l’accesso ai dati raccolti al personale che gestisce effettivamente il check-in. Se usi un gestionale digitale, verifica che i dati siano conservati su server sicuri e che l’accesso sia protetto da credenziali personali per ogni operatore, non da un login condiviso.
Come risolvere accesso negato, errori di invio e ricevute mancanti
I problemi tecnici più frequenti hanno quasi sempre una soluzione rapida, a patto di seguire l’ordine giusto di verifica invece di contattare subito l’assistenza.
- Accesso negato al portale: controlla prima data di scadenza delle credenziali e correttezza del codice dispositivo; se il problema persiste, serve il recupero tramite Questura.
- Errore di connessione all’endpoint
service.asmx: verifica la connessione di rete della struttura e che l’URL configurato nel gestionale sia esattamente quello ufficiale, senza refusi o protocolli sbagliati. - File tracciato respinto: valida sempre il file prima dell’upload, controllando formato delle date e completezza dei campi obbligatori riga per riga.
- Ricevuta non disponibile: se sono passati più di 30 giorni dall’invio, la ricevuta non è più scaricabile dal portale; da qui l’importanza di archiviarla appena generata.
Un consiglio: salva ogni ricevuta di invio in una cartella dedicata (anche solo su cloud) nello stesso giorno in cui la generi. Aspettare “prima o poi lo faccio” è il motivo numero uno per cui, dopo un controllo, mancano documenti che il portale non mostra più.
In caso di guasto documentato del sistema centrale, le FAQ ufficiali del portale prevedono l’invio delle schedine via PEC direttamente alla Questura competente, come misura eccezionale per rispettare comunque la scadenza di legge. Non è una procedura da usare per pigrizia quando il portale è solo lento: va riservata ai casi di effettiva indisponibilità del sistema.
Prospettiva pratica: come organizzare il flusso operativo per evitare errori ricorrenti
La maggior parte degli errori su Alloggiati Web non nasce da ignoranza della norma, ma da routine mal costruite. Una checklist pre-arrivo, anche solo tre righe scritte a mano dietro il bancone, riduce più errori di qualsiasi corso di formazione: chi controlla il documento, chi inserisce i dati, chi verifica l’invio.
L’automazione via Web Service non è un lusso per grandi hotel: è il modo più efficace per eliminare la ripetizione manuale che genera distrazione, soprattutto quando gestisci più alloggi con calendari che si sovrappongono, come spiegato nell’articolo su Rezerwacje przez WhatsApp: jak wdrożyć je bez programisty. Vale la pena investire mezza giornata nella configurazione iniziale della WSKEY invece di perdere un’ora ogni settimana a correggere schedine sbagliate.
— Sofía Herrera
EuroCheckin: automazione Alloggiati Web e supporto operativo
Esistono soluzioni che permettono di automatizzare l’invio delle schedine dalle prenotazioni su piattaforme come Airbnb, Booking e Vrbo verso Alloggiati Web, evitando di dover aprire manualmente il portale o inserire dati a mano.
Queste piattaforme generano gli invii, conservano le ricevute in modo ordinato e aiutano a ridurre il rischio di duplicati o campi mancanti, errori frequenti nell’inserimento manuale su più calendari contemporaneamente. Per chi ha già credenziali e WSKEY ma vuole toglierselo dalla testa ogni giorno, la pagina delle funzioni spiega come avviene l’integrazione con il tuo gestionale. Se gestisci una struttura ricettiva con più camere o unità, la pagina dedicata alle registrazioni ospiti in hotel mostra come funziona nel concreto il flusso di check-in digitale abbinato all’invio automatico.
Per avviare la configurazione o chiedere supporto sulla tua situazione specifica, puoi richiedere assistenza alla registrazione direttamente da Eurocheckin.
Link ufficiali e manuali tecnici da consultare
Prima di contattare l’assistenza, conviene sempre controllare i riferimenti ufficiali: risolvono la maggior parte dei dubbi operativi senza attese.
- Manuale Alberghi del Portale Alloggiati Web, con autenticazione, inserimento schedine e gestione WSKEY.
- Manuale Web-Services, per l’integrazione tecnica tramite endpoint SOAP.
- FAQ ufficiali del portale, per dubbi su accesso e responsabilità del gestore.
- Pagina della Questura di Roma, con moduli di abilitazione e indicazioni per l’invio via PEC in caso di guasto.
Fonti
- Manuale servizio Alloggiati Web - Polizia di Stato (Manuale Alberghi)
- Manuale Web-Services Alloggiati Web - Polizia di Stato
- Ministero dell’Interno - Legislazione e sicurezza
