L’informativa privacy per gli ospiti deve contenere almeno sette elementi: titolare del trattamento, finalità, basi giuridiche, categorie di dati raccolti, tempi di conservazione, diritti degli interessati e contatti per esercitarli. Deve inoltre chiarire l’adempimento verso Alloggiati Web previsto dall’art.109 del TULPS, specificando che la comunicazione alla Questura è un obbligo di legge e non richiede consenso. La ricevuta va conservata per cinque anni, le copie dei documenti d’identità no.
In breve:
- La comunicazione ad Alloggiati Web si basa su un obbligo di legge, senza bisogno di consenso, e va conservata per cinque anni.
- Le copie dei documenti d’identità degli ospiti devono essere distrutte subito dopo la trasmissione della schedina, non conservate oltre.
- L’informativa privacy deve essere chiara, collocata in modo trasversale sui canali e redatta seguendo i requisiti del GDPR, escludendo il consenso per obblighi di legge.
- La gestione automatica delle prenotazioni e delle ricevute tramite strumenti digitali riduce notevolmente errori e oneri amministrativi.
- La formazione dello staff e l’uso di strumenti digitali sono i passi più urgenti per ridurre i rischi di sanzioni e migliorare la conformità.
Indice
- 1. Checklist operativa: cosa inserire nel testo dell’informativa
- 2. Alloggiati Web e obblighi TULPS: cosa dire nell’informativa
- 3. Documenti d’identità: le indicazioni del Garante e le misure pratiche
- 4. Consenso e finalità facoltative: quando serve e come documentarlo
- 5. Dove pubblicare l’informativa: modelli multilayer per ogni canale
- 6. Piano operativo: i passaggi per adeguare la struttura
- 7. Strumenti digitali che riducono errori e carico amministrativo
- 8. Prospettiva esperta: priorità rapide per ridurre i rischi
- 9. Come automatizziamo la registrazione ospiti con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
1. Checklist operativa: cosa inserire nel testo dell’informativa
Gli articoli 13 e 14 del GDPR fissano il contenuto minimo di ogni informativa rivolta agli ospiti di una struttura ricettiva. Secondo lo studio legale Calvello, il testo deve essere chiaro, trasparente e reso prima o al momento della raccolta dei dati, non dopo il check-in.
Il titolare del trattamento va identificato con nome, indirizzo e contatti diretti: può essere il gestore della struttura, la società che la amministra o, nei casi di affitti brevi, il singolo host. Quando è presente un responsabile della protezione dei dati, i suoi contatti compaiono accanto a quelli del titolare, anche se per la maggior parte delle strutture ricettive di piccole dimensioni la nomina del DPO non è obbligatoria.
Le finalità e le basi giuridiche vanno elencate separatamente, perché ogni finalità ha una base diversa:
- La comunicazione ad Alloggiati Web si basa sull’obbligo di legge previsto dall’art.109 TULPS, non sul consenso.
- La gestione della prenotazione e del soggiorno si basa sull’esecuzione del contratto.
- L’eventuale fatturazione si basa su un obbligo fiscale.
- L’invio di comunicazioni promozionali richiede invece il consenso esplicito dell’ospite.
- La videosorveglianza delle aree comuni si basa sul legittimo interesse alla sicurezza, con informativa dedicata.
Le categorie di dati raccolti vanno distinte tra obbligatorie e facoltative. Per l’adempimento di pubblica sicurezza servono generalità, data e luogo di nascita, cittadinanza e tipo di documento d’identità: sono gli stessi dati richiesti dalla schedina Alloggiati Web. Un numero di telefono per comunicazioni operative o un indirizzo email per l’invio della fattura possono invece essere facoltativi, e l’informativa deve dirlo esplicitamente.
I tempi di conservazione meritano una riga per ciascuna finalità, perché variano molto: la ricevuta di Alloggiati Web resta per cinque anni, la fattura per dieci, i dati di marketing fino alla revoca del consenso. Scrivere “conserviamo i dati per il tempo necessario” senza specificare le durate è una delle lacune più comuni nelle informative delle strutture ricettive, e il Garante la considera un’indicazione insufficiente.
I diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) vanno elencati con una frase per ciascuno e con l’indicazione concreta di come esercitarli: un indirizzo email dedicato è sufficiente per la maggior parte delle strutture, mentre una procedura più formale va riservata a chi gestisce grandi volumi di ospiti. Chi cerca un punto di partenza pratico può confrontare i modelli di informativa per strutture ricettive pubblicati da consulenti di settore, utili come riferimento da adattare alla propria realtà operativa.
2. Alloggiati Web e obblighi TULPS: cosa dire nell’informativa
L’informativa deve spiegare con una frase semplice perché i dati dell’ospite finiscono alla Questura. L’art.109 del TULPS impone l’identificazione di chiunque alloggi in una struttura ricettiva, e l’art.19-bis del DL 113/2018 ha esteso questo obbligo anche alle locazioni turistiche inferiori a trenta giorni, quindi non solo agli hotel ma anche agli host di affitti brevi.
La base giuridica da indicare è sempre l’obbligo di legge, mai il consenso: chiedere all’ospite di “accettare” il trattamento per Alloggiati Web è un errore che espone a contestazioni, perché un obbligo di legge non si rifiuta.
La maggior parte delle registrazioni gestite tramite sincronizzazione automatica con Alloggiati Web evita gli errori di digitazione più comuni nella compilazione manuale delle schedine, che restano la causa principale di segnalazioni e ritrasmissioni.
Alcuni punti pratici da chiarire nel testo o nelle procedure interne:
- La ricevuta di avvenuta comunicazione va conservata per cinque anni, come indicato nel manuale Alloggiati Web predisposto dalla Polizia di Stato.
- Le ricevute restano scaricabili dal portale solo per un periodo limitato, quindi vanno salvate in autonomia appena generate.
- Le schedine vanno inviate entro le 24 ore dall’arrivo dell’ospite, requisito tecnico oltre che normativo.
- I duplicati nascono spesso da errori di trascrizione del documento d’identità: un controllo incrociato tra prenotazione e dato inserito riduce il rischio.
3. Documenti d’identità: le indicazioni del Garante e le misure pratiche
Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito un punto che molte strutture ricettive continuano a sbagliare: le copie dei documenti d’identità degli ospiti non vanno conservate dopo la trasmissione ad Alloggiati Web. Si conserva solo la ricevuta della comunicazione, non la fotocopia della carta d’identità o del passaporto.
Le procedure concrete da adottare:
- Visionare il documento al momento del check-in per inserire i dati corretti nella schedina.
- Inviare la comunicazione ad Alloggiati Web e scaricare la ricevuta.
- Cancellare o distruggere immediatamente qualsiasi copia, fotografia o scansione del documento che non sia la ricevuta stessa.
- Verificare periodicamente che non restino copie residue su email, cartelle condivise o dispositivi dello staff.
Una prassi diffusa e rischiosa è l’invio di foto dei documenti tramite WhatsApp o altre app di messaggistica non protette: il Garante lo scoraggia esplicitamente, perché aumenta l’esposizione a violazioni senza alcun beneficio operativo.
Un consiglio: tieni un registro interno con data di cancellazione per ogni copia temporanea di documento, così in caso di controllo puoi dimostrare la tempestività della distruzione.
Le misure minime di sicurezza comprendono l’accesso limitato ai soli addetti al check-in, password individuali invece di account condivisi, e una breve formazione periodica sullo scarto dei documenti. In caso di violazione dei dati, come lo smarrimento di un dispositivo con copie di documenti non cancellate, la notifica al Garante entro 72 ore è obbligatoria quando il rischio per i diritti degli ospiti non è trascurabile.
4. Consenso e finalità facoltative: quando serve e come documentarlo
Non tutto ciò che si scrive nell’informativa richiede il consenso dell’ospite. La distinzione fondamentale è questa: gli obblighi di legge, come la comunicazione ad Alloggiati Web o la fatturazione, si attuano senza chiedere nulla all’ospite, perché la base giuridica è la norma stessa. Il consenso serve solo per le finalità facoltative, tipicamente l’invio di comunicazioni promozionali o l’uso dei dati per campagne di marketing.
Nella pratica, questo si traduce in caselle separate e non preselezionate nel modulo di check-in o di prenotazione:
- Una casella per il trattamento obbligatorio dei dati, con testo informativo e nessuna opzione di rifiuto.
- Una casella distinta, vuota di default, per il consenso a ricevere offerte e newsletter.
- Una frase breve accanto alla casella marketing: “Acconsento a ricevere comunicazioni promozionali relative a servizi e offerte della struttura.”
Per dimostrare il consenso in caso di controllo, conviene registrare data, ora e canale di raccolta (modulo cartaceo, form online, app di check-in) in un log consultabile. Chi gestisce anche attività promozionali collegate alla struttura può trovare utile la guida al digital marketing per hotel per capire come integrare le campagne con una raccolta del consenso corretta fin dall’origine.
5. Dove pubblicare l’informativa: modelli multilayer per ogni canale
Un’informativa efficace non è un unico documento lungo da far firmare al check-in, ma un sistema a più livelli: un testo breve visibile nel punto di raccolta dei dati, con link alla versione completa.
Sul sito di prenotazione, il modello multilayer funziona così: una riga sintetica sotto il modulo di bowling (“i tuoi dati sono trattati secondo la nostra informativa privacy, consulta il testo completo qui”) rimanda alla pagina dedicata. Nel modulo di check-in cartaceo basta un paragrafo essenziale con titolare, finalità principale (compreso l’adempimento Alloggiati Web) e un riferimento al testo integrale affisso in reception o consultabile tramite QR code.
Per la videosorveglianza delle aree comuni, le indicazioni del Garante prevedono un cartello sintetico prima dell’ingresso nell’area sorvegliata, con il rimando al testo completo per i dettagli su finalità e tempi di conservazione delle immagini.
Per gli ospiti internazionali, almeno una versione in inglese dell’informativa breve è ormai uno standard minimo per le strutture che accolgono turisti stranieri.
| Canale | Formato consigliato | Contenuto minimo visibile |
|---|---|---|
| Sito di prenotazione | Riga sintetica con link | Finalità principale e link al testo completo |
| Check-in cartaceo | Paragrafo essenziale | Titolare, finalità Alloggiati Web, rimando al testo integrale |
| Check-in digitale | Pop-up o pagina dedicata | Stesse informazioni del cartaceo, con casella consenso marketing separata |
| Area video sorvegliata | Cartello prima dell’accesso | Finalità e rimando al testo completo |
6. Piano operativo: i passaggi per adeguare la struttura
Mettere ordine nell’informativa privacy richiede una sequenza di passaggi semplici ma spesso saltati per mancanza di tempo.
- Redigere il testo completo seguendo gli artt.13 e 14 GDPR, distinguendo ogni finalità e la relativa base giuridica.
- Fare approvare il testo da chi ha responsabilità legale sulla struttura, anche senza un DPO formalmente nominato.
- Pubblicare le versioni brevi sui canali operativi: sito, modulo di check-in, cartellonistica.
- Formare lo staff di reception sulla distinzione tra obbligo di legge e consenso, e sulla cancellazione immediata delle copie dei documenti.
- Eseguire un controllo periodico, anche solo trimestrale, su tre punti: ricevute Alloggiati Web conservate e reperibili, assenza di copie residue di documenti, registro dei consensi marketing aggiornato.
I segnali di rischio più comuni da correggere subito sono le fotocopie di documenti salvate su dispositivi personali dello staff, l’assenza di una casella di consenso separata per il marketing e ricevute Alloggiati Web non scaricate prima della scadenza del periodo di disponibilità sul portale.
7. Strumenti digitali che riducono errori e carico amministrativo
Gestire manualmente schedine, ricevute e cancellazioni di documenti diventa complicato quando le prenotazioni arrivano da più canali contemporaneamente. Una piattaforma che sincronizza automaticamente i dati degli ospiti con Alloggiati Web elimina gran parte del lavoro ripetitivo e dei relativi errori di trascrizione.
Le funzionalità più utili in questo contesto sono:
- Sincronizzazione automatica delle prenotazioni da Airbnb, Booking e altri portali, senza doppia digitazione.
- Check-in online multilingua, che raccoglie i dati necessari prima dell’arrivo dell’ospite.
- Conservazione organizzata delle ricevute di avvenuta comunicazione, reperibili per i cinque anni richiesti.
Nel valutare una soluzione digitale, i criteri da controllare sono la capacità di gestire volumi crescenti di prenotazioni, le misure di sicurezza sui dati conservati e l’ampiezza delle integrazioni con le piattaforme OTA già in uso.
Un consiglio: prima di scegliere uno strumento, verifica che generi e archivi automaticamente la ricevuta Alloggiati Web, non solo l’invio della schedina: è quella la prova che la normativa richiede di conservare.
8. Prospettiva esperta: priorità rapide per ridurre i rischi
La priorità immediata non è riscrivere l’informativa da zero, ma formare chi fa check-in a distinguere obbligo di legge da consenso: è lì che nascono gli errori più frequenti. Subito dopo viene l’automazione della generazione delle ricevute Alloggiati Web, perché un processo manuale ripetuto su più canali è il punto in cui si accumulano i ritardi e le copie di documenti dimenticate. Il resto, testi multilayer e formazione periodica, si costruisce di conseguenza.
— Sofía Herrera
9. Come automatizziamo la registrazione ospiti con EuroCheckin
Chi gestisce più alloggi o un flusso costante di prenotazioni da canali diversi trova nella sincronizzazione automatica il modo più diretto per smettere di inserire manualmente ogni schedina. Con EuroCheckin colleghiamo le prenotazioni da Airbnb, Booking e Vrbo e trasmettiamo i dati ad Alloggiati Web senza doppia digitazione, riducendo il rischio di duplicati ed errori che spesso derivano dalla trascrizione manuale dei documenti.
Il check-in online multilingua raccoglie i dati dell’ospite prima dell’arrivo, mentre la piattaforma conserva in modo organizzato le ricevute di avvenuta comunicazione per il periodo richiesto. Il piano EuroCheckin parte da 5 € al mese per alloggio, mentre il piano EuroCheckin per hotel parte da 3 € al mese per alloggio. Per chi gestisce più strutture o ha bisogno di una configurazione guidata, il nostro servizio di assistenza accompagna l’attivazione passo dopo passo: puoi richiedere una demo per valutare l’integrazione con i tuoi canali di prenotazione.
Domande frequenti
Quando è obbligatoria l’informativa sulla privacy?
L’informativa è obbligatoria ogni volta che una struttura ricettiva raccoglie dati personali degli ospiti, quindi fin dal momento della prenotazione o del check-in. Va fornita prima o contestualmente alla raccolta dei dati, come previsto dagli artt.13 e 14 GDPR.
Quando l’informativa sulla privacy non è necessaria?
Un’informativa separata non serve quando il trattamento rientra in un’informativa già fornita in precedenza per la stessa finalità, ad esempio se l’ospite l’ha già ricevuta al momento della prenotazione online e il check-in in struttura non introduce nuove finalità. Resta comunque necessario che il testo originale copra già tutte le finalità effettive, incluso l’adempimento verso Alloggiati Web.
Quali sono le novità sulla privacy per il 2026?
Non risultano modifiche sostanziali agli obblighi di informativa previsti da GDPR e TULPS per le strutture ricettive in Italia. Restano validi i punti consolidati: niente conservazione di copie dei documenti d’identità dopo la trasmissione, ricevuta Alloggiati Web conservata per cinque anni, come confermato dalle indicazioni del Garante.
Quando deve essere fornita l’informativa privacy?
L’informativa deve essere fornita al momento della raccolta dei dati, quindi tipicamente al momento della prenotazione o, al più tardi, all’arrivo in struttura per il check-in. Fornirla dopo che i dati sono già stati trattati non soddisfa il requisito di trasparenza previsto dal GDPR.
Fonti
- Adeguamento GDPR per hotel, ristoranti, strutture ricettive
- Alloggiati Web / obblighi informativi (Polizia di Stato)
- Comunicato stampa del Garante: no alla conservazione di copie dei documenti degli ospiti
- Manuale Alloggiati Web — guida per alberghi
- Modello privacy per strutture ricettive — Prendi la tua strada
