Per essere compliant invia le schedine alloggiati entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, usando il Servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, il termine scende a 6 ore. Tre mosse ti bastano per chiudere l’invio oggi stesso:
- Verifica il documento d’identità dell’ospite e trascrivi i dati corretti.
- Accedi ad Alloggiati Web con le tue credenziali e apri la maschera di inserimento.
- Compila la schedina singola oppure carica il file .txt già pronto dal gestionale.
L’obbligo nasce dall’art. 109 del T.U.L.P.S. e vale anche per gli affitti brevi. Conserva le ricevute per cinque anni: il portale le rende scaricabili solo per 30 giorni.
Un consiglio: stampa o salva la ricevuta appena arriva la conferma di invio. Recuperarla dopo un mese, quando il portale l’ha già archiviata, è molto più complicato.
Punti chiave
L’invio delle schedine alloggiati entro 24 ore (o 6 ore per soggiorni brevi) tramite Alloggiati Web è un obbligo di legge che riguarda anche gli affitti brevi.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Rispetta i termini | Invia entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni sotto le 24 ore. |
| Verifica i campi obbligatori | Controlla data di arrivo, documento e permanenza prima di ogni invio. |
| Scarica subito le ricevute | Il portale le rende disponibili solo 30 giorni, ma vanno conservate cinque anni. |
| Prepara il piano B | Tieni pronto l’indirizzo PEC della tua Questura per i malfunzionamenti del portale. |
| Automatizza se il volume cresce | Eurocheckin sincronizza i dati con Alloggiati Web e riduce gli scarti nei file .txt. |
Indice
- Chi è obbligato a inviare le schedine alloggiati
- Quali dati inserire nella schedina alloggiati
- Quali sono i termini di invio e le sanzioni
- Come richiedere le credenziali per Alloggiati Web
- Come inviare la schedina manualmente dal portale
- Come funziona l’invio massivo con file .txt
- Dove trovare le ricevute e per quanto conservarle
- Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
- Di chi è la responsabilità della verifica del documento
- Quando conviene automatizzare l’invio delle schedine
- Eurocheckin: come semplifica l’invio delle schedine alloggiati
- Domande frequenti sull’invio delle schedine alloggiati
- Fonti
Chi è obbligato a inviare le schedine alloggiati
L’obbligo riguarda chiunque offra alloggio a pagamento, non solo gli hotel classici:
- Alberghi, B&B e affittacamere
- Ostelli e campeggi
- Case vacanza e appartamenti per affitti brevi (soggiorni sotto i 30 giorni)
Il decreto legge 4 ottobre 2018 n. 113, all’art. 19‑bis, ha esteso l’obbligo esplicitamente alle locazioni turistiche brevi, chiudendo un’ambiguità che per anni ha lasciato molti host convinti di non rientrarci.
Chi affitta un appartamento anche solo per pochi giorni tramite Airbnb o Booking ha lo stesso obbligo di un albergo a cinque stelle: la legge non distingue in base alla dimensione della struttura.
Se gestisci per conto terzi o tramite agenzia, la responsabilità dell’invio resta comunque in capo a chi ha richiesto le credenziali di accesso al portale.
Quali dati inserire nella schedina alloggiati
Ogni schedina richiede una serie di campi fissi, senza margine di interpretazione:
| Campo | Vincolo o formato |
|---|---|
| Data di arrivo | Solo data odierna o del giorno precedente in inserimento manuale |
| Cognome e nome | Come riportati sul documento, senza abbreviazioni |
| Data di nascita, sesso, cittadinanza | Obbligatori per ogni ospite, capofamiglia o gruppo |
| Luogo di nascita | Comune italiano da lista o Stato estero |
| Tipo e numero documento | Documento valido e in corso di validità |
| Giorni di permanenza | Massimo 30 giorni per singola schedina |
| Indirizzo dell’alloggio | Riferito alla struttura, non al domicilio dell’ospite |
Il manuale operativo di Alloggiati Web segnala che la data di arrivo accetta solo il giorno corrente o quello precedente: un errore comune capita quando si registra un check-in con un giorno di ritardo.
Un consiglio: usa sempre le liste a discesa per Paese e comune di nascita invece di digitarli a mano. Un carattere accentato o uno spazio in più basta a far scartare la schedina.
Quali sono i termini di invio e le sanzioni
Il termine standard è di 24 ore dall’arrivo dell’ospite in struttura. Per soggiorni inferiori alle 24 ore, come un pernottamento notturno con partenza mattutina, la comunicazione va inviata entro 6 ore.
La mancata o tardiva comunicazione configura una violazione dell’art. 109 del T.U.L.P.S., con conseguenze amministrative che la Questura territorialmente competente applica caso per caso.
Il rischio più concreto non è la singola dimenticanza, ma l’assenza di un controllo giornaliero: senza una routine fissa, gli invii saltati si accumulano senza che nessuno se ne accorga.
Tre pratiche riducono il rischio quasi a zero: fissa un orario fisso di invio ogni giorno, scarica subito la ricevuta di conferma e assegna a una sola persona la responsabilità del controllo settimanale degli invii mancanti.
Come richiedere le credenziali per Alloggiati Web
Prima di inviare qualunque schedina serve l’abilitazione della Questura competente per territorio:
- Prepara un unico file PDF con modulo di richiesta, documento d’identità, licenza o SCIA/DIA della struttura ed eventuali deleghe.
- Invia la domanda via email o PEC alla Questura della provincia dove si trova la struttura, seguendo le indicazioni ufficiali.
- Attendi il rilascio di credenziali e codice PUK: i tempi variano da pochi giorni a qualche settimana in base al carico dell’ufficio.
- Installa il certificato digitale sul PC che userai per l’accesso, verificando che il browser sia aggiornato.
Un consiglio: nomina il file PDF esattamente come richiesto dalla tua Questura (spesso “nomestruttura_richiesta.pdf”). Un nome generico come “documento.pdf” è tra le cause più frequenti di ritardo nella lavorazione.
Come inviare la schedina manualmente dal portale
L’inserimento singolo funziona bene per strutture con pochi arrivi al giorno.
- Accedi ad Alloggiati Web e seleziona la struttura corretta se ne gestisci più di una.
- Scegli il tipo di alloggiato: ospite singolo, capofamiglia o capogruppo.
- Compila tutti i campi obbligatori e, se necessario, aggiungi i componenti del nucleo familiare o del gruppo.
- Controlla la maschera di riepilogo prima di confermare l’invio.
- Scarica subito la ricevuta firmata digitalmente.
Alcuni accorgimenti evitano guai inutili:
- Non usare mai i tasti avanti/indietro del browser durante la compilazione: il portale può perdere i dati inseriti.
- Se compare un errore a video, correggi il campo segnalato prima di procedere, non ignorarlo.
- Verifica sempre il riepilogo finale: è l’ultima occasione per accorgersi di un refuso.
Un consiglio: se gestisci più arrivi nello stesso momento, inserisci prima il capofamiglia e poi aggiungi i componenti: il sistema li collega automaticamente alla stessa unità abitativa, evitando doppioni.
Come funziona l’invio massivo con file .txt
Per volumi alti, il caricamento di un file .txt precompilato è molto più veloce dell’inserimento singolo. Il manuale utente del servizio descrive un tracciato con una riga per ogni alloggiato, lunghezza fissa dei campi e formato conforme alle specifiche del Ministero dell’Interno.
Il flusso operativo prevede tre fasi:
- Genera il file .txt dal tuo gestionale o da un foglio di calcolo formattato secondo il tracciato.
- Carica il file e lancia la funzione “Elabora” per la validazione automatica.
- Controlla l’esito: puoi scegliere di inviare solo le schedine corrette o annullare l’intero lotto.
| Problema comune | Causa tipica |
|---|---|
| Schedina scartata | Caratteri speciali o accentati non gestiti dal formato |
| Campo fuori formato | Data o codice comune non conforme al tracciato |
| Riga non elaborata | Lunghezza carattere errata rispetto alla specifica |
Un consiglio: prima di caricare un file con decine di schedine, testa un batch di due o tre righe. Se passa la validazione, il resto del file quasi sempre segue lo stesso schema senza intoppi.
Dove trovare le ricevute e per quanto conservarle
Le ricevute generate da Alloggiati Web sono firmate digitalmente e restano scaricabili dal portale per 30 giorni. Superato quel termine, il recupero diretto dal sistema non è più possibile.
- Scarica la ricevuta subito dopo ogni invio, non aspettare la fine della giornata.
- Salva il file in una cartella dedicata con data, numero di protocollo e QR code leggibili.
- Conserva ogni ricevuta per cinque anni: è la prova dell’avvenuta trasmissione in caso di controllo.
Un consiglio: organizza le ricevute per mese e anno fin dal primo giorno. Ritrovare una ricevuta di tre anni prima durante un controllo è molto più semplice con un archivio ordinato che con una cartella unica di migliaia di file.
Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
Un malfunzionamento del sistema non sospende l’obbligo di comunicazione.
- Verifica prima che il problema non dipenda dalla tua connessione o dal browser.
- Se il portale resta irraggiungibile, invia i dati via PEC all’indirizzo indicato dalla Questura competente, in genere in formato Excel o PDF strutturato secondo le indicazioni locali.
- Specifica nell’oggetto della PEC struttura, data e numero di ospiti comunicati.
Un consiglio: salva l’indirizzo PEC della tua Questura tra i contatti fissi e tieni pronto un modello precompilato: nei giorni di emergenza risparmi minuti preziosi.
Di chi è la responsabilità della verifica del documento
La verifica dell’identità dell’ospite spetta sempre al gestore, prima ancora di assegnare la stanza o l’alloggio. La Polizia di Stato chiarisce che la schedina è l’ultimo passaggio di un processo che parte dal controllo fisico del documento.
- Acquisisci sempre una copia del documento presentato al check-in.
- Confronta volto e dati anagrafici con quanto riportato sul documento.
- Se usi strumenti OCR per velocizzare la trascrizione, verifica comunque manualmente i dati prima dell’invio.
Tratta i dati raccolti secondo le regole GDPR, con un’informativa privacy chiara per gli ospiti.
Un consiglio: conserva la copia del documento insieme alla ricevuta di invio della schedina: se un dato viene contestato, hai subito la prova a supporto.
Quando conviene automatizzare l’invio delle schedine
Automatizzare ha senso soprattutto per chi gestisce molti check-in, più unità abitative o lavora con un team ridotto che non può permettersi di controllare manualmente ogni invio.
I vantaggi concreti si vedono su tre fronti: meno errori di formattazione nei file .txt, generazione automatica del tracciato dal gestionale e archiviazione automatica delle ricevute con storico consultabile in qualsiasi momento. Le istruzioni ufficiali del servizio ricordano che la responsabilità finale resta comunque del gestore, anche usando un software integrato: l’automazione riduce gli errori formali, non sostituisce il controllo.
Un consiglio: se ricevi più di cinque scarti al mese sui file .txt, è il segnale che vale la pena valutare un sistema che generi il tracciato automaticamente dal gestionale.
Una nota pratica per chi gestisce ogni giorno il check-in
Integra l’invio delle schedine nella routine di check-in fin dal primo minuto, non come task separato di fine giornata. Le ricevute perse quasi sempre nascono da una procedura interna assente, non da un problema tecnico del portale.
Eurocheckin: come semplifica l’invio delle schedine alloggiati
Eurocheckin è l’alternativa concreta a gestire tutto a mano tra Alloggiati Web e fogli di calcolo: sincronizza automaticamente i dati degli ospiti con il portale della Polizia di Stato, così non devi ricopiare nulla manualmente ogni volta che arriva una prenotazione da Airbnb, Booking o Vrbo.
La piattaforma genera il file .txt nel formato corretto, invia le schedine entro i termini di legge e conserva automaticamente le ricevute, evitando la corsa a recuperarle prima che scadano i 30 giorni di disponibilità sul portale. Se gestisci più unità o un volume alto di check-in, questo significa meno tempo speso su un adempimento che non genera valore per il tuo ospite ma che la legge impone comunque. Per chi deve ancora richiedere le credenziali, il team di assistenza per la registrazione supporta anche la fase di attivazione iniziale. Prova la piattaforma Eurocheckin per vedere come funziona la sincronizzazione con la tua struttura.
Domande frequenti sull’invio delle schedine alloggiati
Entro quanto tempo va inviata la schedina alloggiati? Entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per soggiorni inferiori alle 24 ore il termine scende a 6 ore, come previsto dall’art. 109 del T.U.L.P.S..
Gli affitti brevi tramite Airbnb devono inviare le schedine? Sì. Il decreto legge 113/2018 estende l’obbligo alle locazioni turistiche con contratti sotto i 30 giorni, incluse le prenotazioni da piattaforme online.
Cosa succede se il file .txt viene scartato in parte? Il portale permette di inviare solo le schedine corrette e correggere separatamente quelle scartate, di solito per errori di formato o caratteri non ammessi nei campi.
Per quanto tempo devo conservare le ricevute di invio? Cinque anni, anche se il portale le rende scaricabili per soli 30 giorni: conviene salvarle localmente subito dopo ogni invio.
Cosa fare se Alloggiati Web è inattivo il giorno dell’arrivo? Invia comunque i dati via PEC all’indirizzo della Questura competente, seguendo il formato richiesto localmente, come indicato dalle istruzioni ufficiali.
Fonti
- Manuale utente - Servizio di Invio Telematico Schedine Alloggiati (Questure Polizia di Stato)
