Devi inviare la schedina alloggiati alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, che scendono a 6 ore per i soggiorni inferiori a 24 ore. Puoi farlo con l’inserimento online, un file txt precompilato o un Web Service collegato al tuo gestionale. In ogni caso, scarica la ricevuta e conservala per 5 anni: è la prova che ti tutela in caso di controllo.
In breve:
- La comunicazione delle schedine alloggiati deve essere inviata entro 24 ore dall’arrivo, riducendosi a 6 ore per soggiorni inferiori a 24 ore.
- È obbligatorio fornire dati precisi su nome, documento e durata del soggiorno, con sanzioni amministrative per omissioni o errori.
- Le modalità di invio includono inserimento online, file txt precompilato e Web Service collegato al gestionale, con download e conservazione delle ricevute per 5 anni.
- Nei casi di guasto al portale, si può usare la comunicazione alternativa via PEC, ma l’obbligo normale riprende appena possibile.
- L’automazione tramite sistemi integrati riduce gli errori di digitazione e semplifica la gestione di più immobili o prenotazioni online multiple.
Indice
- Cos’è il modello schedine alloggiati e quali obblighi impone la legge
- Campi obbligatori del modello schedine alloggiati: cosa scrivere e dove
- Quali sono i termini di invio e cosa rischi se sbagli?
- Come funziona l’invio: inserimento online, file txt e Web Service
- Dove trovare le ricevute e per quanto tempo devi conservarle
- Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
- Come semplificare la gestione delle schedine senza perdere il controllo
- Perché molti gestori finiscono per automatizzare l’invio
- Come EuroCheckin ti aiuta a gestire schedine e ricevute senza pensieri
- Risorse ufficiali e manuali da consultare
- Fonti
- Domande frequenti
Cos’è il modello schedine alloggiati e quali obblighi impone la legge
La schedina alloggiati è la comunicazione obbligatoria con cui chi gestisce una struttura ricettiva informa la Pubblica Sicurezza sull’identità delle persone alloggiate. L’obbligo nasce dall’articolo 109 del TULPS ed è stato aggiornato dal decreto ministeriale del 7 gennaio 2013, che ha introdotto la trasmissione telematica tramite il Portale Alloggiati Web.
Lo scopo è dare alle forze dell’ordine un quadro aggiornato di chi soggiorna sul territorio, utile anche nelle indagini. L’obbligo riguarda hotel, B&B, agriturismi e affitti brevi, ma anche i locatori occasionali che affittano una singola stanza o un appartamento tramite Airbnb o Booking. Non esiste una soglia minima di attività sotto la quale l’adempimento non si applica: se ospiti qualcuno a pagamento, anche per una notte, la schedina va inviata.
Campi obbligatori del modello schedine alloggiati: cosa scrivere e dove
Ogni schedina richiede dati anagrafici e di soggiorno precisi. Un errore di digitazione su un documento o una data può bloccare l’invio o generare un’anomalia nel sistema, quindi vale la pena avere sotto mano il documento d’identità originale mentre compili la maschera.
I campi principali sono questi:
- Cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita dell’ospite.
- Cittadinanza e tipo di alloggiato: singolo, capofamiglia o capogruppo.
- Tipo di documento, numero e luogo di rilascio.
- Data di arrivo e numero di notti previste.
- Comune di residenza per gli ospiti italiani.
Per i cittadini stranieri serve indicare con attenzione il tipo di documento (passaporto, carta d’identità del paese di origine) perché il portale distingue i formati per area geografica. Nei gruppi e nelle famiglie, solo il capofamiglia o il capogruppo compila i dati completi degli altri componenti; i minori seguono comunque una scheda propria con dati semplificati.
Quali sono i termini di invio e cosa rischi se sbagli?
Il termine ordinario è di 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per i soggiorni inferiori a 24 ore, come i pernottamenti di una sola notte con partenza rapida, il termine si riduce a 6 ore, e il computo parte dall’orario effettivo di arrivo, non dall’orario di prenotazione o dal check-in previsto sul contratto.
La responsabilità dell’invio resta sempre in capo al gestore della struttura, anche quando la comunicazione è affidata a un collaboratore o a un software esterno. Non si trasferisce delegando il compito.
Le sanzioni derivano dall’articolo 17 del TULPS e si applicano sia per l’omessa comunicazione sia per dati incompleti o palesemente errati. Alcuni punti da tenere a mente:
- L’omissione dell’invio è una violazione autonoma, non collegata al numero di ospiti non registrati.
- Una ricevuta di invio corretta e conservata è la prova che dimostra l’adempimento in caso di controllo.
- Gli errori ripetuti sugli stessi dati (documento, cittadinanza) segnalano una procedura interna da rivedere, non un caso isolato.
Come funziona l’invio: inserimento online, file txt e Web Service
Esistono tre modalità per trasmettere i dati al portale, e la scelta dipende dal volume di ospiti che gestisci.
- Inserimento online. Accedi al Portale Alloggiati Web con le credenziali fornite dalla Questura, apri la maschera “Nuova comunicazione” e compili i campi ospite per ospite. È il metodo più adatto a chi gestisce una o due strutture con pochi arrivi settimanali.
- Invio tramite file txt. Per chi ha più arrivi contemporanei, il portale accetta un file precompilato con un tracciato a righe di lunghezza fissa, senza caratteri speciali. Il manuale utente per strutture ricettive descrive il formato esatto e segnala gli errori più comuni in fase di elaborazione, come righe troppo corte o caratteri accentati non gestiti.
- Web Service tramite WSKEY. È la strada consigliata per chi gestisce più immobili o volumi elevati: richiede l’attivazione di una chiave WSKEY collegata al gestionale, che invia i dati in automatico senza passare dalla maschera manuale.
Per ottenere le credenziali devi presentare richiesta alla Questura competente per territorio, che rilascia un codice utente e una password temporanea da cambiare al primo accesso. Il manuale alberghi spiega anche come installare il certificato digitale richiesto dai browser più recenti, passaggio che spesso blocca chi accede al portale per la prima volta da un computer nuovo.
Dove trovare le ricevute e per quanto tempo devi conservarle
Ogni invio genera una ricevuta numerica scaricabile dal menù “Gestione ricevute” del portale. Attenzione ai tempi: le ricevute restano disponibili online solo per 30 giorni, dopo i quali il sistema non le conserva più.
L’obbligo di conservazione documentale per la struttura, invece, è di 5 anni. Significa che devi organizzare un backup autonomo, perché il portale non mantiene lo storico oltre il mese. Alcune pratiche utili:
- Scarica la ricevuta in PDF entro pochi giorni dall’invio, non aspettare la scadenza dei 30 giorni.
- Salva una copia in due posizioni diverse, ad esempio un archivio cloud e un disco locale.
- Usa il menù “Analisi invii” per verificare periodicamente che tutte le comunicazioni siano state accettate senza anomalie.
Una ricevuta conservata correttamente è la principale tutela della struttura in caso di contestazione amministrativa.
Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
La trasmissione alternativa è ammessa solo per guasti tecnici documentati al sistema nazionale, non per problemi di connessione locale o difficoltà personali nell’uso del portale. In questi casi puoi procedere così:
- Scarica il modulo di comunicazione alternativa e compilalo con gli stessi dati richiesti dalla schedina digitale.
- Riunisci tutte le schede in un unico file PDF e inviale via PEC alla Questura competente per il territorio della struttura.
- Conserva la ricevuta di consegna della PEC insieme a ogni comunicazione ufficiale che attesti il guasto, ad esempio un avviso pubblicato dalla Questura o dal portale stesso.
Questa procedura resta un’eccezione temporanea: appena il portale torna operativo, riprendi l’invio ordinario.
Come semplificare la gestione delle schedine senza perdere il controllo
L’automazione riduce gli errori di digitazione e il tempo dedicato a un compito ripetitivo, ma la responsabilità legale dell’invio resta sempre del gestore, qualunque strumento usi. Per questo la scelta del sistema conta.
Esistono tre categorie di soluzioni sul mercato:
- Gestionali (PMS) con integrazione Web Service, che inviano i dati raccolti in fase di prenotazione direttamente ad Alloggiati Web.
- Sincronizzatori dedicati, pensati per chi gestisce più annunci su piattaforme diverse e vuole un unico punto di invio.
- Servizi di check in online, che raccolgono i documenti direttamente dagli ospiti prima dell’arrivo e popolano automaticamente i campi richiesti.
Un consiglio: prima di scegliere un fornitore, chiedi sempre tre cose: se integra realmente la WSKEY (e non solo l’inserimento manuale), come conserva le ricevute nel tempo, e se gestisce più immobili sotto un unico account senza dover moltiplicare gli accessi.
Perché molti gestori finiscono per automatizzare l’invio
Il processo manuale funziona finché gli arrivi restano pochi. Con più prenotazioni, gli errori di trascrizione aumentano e il rischio di saltare il termine delle 24 ore diventa concreto, soprattutto nei weekend con arrivi multipli in poche ore. L’interfaccia del portale, pensata per un uso occasionale, non aiuta chi deve inserire dieci schede in fila.
Per questo motivo diverse strutture scelgono un sistema che sincronizzi automaticamente i dati raccolti dalle piattaforme di prenotazione con Alloggiati Web, eliminando la trascrizione manuale ospite per ospite. Chi ha bisogno di supporto nella fase di accreditamento o configurazione può rivolgersi ai contatti e assistenza per host e hotel messi a disposizione online.
— Sofía Herrera
Come EuroCheckin ti aiuta a gestire schedine e ricevute senza pensieri
Eurocheckin sincronizza automaticamente i dati dei tuoi ospiti con Alloggiati Web, eliminando la trascrizione manuale che genera la maggior parte degli errori nella compilazione delle schedine.
La piattaforma raccoglie i documenti tramite il check in online multilingua, invia i dati alla Questura entro i termini previsti e conserva le ricevute in modo organizzato, così non dipendi dalla finestra di 30 giorni offerta dal portale. Il servizio gestisce anche più immobili sotto un unico account, sincronizzando calendari e prenotazioni da Airbnb, Booking e Vrbo senza inserimenti duplicati. Se gestisci affitti brevi tramite più canali di prenotazione, un sistema di sincronizzazione automatica come quello descritto in questo approfondimento tecnico su prenotazioni e canali digitali mostra come integrare i flussi senza dover cambiare gestionale.
La piattaforma prevede un costo mensile per alloggio, con assistenza dedicata durante l’accreditamento al portale e la configurazione della chiave WSKEY. Se vuoi capire come funziona l’obbligo di registrazione applicato alla tua struttura o richiedere supporto diretto per l’attivazione, puoi contattare il servizio di assistenza per registrazione e configurazione e partire con la sincronizzazione automatica delle tue prenotazioni.
Risorse ufficiali e manuali da consultare
Prima di procedere con l’accreditamento o in caso di dubbi sulla compilazione, conviene avere questi riferimenti a portata di mano:
- Il Portale Alloggiati Web, con manuali utente e moduli di richiesta abilitazione.
- Le FAQ ufficiali della Polizia di Stato su invio, ricevute e conservazione.
- Il fac-simile del modulo di comunicazione alternativa da usare in caso di guasti al sistema nazionale.
Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce il parere di un avvocato qualificato. Consulta un professionista legale qualificato riguardo al tuo caso specifico prima di agire in base a questo contenuto.
Fonti
Domande frequenti
Come si scaricano le ricevute di invio delle schedine alloggiati?
Le ricevute si scaricano dal menù “Gestione ricevute” del Portale Alloggiati Web, ma restano disponibili online solo per 30 giorni: superata questa finestra, la struttura deve avere un proprio backup.
Quali dati devo inserire nella schedina alloggiati Web?
Servono cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo di alloggiato, tipo e numero del documento, data di arrivo e numero di notti previste.
Come si dichiarano gli ospiti in Questura?
Si dichiarano tramite il Portale Alloggiati Web, inserendo i dati online, caricando un file txt precompilato oppure con un invio automatico via Web Service collegato al gestionale della struttura.
È obbligatorio registrare gli ospiti in Italia?
Sì, l’obbligo previsto dall’articolo 109 del TULPS riguarda tutte le strutture ricettive, incluse le locazioni brevi gestite da privati, e va assolto entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
Cosa succede se non invio la schedina alloggiati in tempo?
L’omissione o il ritardo espongono il gestore alle sanzioni previste dall’articolo 17 del TULPS; la ricevuta di invio conservata è la prova principale che dimostra l’adempimento in caso di controllo.
