Sì: come host devi tenere il registro delle attività di trattamento e comunicare gli ospiti su Alloggiati Web. Il registro va aggiornato ogni volta che cambia un flusso di dati, l’invio ad Alloggiati Web va fatto entro un termine stabilito dalla normativa, più breve per soggiorni molto brevi e le ricevute vanno conservate per un periodo definito dalla normativa vigente. Non devi mai chiedere il consenso dell’ospite per questa comunicazione: è un obbligo di legge, non una scelta.
In breve:
- È obbligatorio aggiornare e comunicare i dati degli ospiti tramite Alloggiati Web entro i termini stabiliti dalla normativa, senza bisogno del consenso dell’ospite.
- Il registro delle attività di trattamento deve essere scritto, mantenuto aggiornato e disponibile su richiesta del Garante, con particolari attenzione alla provenienza e conservazione dei dati.
- L’invio dei dati alloggio deve essere fatto entro 24 ore dall’arrivo, con eccezioni di 6 ore per soggiorni molto brevi, e le ricevute vanno conservate cinque anni.
- È fondamentale automatizzare il più possibile i processi di download delle ricevute e distruzione dei documenti d’identità, per evitare errori e rischi di violazione.
- La sicurezza dei dati si garantisce con connessioni HTTPS, autenticazione a due fattori e gestione separata degli accessi, senza affidarsi a processi di conservazione eccessivamente prudenziali non necessari.
Indice
- Checklist operativa immediata: cosa fare nelle prossime 24 ore
- Come compilare il registro delle attività di trattamento per affitti brevi
- Come inviare i dati su Alloggiati Web: procedura, tempi ed eccezioni
- Quanto tempo conservare le ricevute e cosa fare dei documenti d’identità
- Quali misure di sicurezza servono per proteggere i dati degli ospiti
- Gli errori più comuni prima dell’inizio della stagione
- Prospettiva pratica: automatizzare senza perdere responsabilità
- Un modo più semplice per gestire registrazione e Alloggiati Web
- Fonti
Checklist operativa immediata: cosa fare nelle prossime 24 ore
Prima di aprire un file Excel o scaricare un modello, verifica di avere gli strumenti giusti attivi. Molti host scoprono di essere fuori norma solo durante un controllo, quando è troppo tardi per rimediare in fretta.
Ecco le priorità da sistemare oggi, non la prossima settimana:
- Controlla che l’abilitazione al portale Alloggiati Web presso la tua Questura sia attiva e che le credenziali funzionino.
- Crea o aggiorna il registro delle attività di trattamento con titolare, finalità e categorie di dati trattati.
- Definisci una procedura fissa per scaricare e archiviare le ricevute Alloggiati Web, da conservare cinque anni.
- Elimina o distruggi ogni copia di documento d’identità che non serve più dopo l’invio.
- Aggiorna l’informativa privacy indicando chiaramente la base giuridica del trattamento.
Nessuno di questi passaggi richiede più di un’ora. Il problema, quasi sempre, è che nessuno li ha mai messi per scritto.
Come compilare il registro delle attività di trattamento per affitti brevi
Il registro non è un documento decorativo da tenere in un cassetto: l’art.30 GDPR impone che sia scritto (anche in formato elettronico), aggiornato e disponibile su richiesta del Garante. Per un host o un property manager, le voci minime da inserire sono:
- Titolare del trattamento: nome, dati di contatto, eventuale rappresentante se gestisci per conto di terzi.
- Finalità del trattamento: gestione della prenotazione, adempimento agli obblighi di pubblica sicurezza, eventuale fatturazione.
- Categorie di dati trattati: nome, documento d’identità, dati di contatto, dati di pagamento.
- Categorie di interessati: ospiti, eventuali accompagnatori, referenti delle piattaforme di prenotazione.
- Destinatari e responsabili del trattamento: channel manager, gestionale (PMS), commercialista, eventuale piattaforma come Eurocheckin.
- Trasferimenti extra UE: se usi strumenti con server fuori dall’Unione Europea, va annotato.
- Tempi di conservazione: differenziati per tipo di dato (ricevute Alloggiati, fatture, documenti di prenotazione).
Mappa i flussi reali, non quelli teorici: i dati entrano da Airbnb, Booking o Vrbo, passano dal channel manager, arrivano al gestionale e da lì vanno su Alloggiati Web. Ogni passaggio è un punto dove annotare chi tratta cosa. Il Garante specifica che anche le strutture più piccole restano soggette all’obbligo, ma il contenuto può essere proporzionato alla scala dell’attività: un host con due appartamenti non deve produrre un documento da cinquanta pagine. Segna sempre la data di istituzione del registro e quella dell’ultimo aggiornamento: senza questi due dati, il documento perde valore probatorio in caso di controllo.
Come inviare i dati su Alloggiati Web: procedura, tempi ed eccezioni
L’invio dei dati degli alloggiati non è negoziabile né posticipatile a piacere. L’art.109 TULPS fissa termini precisi e prevede sanzioni per chi non li rispetta.
- Verifica l’abilitazione: richiedi le credenziali per Alloggiati Web alla Questura competente se non le hai già; il processo richiede documenti che attestano la titolarità della struttura.
- Attiva l’autenticazione a due fattori: il portale la richiede per proteggere l’accesso ai dati sensibili degli ospiti.
- Registra gli ospiti entro i termini: 24 ore dall’arrivo per soggiorni normali, 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore.
- Scarica la ricevuta: ogni invio genera una ricevuta digitale che devi salvare, non solo visualizzare a schermo.
- Gestisci le eccezioni tecniche: se il portale è inaccessibile per guasto, l’invio via FAX o PEC è ammesso solo con una nota che spieghi il problema tecnico riscontrato.
Chi gestisce più unità spesso perde tempo proprio nel passaggio 4: la ricevuta viene scaricata ma finisce in una cartella temporanea e si perde nel giro di settimane.
Quanto tempo conservare le ricevute e cosa fare dei documenti d’identità
Le ricevute Alloggiati Web sono la tua unica prova che l’adempimento è stato eseguito correttamente, e vanno conservate per cinque anni. Non basta averle scaricate una volta: devono restare accessibili e organizzate, magari per struttura e per mese, in modo da poterle recuperare in pochi minuti se la Questura le richiede.
Le copie dei documenti d’identità seguono una logica opposta. Una volta ottenuta la ricevuta di invio, le scansioni o le fotocopie del documento non hanno più motivo di esistere e vanno distrutte. Conservarle “per sicurezza” non protegge nessuno: aumenta solo la superficie di rischio in caso di violazione dei dati.
Un consiglio: automatizza il download delle ricevute non appena vengono generate. È il singolo passaggio più spesso saltato durante l’alta stagione, quando gli arrivi si accavallano e la ricevuta di ieri finisce dimenticata tra decine di email.
Per chi gestisce anche la parte fiscale, vale la pena ricordare che altri obblighi documentali, come quelli legati al regime DAC7 o alla conservazione delle fatture, hanno scadenze diverse da quelle di Alloggiati Web: non vanno confusi né archiviati nello stesso cassetto digitale.
Quali misure di sicurezza servono per proteggere i dati degli ospiti
L’art.32 GDPR chiede misure proporzionate al rischio, non un budget da azienda enterprise. Per un host o un property manager significa agire su pochi punti concreti ma reali:
- Usa sempre connessioni HTTPS per siti, moduli di check-in online e interfacce di gestione prenotazioni.
- Attiva l’autenticazione a due fattori su ogni accesso al gestionale e al portale Alloggiati Web.
- Crea account separati per collaboratori e fornitori, evitando di condividere una password unica per tutta la struttura.
- Cifra i backup che contengono dati degli ospiti e imposta una cancellazione automatica dei dati scaduti.
- Definisci in anticipo una procedura per gestire una violazione, anche minima: chi avvisa chi, in quanto tempo.
Il Garante ha chiarito che le misure di sicurezza non riguardano solo l’informatica: includono anche la gestione fisica dei documenti, dallo scaffale dove tieni le stampate al modo in cui distruggi una fotocopia. Chi affida parte della gestione a fornitori esterni può trovare indicazioni utili anche in guide generaliste sulla protezione dei dati per piccole imprese, come questa risorsa sulla conformità GDPR.
Gli errori più comuni prima dell’inizio della stagione
Il più frequente, di gran lunga, è chiedere il consenso dell’ospite per inviare i suoi dati ad Alloggiati Web. La base giuridica è l’obbligo legale, non il consenso: chiederlo genera solo confusione e fa pensare all’ospite che possa rifiutarsi, cosa che non può fare.
Prima che parta la stagione, controlla questi punti:
- Verifica che i contratti con channel manager e PMS nominino correttamente questi fornitori come responsabili del trattamento.
- Testa l’intero flusso operativo: prenotazione, invio ad Alloggiati Web, scarico della ricevuta, aggiornamento del registro.
- Rivedi le politiche di conservazione e il piano di distruzione delle copie dei documenti.
- Assicurati che il registro rifletta ogni nuovo fornitore o servizio introdotto durante l’anno.
Un test completo del flusso, fatto una volta a marzo prima dell’arrivo dei primi ospiti, evita la maggior parte delle sorprese di luglio.
Prospettiva pratica: automatizzare senza perdere responsabilità
L’automazione riduce gli errori umani, non la responsabilità del titolare. Chi pensa che uno strumento digitale lo esima dall’obbligo di controllare, verificare e documentare sta confondendo due cose diverse: uno strumento che invia dati automaticamente e un titolare che resta comunque responsabile di ciò che quello strumento fa in suo nome.
Il flusso ideale, per chi gestisce più unità, è lineare: check-in digitale dell’ospite, invio automatico ad Alloggiati Web, salvataggio della ricevuta senza intervento manuale, aggiornamento coerente del registro. Ma questo non significa “impostare e sparire”. Serve comunque un controllo periodico dei log di invio, una verifica che le ricevute siano davvero arrivate e non solo generate, e una revisione annuale del registro stesso. L’automazione funziona quando qualcuno continua a guardarla, non quando la si tratta come una scatola nera infallibile.
— Sofía Herrera
Un modo più semplice per gestire registrazione e Alloggiati Web
Se gestisci più di un appartamento, il rischio più concreto non è la multa: è la ricevuta persa tra decine di email durante il weekend con più arrivi dell’anno. Eurocheckin sincronizza automaticamente i dati delle prenotazioni con Alloggiati Web, scarica e archivia le ricevute senza intervento manuale e riduce gli errori di trascrizione che portano a duplicati o dati incompleti.
La piattaforma ha senso soprattutto sopra le due o tre unità gestite, quando il tempo dedicato a schedine e ricevute smette di essere gestibile a mano. Oltre 3.000 host in Italia usano già Eurocheckin con un tasso di successo del 99,9% nelle registrazioni. Se vuoi capire come funziona per la tua struttura, richiedi assistenza per l’attivazione e verifica in pochi minuti se si adatta al tuo numero di alloggi.
Fonti
- FAQ sul registro delle attività di trattamento - Garante Privacy
- La comunicazione delle persone alloggiate nelle strutture ricettive - Polizia di Stato
