La comunicazione degli ospiti alle autorità è obbligo del titolare o gestore della struttura, che deve trasmetterla tramite Alloggiati Web entro un limite di tempo indicativo dalla comunicazione dell’arrivo, più breve per soggiorni di durata inferiore a un giorno. Solo chi possiede credenziali rilasciate dalla Questura può inviare le schedine: per la gestione di più strutture per conto terzi serve una delega formale o un contratto che colleghi l’utenza al mandato.
In breve:
- Solo chi possiede credenziali rilasciate dalla Questura può trasmettere le schedine via Alloggiati Web, con limiti temporali di 24 ore o 6 ore nei soggiorni brevi.
- L’accesso al portale è organizzato in ruoli differenti: amministratore, operatore di inserimento e gestore di più strutture, ognuno con permessi specifici e necessità di deleghe.
- Le comunicazioni devono essere archiviate con ricevute firmate digitalmente, da scaricare entro 30 giorni, e sanzioni sono previste per comunicazioni tardive o falsificate.
- La richiesta delle credenziali richiede alcuni giorni e la documentazione adeguata, mentre la compilazione corretta dei dati e il controllo degli appartamenti sono fondamentali per evitare errori.
- Soluzioni automatizzate come EuroCheckin semplificano l’integrazione con portali di prenotazione e riducono gli errori di gestione, garantendo conformità e risparmio di tempo.
Indice
- 1. Obbligo legale e chi rientra nell’obbligo
- 2. Ruoli e permessi: come sono organizzati gli accessi in Alloggiati Web
- 3. Tempistiche, ricevute e sanzioni: cosa rischi e cosa conservare
- 4. Come ottenere credenziali, abilitazioni e gestire utenze
- 5. Guida operativa: inserire e inviare una schedina su Alloggiati Web
- 6. Integrazione tecnica: Web Service, WSKEY e invio automatico dalle gestionali
- 7. Controllo degli accessi e compliance GDPR per i ruoli Alloggiati Web
- 8. Riflessione dell’autore: organizzare ruoli in struttura per non sbagliare
- 9. Opzione: come EuroCheckin semplifica ruoli, permessi e invii a Alloggiati Web
- Fonti
- Domande frequenti
1. Obbligo legale e chi rientra nell’obbligo
L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza impone a chi gestisce una struttura ricettiva di comunicare le generalità degli ospiti alla Questura competente. Il decreto ministeriale del 7 gennaio 2013 ha reso obbligatoria la trasmissione telematica tramite il portale Alloggiati Web, sostituendo le vecchie schedine cartacee: il provvedimento è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale e ha uniformato la procedura su tutto il territorio nazionale.
L’obbligo riguarda una gamma ampia di attività, non solo gli hotel tradizionali:
- Strutture extralberghiere come bed & breakfast, case vacanza e affitti brevi gestiti tramite portali come Airbnb o Booking.
- Strutture alberghiere classiche, agriturismi e ostelli.
- Imbarcazioni da diporto utilizzate per soggiorni con pernottamento.
- Residenze sanitarie assistenziali e strutture affini quando ospitano persone non residenti per periodi limitati.
La responsabilità grava sul titolare dell’attività, che risponde in prima persona degli obblighi amministrativi e penali previsti dalla normativa. Il gestore operativo, se diverso dal titolare, agisce sotto sua responsabilità e deve essere formalmente autorizzato a usare le credenziali. L’utenza abilitata dalla Questura, infine, è lo strumento tecnico attraverso cui l’obbligo si traduce in un invio effettivo: chi la utilizza deve farlo nel rispetto del mandato ricevuto.
2. Ruoli e permessi: come sono organizzati gli accessi in Alloggiati Web
Il portale distingue funzioni diverse a seconda di chi usa l’utenza e per quali strutture. Nella pratica quotidiana, tre figure ricorrono più spesso:
- Amministratore o abilitatore: gestisce le credenziali principali, richiede l’attivazione di nuove strutture e può modificare i dati dell’utenza.
- Operatore per l’inserimento: si occupa dell’inserimento quotidiano delle schedine, senza necessariamente avere accesso alle funzioni amministrative.
- Gestore di più appartamenti: opera su un elenco di strutture abilitate contemporaneamente, funzione che va richiesta esplicitamente e non si attiva in automatico.
Quando una persona gestisce alloggi per conto di un proprietario diverso da sé, serve una delega scritta o un contratto di gestione che collega l’utenza alla struttura specifica. Senza questa documentazione, l’utenza rischia di restare limitata o non correttamente associata agli immobili gestiti.
Per la sicurezza degli accessi, vale il principio del minimo privilegio: chi inserisce schedine non ha bisogno delle stesse funzioni di chi amministra l’utenza. Tenere un registro di chi ha accesso, con quali permessi e da quando, aiuta a individuare rapidamente eventuali usi improprio. La revoca dell’accesso, quando una persona lascia lo staff o cambia mansione, va fatta subito: un’utenza dimenticata attiva è un rischio concreto per la struttura.
Un consiglio: tieni un elenco aggiornato di chi ha le credenziali attive e verifica ogni trimestre se tutte le persone elencate lavorano ancora per la struttura.
3. Tempistiche, ricevute e sanzioni: cosa rischi e cosa conservare
I termini di invio sono fissi e non lasciano margine di interpretazione: 24 ore dall’arrivo per la generalità dei soggiorni, ridotte a 6 ore per i soggiorni inferiori alle 24 ore, come confermato dalle istruzioni operative della Polizia di Stato. Se il portale è temporaneamente non disponibile per manutenzione o guasto, la comunicazione va inviata via PEC alla Questura competente, indicando il problema tecnico riscontrato.
Dopo l’invio, il sistema genera una ricevuta di trasmissione:
- La ricevuta in formato PDF è disponibile a partire dal giorno successivo all’invio.
- Il download resta possibile per 30 giorni, come indicato dalle istruzioni ufficiali sulla ricezione delle ricevute: trascorso questo termine, il file non è più scaricabile dal portale.
- La ricevuta attesta il numero di schedine trasmesse in una determinata giornata ed è firmata digitalmente.
Le mancate o tardive comunicazioni sono sanzionate dagli articoli 17 e 109 del TULPS, che prevedono conseguenze amministrative e, nei casi più gravi, penali per chi omette l’obbligo o fornisce dati falsi. Conviene scaricare e archiviare ogni ricevuta appena disponibile, senza aspettare la scadenza dei 30 giorni: un controllo a distanza di settimane può trovare il file già rimosso dal portale.
4. Come ottenere credenziali, abilitazioni e gestire utenze
Chi non ha ancora un’utenza deve richiederla alla Questura territorialmente competente, seguendo una procedura documentale precisa.
- Compilare il modulo ufficiale disponibile sul sito della Questura di riferimento.
- Allegare copia del documento d’identità del titolare e dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, oppure la ricevuta della comunicazione di inizio attività.
- Per le agenzie o i gestori che operano per conto terzi, aggiungere la visura camerale e la delega o il contratto che autorizza la gestione delle strutture altrui.
- Inviare la documentazione via PEC alla Questura, come previsto dalle procedure ufficiali: il rilascio delle credenziali può richiedere fino a 30 giorni.
Una volta attiva l’utenza, alcune operazioni amministrative richiedono moduli specifici: disabilitazione temporanea, reset della password, passaggio dei codici a un nuovo responsabile o inserimento di un’altra struttura da gestire. Ogni richiesta va motivata e documentata, e la Questura valuta caso per caso i tempi di lavorazione: pianificare in anticipo un cambio di gestione evita periodi in cui la struttura resta senza un’utenza attiva.
5. Guida operativa: inserire e inviare una schedina su Alloggiati Web
Il manuale ufficiale per gli alberghi descrive tre modalità di inserimento delle schedine, adatte a situazioni diverse. L’inserimento singolo va bene per un ospite alla volta. Quando arriva un nucleo familiare o un gruppo, si utilizza la funzione capofamiglia o capogruppo, che permette di registrare una sola persona con dati completi e collegare gli altri componenti con dati anagrafici semplificati. Per grandi volumi, il portale accetta anche un file testuale con tracciato record predefinito, oppure l’invio multiplo tramite interfaccia.
Alcuni campi sono sempre obbligatori, indipendentemente dalla modalità scelta:
- Data di arrivo, che può essere odierna o riferita al giorno precedente.
- Durata della permanenza, con un limite massimo dichiarabile stabilito dalla normativa o dal sistema.
- Cittadinanza e luogo di nascita dell’ospite.
- Tipo e numero del documento d’identità presentato.
Gli errori più frequenti nascono da distrazioni evitabili. Usare i tasti “avanti” e “indietro” del browser durante la compilazione, invece dei pulsanti previsti dall’applicativo, può interrompere la sessione e far perdere i dati inseriti. Se ci si accorge di un errore dopo l’invio, la soluzione corretta è annullare la schedina errata e reinserirla da capo, non modificarla a metà. Prima di inviare, vale sempre la pena controllare l’elenco degli appartamenti abilitati sull’utenza: inserire una schedina sulla struttura sbagliata genera una segnalazione che poi va corretta manualmente con la Questura.
Un consiglio: quando gestisci più appartamenti dalla stessa utenza, controlla il nome della struttura selezionata prima di ogni invio: è l’errore più comune tra chi amministra più alloggi in contemporanea.
6. Integrazione tecnica: Web Service, WSKEY e invio automatico dalle gestionali
Chi gestisce più strutture, o vuole evitare l’inserimento manuale ripetuto, può collegare il proprio gestionale al portale tramite i servizi di cooperazione applicativa descritti nel manuale Web Services di Alloggiati Web. Il meccanismo si basa su una chiave chiamata WSKEY, generabile e revocabile direttamente dall’interfaccia del portale.
Il flusso tecnico segue pochi passaggi fissi:
- La WSKEY, insieme alle credenziali dell’utenza, autentica la richiesta iniziale.
- Il metodo GenerateToken restituisce un token temporaneo, valido per un periodo limitato.
- Il metodo Send, esposto tramite l’endpoint service.asmx e descritto nel relativo WSDL, trasmette effettivamente le schedine seguendo il tracciato record previsto.
Prima di collegare un gestionale in produzione, conviene testare l’integrazione in un ambiente separato, verificare che la mappatura dei campi corrisponda esattamente a quella richiesta dal portale e impostare un sistema di log che registri ogni tentativo di invio, riuscito o fallito. Una WSKEY compromessa permette di inviare schedine a nome della struttura senza che il titolare se ne accorga subito: ruotarla periodicamente e revocarla non appena non serve più riduce questo rischio in modo concreto.
7. Controllo degli accessi e compliance GDPR per i ruoli Alloggiati Web
I dati trasmessi ad Alloggiati Web sono dati personali, spesso sensibili quanto un documento d’identità, e la loro gestione ricade a pieno titolo nel campo di applicazione del GDPR. L’OWASP segnala il controllo degli accessi non corretto come una delle cause più comuni di divulgazione non autorizzata di dati e di escalation dei privilegi: applicare controlli lato server e negare per impostazione predefinita è la base di qualsiasi sistema che tratti informazioni personali.
Alcune misure organizzative concrete aiutano a restare in regola:
- Distinguere chiaramente permessi di sola lettura, permessi di inserimento e permessi di amministrazione, evitando che tutto il personale operi con lo stesso livello di accesso.
- Costruire una matrice di responsabilità semplice, anche solo un foglio condiviso, che indichi chi può inserire, chi può modificare e chi risponde in caso di errore.
- Rivedere periodicamente l’elenco delle utenze attive e revocare gli accessi non più necessari.
Sul piano tecnico, mantenere un log delle trasmissioni, attivare l’autenticazione a più fattori dove il sistema lo consente e conservare in modo sicuro sia le ricevute che la documentazione delle deleghe riduce sensibilmente l’esposizione a errori e contestazioni.
Un consiglio: conserva le deleghe di gestione insieme alle ricevute di trasmissione, nella stessa cartella per struttura: in caso di controllo, avere tutto insieme fa risparmiare tempo.
8. Riflessione dell’autore: organizzare ruoli in struttura per non sbagliare
Molte strutture assegnano le credenziali a una sola persona per comodità, poi si trovano bloccate quando quella persona è in ferie. Una procedura scritta, anche di due righe, su chi inserisce le schedine e chi controlla le ricevute evita blocchi operativi. Prima di fidarsi di un processo manuale, testalo: invia una schedina di prova e scarica la ricevuta per verificare che il flusso funzioni davvero.
— Sofía Herrera
9. Opzione: come EuroCheckin semplifica ruoli, permessi e invii a Alloggiati Web
Gestire manualmente ruoli, credenziali e invii diventa complicato non appena si superano due o tre alloggi. EuroCheckin sincronizza automaticamente le prenotazioni da Airbnb, Booking e altri portali con Alloggiati Web, riducendo gli errori di trascrizione e i duplicati che nascono dall’inserimento manuale ripetuto. La piattaforma gestisce anche il check-in online multilingua per gli ospiti e si occupa della configurazione della WSKEY, così chi amministra la struttura non deve seguire da solo la parte tecnica dell’integrazione.
Per chi ha più alloggi o lavora con uno staff che cambia, EuroCheckin centralizza le ricevute di trasmissione e mantiene traccia degli invii, riducendo il tempo dedicato agli adempimenti amministrativi. Il servizio è pensato per proprietari di appartamenti, host e property manager che vogliono liberare tempo dalla parte burocratica del check-in. Il piano EuroCheckin parte da 5 € al mese per alloggio, mentre chi gestisce hotel può valutare il piano EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio.
Chi vuole capire come configurare l’integrazione per la propria struttura può contattare l’assistenza dedicata e avviare la configurazione guidata.
Fonti
Per approfondire, consulta il manuale Alloggiati Web per alberghi e le pagine informative delle Questure sull’obbligo previsto dal TULPS.
- Comunicazione alla Questura (Polizia di Stato - Chieti)
- Manuale Alloggiati Web (manuale alberghi)
- OWASP Top 10 — Broken Access Control (2025)
Domande frequenti
È obbligatorio registrare gli ospiti in Italia?
Sì, la registrazione è obbligatoria per legge per tutte le strutture ricettive, in base all’articolo 109 del TULPS. Il titolare o gestore deve comunicare i dati degli ospiti tramite Alloggiati Web entro i termini previsti.
Chi deve essere registrato su Alloggiati Web?
Devono essere registrati tutti gli ospiti maggiorenni che pernottano nella struttura, indipendentemente dal tipo di alloggio, incluse case vacanza, bed & breakfast e hotel. La comunicazione va effettuata dal titolare o dal gestore abilitato tramite le credenziali rilasciate dalla Questura.
Quali sono le normative che regolano gli alloggi turistici?
Il riferimento principale è l’articolo 109 del TULPS, integrato dal decreto ministeriale del 7 gennaio 2013 che ha introdotto l’obbligo di trasmissione telematica tramite Alloggiati Web. Le sanzioni per omissione o errore sono previste dagli articoli 17 e 109 dello stesso testo unico.
Come posso registrare gli alloggiati presso la Questura?
La registrazione avviene online tramite il portale Alloggiati Web, non fisicamente in Questura, una volta ottenute le credenziali con la documentazione richiesta. L’invio va fatto entro un limite di tempo indicativo dalla comunicazione dell’arrivo, più breve per soggiorni di durata inferiore a un giorno.
Cosa succede se non invio la schedina in tempo?
Il mancato rispetto dei termini di invio, 24 ore o 6 ore per i soggiorni brevi, espone a sanzioni amministrative previste dal TULPS. Strumenti come EuroCheckin possono ridurre il rischio di dimenticanze sincronizzando automaticamente gli invii con le prenotazioni ricevute.
