L’art. 109 TULPS impone a chi gestisce una struttura ricettiva di identificare ogni ospite e comunicarne le generalità alla Questura competente. Il termine è di 24 ore dall’arrivo, che scende a 6 ore per i soggiorni inferiori alle 24 ore. Vale per hotel, B&B, case vacanze e affitti brevi senza distinzioni di dimensione.
I documenti validi sono la carta d’identità per cittadini italiani e comunitari, il passaporto per gli ospiti extracomunitari. La comunicazione passa quasi sempre dal Servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato, il quale richiede l’inserimento telematico dei dati e restituisce una ricevuta di trasmissione da conservare.
- Identificare l’ospite di persona (verifica de visu), non solo tramite foto o documento inviato via email.
- Inviare la schedina entro 24 ore, o entro 6 ore se il soggiorno dura meno di un giorno.
- Conservare la ricevuta di invio come prova dell’adempimento.
Un consiglio: non aspettare la sera per registrare gli ospiti arrivati al mattino: se il portale va in blackout proprio quando ti servono le ultime ore utili, rischi la sanzione anche se la colpa non è tua.
Punti chiave
Rispettare l’art. 109 TULPS richiede identificazione de visu, invio della schedina entro 24 ore (o 6 ore per soggiorni brevi) e conservazione minima dei documenti secondo il GDPR.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Rispetta i termini di invio | Comunica le generalità entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore se il soggiorno dura meno di un giorno. |
| Non saltare la verifica de visu | Controlla sempre il documento di persona: nessun modulo online la sostituisce legalmente. |
| Usa i documenti corretti | Carta d’identità per italiani e comunitari, passaporto con fotografia per extracomunitari. |
| Minimizza la conservazione dei dati | Invia la schedina, poi elimina le copie dei documenti che non servono ad altri scopi. |
| Documenta i malfunzionamenti | Se Alloggiati Web non risponde, conserva prova dei tentativi prima di ricorrere alla PEC. |
| Automatizza con Eurocheckin | La piattaforma sincronizza le prenotazioni e invia le schedine dopo la tua verifica all’arrivo, garantendo un funzionamento affidabile secondo l’uso di numerosi host. |
Indice
- Cosa dice davvero l’art. 109 TULPS: i tre commi da conoscere
- A chi si applica: hotel, case vacanza e locazioni brevi
- Come e quando inviare le schedine su Alloggiati Web
- Verifica de visu, check-in da remoto e limiti del digitale
- Come Eurocheckin si inserisce nel processo di verifica e invio
- Dove finiscono i dati e per quanto tempo restano archiviati
- Perché la maggior parte dei gestori sbaglia approccio all’art. 109
- Automatizzare l’invio senza saltare la verifica: la soluzione pratica
- Fonti
Cosa dice davvero l’art. 109 TULPS: i tre commi da conoscere
Il testo dell’art. 109 TULPS (R.D. 18 giugno 1931, n. 773) si regge su tre passaggi. Il comma 1 impone a chi esercita attività ricettive di dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento d’identità valido. Il comma 2 specifica che per gli stranieri extracomunitari serve il passaporto o un documento equivalente, purché corredato di fotografia. Il comma 3 obbliga a comunicare i dati degli alloggiati all’autorità di pubblica sicurezza secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno.
Sono soggetti obbligati:
- Albergatori e gestori di strutture alberghiere ed extralberghiere.
- Proprietari o affittuari che concedono alloggio a titolo oneroso, inclusi gli affitti brevi.
- Gestori di case e appartamenti per vacanze, anche con contratti di pochi giorni.
- Chi ospita a pagamento, anche saltuariamente, in una porzione dell’abitazione.
I decreti ministeriali del 2013 e del 2021 hanno definito nel dettaglio i tracciati informatici e i formati di trasmissione usati oggi dal Servizio Alloggiati Web, aggiornando via via le specifiche tecniche del sistema di invio.
A chi si applica: hotel, case vacanza e locazioni brevi
La norma copre un perimetro più ampio di quanto molti host pensino. Non riguarda solo hotel e B&B strutturati: si applica anche a chi affitta un singolo appartamento su Airbnb per un weekend, perché la legge distingue in base all’attività di alloggio a pagamento, non alla forma giuridica di chi la esercita.
Le locazioni brevi con contratti inferiori a 30 giorni rientrano pienamente nell’obbligo, con una complicazione pratica: molti proprietari non professionali non hanno familiarità con Alloggiati Web e finiscono per delegare la gestione a intermediari o software dedicati.
Esistono situazioni particolari con regole proprie, come i rifugi alpini o gli ormeggi turistici, dove le prassi di identificazione seguono circolari specifiche del Ministero e non sempre coincidono punto per punto con la procedura alberghiera standard.
Per chi gestisce più unità immobiliari contemporaneamente, alcune indicazioni pratiche fanno la differenza:
- Centralizzare l’anagrafica ospiti in un unico sistema, così da non perdere check-in tra un appartamento e l’altro.
- Assegnare a ogni struttura un codice identificativo distinto su Alloggiati Web, come richiesto dal sistema.
- Automatizzare la sincronizzazione con i calendari di Airbnb e Booking per evitare doppie registrazioni o dimenticanze.
Come e quando inviare le schedine su Alloggiati Web
I termini restano fissi: 24 ore dall’arrivo per la generalità dei soggiorni, 6 ore per chi si ferma meno di un giorno. Il portale, però, ha un vincolo tecnico che spesso coglie di sorpresa i gestori meno esperti: la data di inserimento è limitata al giorno corrente o al massimo al giorno precedente, quindi non è possibile caricare una schedina retroattiva di più giorni senza una giustificazione formale.
I campi principali da compilare, secondo il manuale operativo della Polizia di Stato, sono:
- Tipo di alloggiato (singolo, capofamiglia, familiare, gruppo).
- Durata prevista della permanenza.
- Cittadinanza e luogo di nascita.
- Tipo e numero del documento d’identità esibito.
- Data di arrivo, coerente con i termini di invio.
L’invio può avvenire in due modi: inserimento manuale diretto sul portale, oppure caricamento di un file con più schedine in un’unica operazione, utile per chi gestisce più camere o unità contemporaneamente. In entrambi i casi il sistema restituisce una ricevuta di trasmissione, che va conservata come prova dell’adempimento in caso di controllo.
Un consiglio: scarica e archivia la ricevuta subito dopo ogni invio, non a fine settimana: se il portale ha un blackout momentaneo, la ricevuta è l’unica prova che il tentativo è stato fatto in tempo.
Quando il portale non risponde, la procedura corretta non è saltare l’adempimento né aspettare che torni online. Le istruzioni operative della Polizia di Stato chiariscono che il gestore deve documentare i tentativi di invio falliti e, solo come misura eccezionale, può trasmettere le schedine via PEC alla Questura territorialmente competente. Non è una scorciatoia sostitutiva: senza prova del tentativo telematico, la giustificazione regge poco in caso di contestazione.
Verifica de visu, check-in da remoto e limiti del digitale
L’identificazione deve avvenire “de visu”, cioè con un controllo visivo diretto del documento e della persona. Non basta ricevere una foto del passaporto via email o un modulo compilato online senza mai vedere l’ospite fisicamente. La circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha ribadito questo punto proprio perché la diffusione delle serrature smart e dei check-in autonomi aveva spinto molti gestori a saltare del tutto il controllo umano.
La distinzione utile non è “digitale contro manuale”. È identificazione certa contro check-in anonimo. Uno strumento digitale può integrarsi nel processo, ma solo se garantisce un riscontro effettivo dell’identità, per esempio con un video-collegamento in tempo reale o un controllo del documento al momento della consegna delle chiavi.
Sul fronte privacy, la regola è la minimizzazione: raccogliere solo i dati necessari all’invio, trasmetterli e poi eliminare le copie dei documenti che non servono più, in linea con il GDPR. Conservare foto di carte d’identità per mesi “per sicurezza” è una prassi diffusa ma rischiosa, perché espone a violazioni proprio dei principi che il regolamento europeo impone di rispettare.
- Errori o omissioni nella comunicazione possono comportare sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, responsabilità penale.
- L’assenza di verifica de visu, se contestata, non è sanabile con la sola registrazione telematica corretta.
- La mancata conservazione della ricevuta di invio complica la difesa in caso di controllo.
Come Eurocheckin si inserisce nel processo di verifica e invio
Il flusso che funziona meglio resta sempre lo stesso: prima la verifica de visu all’arrivo, poi la registrazione dei dati, infine l’invio telematico. Eurocheckin si inserisce esattamente in quel punto intermedio, senza sostituirsi al controllo fisico che la legge richiede.
- Sincronizza automaticamente le prenotazioni da Airbnb, Booking e Vrbo, evitando doppi inserimenti manuali.
- Genera e invia le schedine ad Alloggiati Web in automatico dopo la verifica di arrivo.
- Consente il check-in online multilingua per gli ospiti, mantenendo la conferma d’identità come passaggio separato e tracciato.
Il vantaggio reale non è saltare la verifica, ma togliere il lavoro ripetitivo che segue: compilazione manuale, controllo dei campi, invio uno per uno. È lì che si annidano gli errori che portano a sanzioni.
La responsabilità legale della comunicazione resta comunque del gestore: il software supporta l’adempimento, non lo sostituisce sul piano normativo. Chi gestisce più strutture trova nella pagina dedicata all’obbligo di registrazione ospiti un riepilogo pratico degli adempimenti collegati.
Dove finiscono i dati e per quanto tempo restano archiviati
Una volta inviata la schedina, la conservazione dei dati passa sotto la responsabilità del Ministero dell’Interno, che li custodisce per finalità di pubblica sicurezza. Il gestore non ha alcun ruolo nella conservazione a lungo termine di quei dati una volta trasmessi correttamente.
Il punto critico riguarda cosa succede prima dell’invio, cioè nella fase in cui il documento è ancora nelle mani del gestore. Molte strutture continuano a fotografare carte d’identità e passaporti e a salvarle in cartelle condivise, email o gestionali di prenotazione, spesso per anni. Questa prassi non è richiesta dalla legge e aumenta il rischio di violazioni della privacy, proprio perché quei file restano accessibili ben oltre il tempo necessario alla sola comunicazione.
La procedura corretta è più semplice di quanto sembri: verificare il documento, inserire i dati richiesti dalla schedina, inviare e poi cancellare la copia del documento se non serve per altre finalità legittime (fatturazione, contratto di locazione, contabilità fiscale). Se un dato serve per un’altra finalità, va conservato separatamente e con una base giuridica propria, non genericamente insieme all’archivio delle registrazioni Alloggiati Web.
Per chi gestisce più unità, conviene fissare una regola interna scritta: chi ha accesso ai documenti, dove vengono salvati temporaneamente, dopo quanti giorni vengono eliminati. Una policy interna di questo tipo riduce drasticamente il rischio di conservazioni accidentali che nessuno ricorda più di avere.
Perché la maggior parte dei gestori sbaglia approccio all’art. 109
La confusione più diffusa tra i gestori non riguarda i termini di invio, che ormai quasi tutti conoscono. Riguarda l’illusione che digitalizzare il check-in equivalga automaticamente a essere in regola. Non è così: un modulo online compilato dall’ospite prima dell’arrivo non sostituisce mai il controllo visivo del documento.
Il vero rischio, spesso sottovalutato, non è la sanzione per il ritardo nell’invio. È la contestazione sulla mancata identificazione de visu, che nessuna schedina inviata in tempo riesce a sanare. Molti gestori investono energie nell’ottimizzare la velocità di trasmissione e trascurano il momento in cui l’ospite arriva fisicamente, che resta il vero punto debole del processo.
La priorità, quindi, non è scegliere lo strumento più veloce per inviare le schedine. È costruire un processo dove la verifica fisica avviene sempre, anche quando l’accesso è automatizzato con serrature smart o check-in autonomi. L’automazione ha senso solo dopo, per eliminare gli errori di trascrizione e i ritardi di invio, non per saltare il controllo che la legge richiede.
— Sofía Herrera
Automatizzare l’invio senza saltare la verifica: la soluzione pratica
Chi gestisce anche solo tre o quattro appartamenti sa quanto tempo si perde a copiare manualmente i dati degli ospiti su Alloggiati Web, controllando ogni campo per evitare errori che poi bisogna correggere a mano. Eurocheckin nasce per eliminare esattamente quel lavoro ripetitivo, mantenendo la verifica de visu come passaggio separato e sotto il tuo controllo.
La piattaforma sincronizza le prenotazioni da Airbnb, Booking e Vrbo, genera le schedine e le invia automaticamente ad Alloggiati Web dopo che hai confermato l’identità dell’ospite all’arrivo. I dati restano protetti secondo la normativa GDPR, e il costo parte da 5 € al mese per alloggio, una cifra pensata anche per chi gestisce una singola unità e non vuole rinunciare all’automazione.
Se gestisci più strutture o vuoi capire come impostare il flusso corretto fin dal primo giorno, il team di assistenza ti guida nella configurazione e registrazione senza costi nascosti. È il punto di partenza più concreto per smettere di rincorrere le scadenze delle 24 ore.
Fonti
- Affitti brevi - obbligo identificazione: circolare Ministero dell’Interno
- Servizio Alloggiati - Polizia di Stato
- Articolo 109 Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza
- Manuale per le strutture ricettive - Polizia di Stato (Alloggiati Web)
