No: il registro cartaceo non sostituisce l’invio telematico. La trasmissione dei dati va fatta tramite Alloggiati Web, salvo istruzioni diverse concordate direttamente con la Questura competente in caso di guasto tecnico. Più avanti trovi la checklist operativa per non sbagliare.
In breve:
- Per i soggiorni superiori a 24 ore, invia i dati entro 24 ore dall’arrivo; se durano al massimo 24 ore, il limite scende a 6 ore.
- Richiedi le credenziali alla Questura competente prima dell’apertura: l’attesa può durare diversi giorni lavorativi e, nel frattempo, non è previsto un canale alternativo legittimo.
- Per molti arrivi, il file precompilato evita l’inserimento ospite per ospite, ma ogni riga deve contenere 168 caratteri e rispettare l’ordine dei componenti.
- Scarica e archivia subito la ricevuta PDF: il portale conserva online solo quelle degli ultimi 30 giorni, e il documento prova l’avvenuto invio.
- Se il portale non funziona, avvisa subito la Questura e segui le istruzioni per canali temporanei; il guasto non concede automaticamente un’esenzione.
Indice
- Cosa dice la normativa sul registro cartaceo
- Come richiedere le credenziali per Alloggiati Web
- Quali dati comunicare e quando: i termini di invio
- Inserimento manuale o file precompilato: due modalità operative
- Ricevute digitali: dove trovarle e come conservarle
- Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
- Checklist operativa per il check-in e l’invio delle schedine
- Quando conviene automatizzare la registrazione degli ospiti
- Il mio punto di vista su adempimento e automazione
- Un’alternativa concreta per chi gestisce più prenotazioni
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa dice la normativa sul registro cartaceo
Il punto di riferimento è il decreto del Ministro dell’Interno del 7 gennaio 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale, che ha individuato Alloggiati Web come sistema unico per trasmettere alle Questure i dati degli ospiti ai sensi dell’articolo 109 del TULPS. Da quel momento le schedine cartacee hanno smesso di essere un canale di invio valido verso la pubblica sicurezza.
La scelta non è stata una semplice modernizzazione tecnologica: un sistema unico telematico rende tracciabile ogni comunicazione e permette alle forze dell’ordine di incrociare i dati in tempo reale, cosa impossibile con fogli sparsi tra migliaia di strutture. Per questo motivo:
- il registro cartaceo può restare utile come strumento organizzativo interno, per esempio per annotare orari di arrivo o richieste particolari degli ospiti;
- non ha però alcun valore come prova di adempimento verso la Questura;
- solo in caso di indisponibilità tecnica del portale, e solo dopo aver contattato l’ufficio territoriale competente, si possono concordare modalità straordinarie di trasmissione.
Chi gestisce una struttura, dal piccolo bed and breakfast all’hotel con decine di camere, deve quindi considerare il cartaceo un supporto di lavoro, mai un sostituto dell’obbligo di legge.
Come richiedere le credenziali per Alloggiati Web
Prima di poter inviare qualsiasi dato serve l’abilitazione al portale, rilasciata dalla Questura o dal Commissariato di zona competente per l’indirizzo della struttura. La procedura segue questi passaggi:
- Individua la Questura competente per il territorio dove si trova la struttura e verifica sul suo sito la versione locale del modulo di richiesta, perché alcuni uffici richiedono campi aggiuntivi.
- Prepara i documenti da allegare: un documento d’identità valido del richiedente, l’eventuale SCIA o autorizzazione comunale quando l’ufficio la richiede, e un indirizzo PEC o email della struttura per le comunicazioni ufficiali.
- Invia la richiesta tramite i canali indicati dalla Questura, spesso PEC o consegna diretta all’ufficio competente.
- Attendi il rilascio delle credenziali: i tempi variano da ufficio a ufficio e possono richiedere diversi giorni lavorativi.
Nel periodo di attesa non esiste un canale alternativo legittimo per inviare le schedine: meglio pianificare la richiesta con anticipo rispetto alla data di apertura della struttura o del primo check-in previsto, così da evitare di trovarsi senza credenziali al momento dell’arrivo degli ospiti.
Quali dati comunicare e quando: i termini di invio
Il manuale delle FAQ ufficiali delle Questure elenca i campi obbligatori che ogni schedina deve contenere:
- data di arrivo e durata prevista del soggiorno;
- cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita di ogni ospite;
- cittadinanza dichiarata;
- tipo, numero e luogo di rilascio del documento di identità.
I dati vanno inviati entro 24 ore dall’arrivo per i soggiorni che superano le 24 ore, mentre per i soggiorni di durata inferiore o pari a 24 ore il termine si riduce a 6 ore: un vincolo stretto che richiede attenzione soprattutto per chi gestisce arrivi serali o notturni. Per i gruppi e le famiglie basta registrare i dati completi del capofamiglia o del capogruppo, mentre per gli altri componenti sono richiesti dati anagrafici essenziali. Per gli ospiti stranieri è importante trascrivere correttamente cittadinanza e tipo di documento, perché un errore in questi campi è una delle cause più comuni di rifiuto in fase di caricamento.
Inserimento manuale o file precompilato: due modalità operative
Il manuale tecnico di Alloggiati Web descrive due modi di trasmettere i dati, pensati per esigenze diverse.
L’inserimento manuale avviene direttamente nell’area di lavoro del portale: si compila una schermata per ogni ospite, utile quando il volume di arrivi è basso o quando si gestisce una sola unità. Per chi riceve più ospiti al giorno, invece, conviene generare un file di testo precompilato secondo il tracciato record previsto dal portale:
- ogni riga del file corrisponde a un alloggiato;
- ogni riga ha una lunghezza fissa di 168 caratteri;
- le righe terminano con il carattere di ritorno a capo CR+LF;
- la codifica dei caratteri deve rispettare lo standard indicato dal manuale tecnico.
Per i gruppi e le famiglie, il file deve rispettare una gerarchia precisa tra capofamiglia o capogruppo e gli altri componenti: un errore nell’ordine o nella compilazione dei campi fissi è tra le cause più frequenti di scarto del file da parte del portale.
Un consiglio: prima di inviare un file generato manualmente o da un gestionale, caricalo in un ambiente di prova o verifica riga per riga la lunghezza dei caratteri: un singolo carattere fuori posto può far rifiutare l’intero file.
Ricevute digitali: dove trovarle e come conservarle
Una volta completato l’invio, il passaggio successivo non è opzionale: serve scaricare e conservare la ricevuta digitale generata dal sistema.
- Accedi alla sezione Gestione Ricevute del portale per individuare l’invio appena effettuato.
- Scarica il documento PDF, che contiene un identificativo univoco di trasmissione, la data, la struttura e la Questura destinataria.
- Salva subito il file in un archivio ordinato, perché il portale rende disponibili le ricevute online solo per gli ultimi 30 giorni.
Il PDF è firmato digitalmente con un codice di controllo che ne garantisce l’autenticità, ed è questo documento, non il registro cartaceo, a costituire la prova dell’adempimento in caso di verifica. Il menu Analisi Invii del portale permette inoltre di controllare lo storico delle trasmissioni e individuare eventuali anomalie prima che diventino un problema in sede di controllo.
Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
Quando il sistema risulta irraggiungibile, la tentazione di compilare un quaderno cartaceo “per sicurezza” è comprensibile, ma non basta a soddisfare l’obbligo di legge. Le FAQ delle Questure sulle criticità tecniche indicano una prassi diversa:
- contatta immediatamente la Questura o il Commissariato competente per segnalare l’indisponibilità del portale;
- chiedi istruzioni su eventuali canali sostitutivi temporanei, che possono variare da ufficio a ufficio e includere PEC o fax;
- conserva ogni comunicazione scambiata con l’ufficio, comprese email e numeri di protocollo, come prova del tentativo di adempimento;
- non assumere che un guasto tecnico generi automaticamente una deroga: la Questura non concede esenzioni di default, ma indica caso per caso come procedere.
Chi si trova spesso ad affrontare rallentamenti del portale può trovare utile una guida su cosa fare quando Alloggiati Web non risponde, con indicazioni pratiche per non perdere i termini di invio.
Checklist operativa per il check-in e l’invio delle schedine
Per non lasciare nulla al caso, questa sequenza copre i passaggi essenziali dall’arrivo dell’ospite alla chiusura della pratica:
- Richiedi e verifica un documento d’identità valido per ogni ospite maggiorenne.
- Raccogli i dati anagrafici completi, compresi tipo, numero e luogo di rilascio del documento.
- Inserisci i dati manualmente oppure genera il file .txt secondo il tracciato record.
- Invia la schedina rispettando il termine di 24 ore o di 6 ore in base alla durata del soggiorno.
- Controlla l’esito nella sezione Analisi Invii del portale.
- Scarica e archivia subito la ricevuta digitale in formato PDF.
Per gruppi numerosi o famiglie, prepara in anticipo l’elenco completo degli ospiti: evita di raccogliere i documenti uno a uno al momento del check-in, soprattutto quando il soggiorno dura meno di 24 ore e il termine di invio si riduce a 6 ore.
Un consiglio: tieni un modello già pronto del file .txt con i campi fissi della struttura precompilati, così al check-in resta solo da aggiungere i dati degli ospiti.
Quando conviene automatizzare la registrazione degli ospiti
Per chi gestisce una sola unità con pochi arrivi al mese, la procedura manuale resta gestibile. Il quadro cambia quando si moltiplicano gli immobili, le piattaforme di prenotazione o gli arrivi di gruppo: in questi casi aumenta il rischio di duplicati, errori nei campi del documento o invii dimenticati.
L’automazione aiuta concretamente su alcuni punti:
- sincronizza le prenotazioni arrivate da più portali OTA evitando doppi inserimenti;
- riduce i duplicati generando il file .txt direttamente dai dati raccolti al check-in;
- conserva automaticamente le ricevute digitali, superando il limite dei 30 giorni di disponibilità online.
L’automazione semplifica il lavoro operativo, ma non trasferisce la responsabilità legale: la comunicazione alla Questura resta in capo al gestore della struttura, indipendentemente dallo strumento usato per generarla.
Il mio punto di vista su adempimento e automazione
Il problema più comune che vedo tra i gestori non è la scarsa conoscenza della norma, ma la gestione frammentata dei dati: un calendario su Airbnb, uno su Booking, un quaderno per le note personali. In questo scenario il registro cartaceo diventa un rifugio psicologico più che una scelta operativa, perché dà l’illusione di avere “tutto scritto da qualche parte”.
La priorità pratica non è scegliere tra carta e digitale, ma eliminare i passaggi dove si perde tempo o si introducono errori: la trascrizione manuale dei documenti, il controllo incrociato tra piattaforme, la ricerca di una ricevuta vecchia di due mesi che il portale non mostra più. Chi riduce questi attriti rispetta i termini con meno fatica, a prescindere dal volume di ospiti che gestisce.
— Sofía Herrera
Un’alternativa concreta per chi gestisce più prenotazioni
Se gestisci più immobili, più canali di prenotazione o semplicemente vuoi smettere di rincorrere scadenze e ricevute, una piattaforma come EuroCheckin sincronizza automaticamente i dati con Alloggiati Web, raccoglie i documenti degli ospiti tramite check-in online multilingua e conserva le ricevute senza bisogno di salvarle una per una entro i 30 giorni previsti dal portale.
Il servizio si integra con calendari provenienti da Airbnb, Booking e Vrbo, riducendo il rischio di duplicati quando una stessa prenotazione arriva da più canali, e permette di gestire anche servizi extra acquistabili dagli ospiti. Per chi gestisce strutture più grandi è disponibile EuroCheckin per hotel, a partire da 3 € al mese per alloggio, mentre il piano per host di affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio.
Resta inteso che la responsabilità della comunicazione alla Questura è sempre del gestore della struttura: l’automazione riduce il lavoro manuale, non sostituisce l’attenzione a scadenze e dati corretti. Chi vuole valutare la configurazione per la propria struttura può richiedere assistenza diretta per l’attivazione.
Domande frequenti
Dove si registrano gli alloggiati?
La registrazione avviene esclusivamente tramite il portale Alloggiati Web, accessibile con credenziali rilasciate dalla Questura competente. Il registro cartaceo può restare un supporto organizzativo interno, ma non è il canale di invio verso la pubblica sicurezza.
È obbligatorio registrare gli alloggiati?
Sì, l’obbligo riguarda tutte le strutture ricettive, incluse le locazioni di durata inferiore a 30 giorni, ai sensi dell’articolo 109 del TULPS. I dati vanno trasmessi entro 24 ore dall’arrivo per soggiorni più lunghi o entro 6 ore per soggiorni di durata pari o inferiore a 24 ore.
Dove posso trovare il modulo per la comunicazione alloggiati?
I moduli e i manuali ufficiali per la richiesta di abilitazione e per la creazione del file di trasmissione sono disponibili sul sito della Questura competente e nella sezione download del portale Alloggiati Web. Conviene verificare sempre la versione più recente prima di inviare la richiesta.
Come si registrano le strutture ricettive?
Ogni struttura deve prima richiedere le credenziali di accesso alla Questura competente, poi può inserire manualmente i dati degli ospiti o inviare un file .txt precompilato secondo il tracciato record indicato dal manuale tecnico. Dopo l’invio, la ricevuta digitale scaricata dal portale costituisce la prova dell’adempimento.
Fonti
- Questura di Trieste - indicazioni per Alloggiati Web
- Gazzetta Ufficiale - Decreto del Ministro dell’Interno 7 gennaio 2013
