Nella schedina di un ospite va un solo numero: quello del documento che ti mostra davvero al check-in. Va scritto come compare sul documento, nel campo previsto, e deve corrispondere al tipo di documento che hai selezionato. Spesso però i numeri non tornano. Il numero comunicato su Airbnb o Booking non coincide con la carta d’identità, l’ospite che torna ha rinnovato il passaporto, sulla carta d’identità elettronica trovi più codici. In questa guida vediamo da dove nascono questi numeri diversi, quale scegliere caso per caso e come evitare che un numero sbagliato finisca nella comunicazione alla Questura.
TL;DR
- Nella schedina va il numero del documento esibito all’arrivo, non quello di una prenotazione o di un soggiorno precedente.
- Sulla carta d’identità elettronica il numero del documento è quello stampato sul fronte in alto a destra. Il codice fiscale e gli altri codici non vanno usati.
- Tipo di documento e numero devono essere coerenti: un numero di passaporto con il tipo “carta d’identità” è un errore, anche se il numero è giusto.
- Il campo numero documento di Alloggiati Web è lungo 20 caratteri. Nell’invio tramite file i caratteri mancanti vanno completati con spazi.
- Dopo l’invio non tenere copie dei documenti. Conserva invece le ricevute per 5 anni.
Indice
- Perché lo stesso ospite ha numeri di documento diversi
- Qual è il numero giusto sulla carta d’identità elettronica
- Il codice fiscale non è il numero del documento
- Come inserire il numero su Alloggiati Web senza errori
- Se hai già inviato un numero sbagliato
- Copie dei documenti: cosa puoi tenere e cosa no
- Il nostro punto di vista
- Meno numeri da ricopiare con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Perché lo stesso ospite ha numeri di documento diversi
Non sempre è un segnale d’allarme. Nella maggior parte dei casi c’è una spiegazione banale, e riconoscerla ti fa risparmiare tempo e discussioni alla porta. Queste sono le situazioni che incontriamo più spesso.
| Situazione | Perché i numeri differiscono | Cosa inserire |
|---|---|---|
| L’ospite ha comunicato un documento in prenotazione e ne mostra un altro all’arrivo | Ha più documenti validi (carta d’identità e passaporto) | Il numero e il tipo del documento esibito al check-in |
| Ospite abituale con documento rinnovato | Ogni documento nuovo ha un numero nuovo | Il numero del documento attuale, mai quello salvato dal soggiorno precedente |
| Carta d’identità elettronica con più codici | Sul supporto ci sono numero del documento, codice fiscale e banda leggibile da macchina | Solo il numero del documento, sul fronte in alto a destra |
| Ospite straniero con carta d’identità e passaporto | Due documenti, due numerazioni indipendenti | Il documento che ti mostra, con il tipo corretto |
| Numero trascritto a mano o dettato al telefono | Confusione tra O e 0, I e 1, S e 5 | Ricontrolla sul documento originale, carattere per carattere |
| Due ospiti con lo stesso numero nella stessa prenotazione | Quasi sempre un copia e incolla sbagliato | Il documento di ciascuno, verificato uno per uno |
L’ultimo caso merita attenzione. Due persone diverse con lo stesso numero di documento nella stessa pratica sono, in pratica, sempre un errore di inserimento. Se lo trovi prima dell’invio, risolvi in un minuto. Se lo trovi dopo, hai una comunicazione da sistemare.
Qual è il numero giusto sulla carta d’identità elettronica
Con la vecchia carta d’identità cartacea era semplice: il numero stava sulla prima facciata, sotto la scritta «Carta d’identità». La carta d’identità elettronica (CIE) ha cambiato le cose, e qui nascono molti dei “numeri diversi” che gli host si trovano davanti.
Sulla CIE il numero del documento si trova sul fronte della tessera, stampato in alto a destra. È un codice alfanumerico, cioè fatto di lettere e cifre. È questo il valore da riportare nella schedina.
Sul retro trovi altre informazioni, fra cui il codice fiscale e le righe di caratteri pensate per la lettura automatica. Non vanno nel campo numero documento. Se un ospite ti detta “il numero della carta”, chiedigli di leggere quello sul fronte, in alto a destra. Meglio ancora, verificalo tu sul documento al momento dell’identificazione.
Per passaporti e documenti stranieri vale la stessa logica: conta il numero del documento, non i numeri di serie interni, i codici a barre o i codici personali che alcuni Paesi stampano sulla stessa pagina.
Il codice fiscale non è il numero del documento
Tra i risultati di ricerca su questo tema compare spesso l’omocodia, cioè il caso di due persone a cui risulterebbe lo stesso codice fiscale. Per un host è utile per un solo motivo: ricordare che il codice fiscale identifica una persona, non un documento, e non sostituisce il numero della carta d’identità o del passaporto.
L’Agenzia delle Entrate spiega che, in caso di omocodia, assegna a ciascuna persona un codice fiscale univoco. Segnala anche che molte omocodie solo apparenti nascono dai calcolatori fai-da-te trovati online. Per la schedina Alloggiati Web, quindi, il codice fiscale non entra nel campo del documento, e un codice fiscale “strano” non è un motivo per rifiutare un ospite che ha un documento valido.
Come inserire il numero su Alloggiati Web senza errori
La guida ufficiale al servizio Alloggiati Web chiede, per ogni ospite che deve esibire un documento, il tipo di documento, il numero e il luogo di rilascio. Il tipo si può digitare oppure scegliere dalla lista che compare dopo i primi caratteri. Nell’invio tramite file il campo del numero è lungo esattamente 20 caratteri: se il numero è più corto, i caratteri mancanti vanno riempiti con spazi. È un dettaglio tecnico che fa scartare molti caricamenti massivi.
Una procedura che funziona:
- Identifica l’ospite con il documento in mano, non con i dati della prenotazione. L’art. 109 del TULPS consente di dare alloggio solo a persone munite di un documento idoneo.
- Scegli prima il tipo di documento, poi scrivi il numero. Carta d’identità, carta d’identità elettronica e passaporto sono voci diverse.
- Trascrivi il numero esattamente come è stampato, senza spazi interni aggiunti, senza trattini inventati e senza il prefisso del Paese, se non fa parte del numero.
- Controlla i caratteri ambigui: O e 0, I e 1, B e 8, S e 5 sono gli scambi più frequenti.
- Nei gruppi e nelle famiglie il portale distingue il capofamiglia o capogruppo dagli altri componenti. Il documento va riferito alla persona giusta: la nostra guida al check-in di gruppo su Alloggiati Web spiega come impostarlo.
- Rispetta i tempi. La comunicazione va fatta entro 24 ore dall’arrivo, con tempi più stretti per i soggiorni brevissimi. Un problema tecnico causato da terzi non giustifica il ritardo.
- Scarica subito la ricevuta. Le ricevute non sono più consultabili sul portale dopo 30 giorni e vanno conservate per 5 anni come prova dell’adempimento.
Se gestisci più alloggi e invii file, il problema dei 20 caratteri e degli spazi si moltiplica per ogni riga. Qui l’invio automatico delle schedine toglie di mezzo l’errore manuale: il formato lo genera il software, non tu.
Se hai già inviato un numero sbagliato
Capita. Un numero con una cifra invertita, il numero del vecchio passaporto, il tipo di documento sbagliato. Ecco come muoverti.
- Non ignorare l’errore. La comunicazione serve all’autorità di pubblica sicurezza per identificare chi alloggia nella struttura. Un numero che non corrisponde al documento la rende inutile.
- Correggi il prima possibile con gli strumenti del portale. Se non sei sicuro della procedura, chiedi alla Questura competente: è l’ufficio che ti ha abilitato al servizio.
- Tieni traccia della ricevuta originale e di quella della correzione.
- Cerca la causa. Se l’errore nasce da un dato copiato dalla prenotazione o da un vecchio soggiorno, cambia il processo, non solo la schedina.
Nella nostra guida per risolvere gli errori di Alloggiati Web trovi i casi più comuni e come sistemarli passo per passo.
Copie dei documenti: cosa puoi tenere e cosa no
Molti host conservano la foto del documento “per sicurezza”, proprio per poter ricontrollare un numero dubbio. Il Garante Privacy è stato chiaro: dopo la comunicazione alle autorità i dati vanno distrutti o cancellati, e la copia del documento non va conservata. Il controllo del numero va fatto prima dell’invio, non dopo con un archivio di scansioni.
Quello che invece devi conservare è la ricevuta di Alloggiati Web. Per capire come impostare il trattamento dei dati nel check-in a distanza, leggi la nostra guida su check-in online e GDPR.
Il nostro punto di vista
Vediamo ogni giorno schedine preparate da host attenti e scrupolosi. Quando c’è un errore sul numero del documento, quasi mai è distrazione: è il processo. Il numero arriva da tre fonti diverse (la prenotazione, un messaggio dell’ospite, il documento vero) e qualcuno deve decidere, di corsa, quale copiare. Più alloggi gestisci, più spesso succede.
Per questo crediamo che il numero debba entrare una volta sola, alla fonte, e poi viaggiare senza essere ricopiato. Con il check-in online multilingua l’ospite inserisce i dati del documento che porterà con sé. Tu verifichi che corrispondano al documento esibito, e la sincronizzazione con Alloggiati Web evita i doppioni e gli errori di trascrizione. Non togliamo al gestore la responsabilità dell’identificazione, che resta sua per legge. Gli togliamo i passaggi in cui un 0 diventa una O.
— Sofía Herrera
Meno numeri da ricopiare con EuroCheckin
Se ti ritrovi spesso a confrontare numeri di documento diversi tra prenotazione e arrivo, EuroCheckin automatizza la registrazione degli ospiti con sincronizzazione ad Alloggiati Web, check-in online multilingua e prenotazioni centralizzate da Airbnb, Booking.com e Vrbo. Costa 5 € al mese per alloggio. Per le strutture alberghiere c’è EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Oltre 3.000 host lo usano già, con un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni.
Domande frequenti
Cosa si intende con numero di documento?
È il codice alfanumerico che identifica quel singolo documento, carta d’identità o passaporto, e cambia a ogni rinnovo. Non è il codice fiscale, che identifica la persona. Per Alloggiati Web conta il numero del documento esibito all’arrivo.
Dove si trova il numero sulla carta d’identità elettronica?
Sul fronte della tessera, in alto a destra. Gli altri codici, compreso il codice fiscale sul retro, non vanno inseriti nel campo numero documento della schedina.
L’ospite ha dato un numero su Booking e ne mostra un altro: è un problema?
Di solito no: molti viaggiatori hanno sia la carta d’identità sia il passaporto. Inserisci il numero e il tipo del documento che ti mostra al check-in, dopo aver verificato che sia valido e intestato a lui.
Posso riusare il numero di documento di un ospite che torna?
Solo dopo averlo ricontrollato sul documento che ti mostra questa volta. Se nel frattempo l’ospite ha rinnovato la carta o il passaporto, il numero è cambiato e quello vecchio renderebbe la comunicazione errata.
Posso tenere una foto del documento per verificare il numero in seguito?
No. Il Garante Privacy chiede di cancellare i dati dopo la comunicazione alle autorità. Verifica il numero prima dell’invio e conserva soltanto la ricevuta di Alloggiati Web.
Fonti
- Guida servizio Alloggiati Web, Polizia di Stato
- FAQ Servizio Alloggiati, Polizia di Stato
- Istruzioni per il modulo alternativo di comunicazione degli alloggiati, Polizia di Stato
- Garante Privacy: no alla conservazione di copia dei documenti degli ospiti
- Agenzia delle Entrate: guida all’omocodia 2026
- Lentepubblica: numero della carta d’identità elettronica
- La Legge per Tutti: dove si trova il numero della CIE
