Sì, la comunicazione ISTAT è obbligatoria per le strutture ricettive: ogni mese si trasmettono arrivi e presenze, di norma attraverso il portale della propria Regione o Provincia autonoma, che raccoglie i dati e li inoltra a ISTAT. Il primo passo è verificare quale portale vale per voi, ottenere le credenziali e controllare il formato richiesto dal sistema ufficiale.
In breve:
- Per ogni ospite registrate un arrivo, mentre ogni notte trascorsa conta come presenza; prenotazioni e notti effettive non sono intercambiabili.
- Il file deve rispettare il tracciato MOV/C, contenere un record per movimento ed essere inviato entro il giorno 20 del mese successivo.
- Le procedure e le piattaforme cambiano da una Regione all’altra: chiedete all’ufficio competente se l’invio può essere affidato a un intermediario.
- Prima del caricamento, controllate che ogni record riporti mese, comune e provenienza e che tipologia della struttura e totali siano coerenti.
Indice
- Quadro normativo: perché l’obbligo è vincolante
- Chi comunica: il ruolo di ISTAT e degli uffici regionali
- Quali dati inviare: arrivi, presenze e classificazioni
- Scadenze e modalità tecniche di invio
- Portali regionali: come trovare e usare quello giusto
- Documentazione interna: conservazione e controlli prima dell’invio
- Perché la qualità del dato conta davvero
- La nostra opinione: partite dal processo, non dal file
- Come ridurre il lavoro amministrativo con la nostra piattaforma
- Domande frequenti
- Fonti
Quadro normativo: perché l’obbligo è vincolante
La comunicazione non è una cortesia verso la statistica pubblica. Si fonda su un obbligo di legge, e conoscerne la base vi evita di scambiarla per un adempimento facoltativo.
- L’obbligo di risposta è sancito dall’art. 7 del d.lgs. n. 322/1989 e dal Programma statistico nazionale, come precisa la circolare tecnica ISTAT.
- La rilevazione «Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi» (IST-00139) è un’indagine totale: riguarda tutti gli esercizi attivi, non un campione.
- I dati sono protetti dal segreto statistico, ma questo non cancella l’obbligo di trasmetterli.
- Modalità, soggetto operativo e sanzioni dipendono dall’indagine e dalle disposizioni locali, quindi conviene sempre leggere anche gli avvisi della vostra Regione.
La rilevazione IST-00139 è censuaria su tutti gli esercizi ricettivi: nessuna struttura attiva può ritenersi esclusa solo perché piccola.
Chi comunica: il ruolo di ISTAT e degli uffici regionali
Di norma non inviate nulla direttamente a ISTAT. Come spiega la scheda qualità dell’istituto, la raccolta è organizzata dagli Uffici di statistica regionali, che ricevono i dati e li trasmettono a ISTAT. Per conoscere il flusso, il portale e il calendario da seguire, consultate le indicazioni della vostra Regione o Provincia autonoma.
In concreto:
- Individuate l’ufficio di statistica competente per il vostro comune e la piattaforma che adotta.
- Verificate con l’ufficio competente se è possibile delegare l’invio a un intermediario.
- Per dubbi tecnici o segnalazioni, consultate i riferimenti riportati nel comunicato sul II trimestre 2026.
Quali dati inviare: arrivi, presenze e classificazioni
La distinzione tra arrivi e presenze è l’errore più frequente. Un arrivo corrisponde a un ospite che prende alloggio; le presenze sono le notti trascorse. Per ogni ospite, contate un arrivo e una presenza per ciascuna notte trascorsa. Secondo ISTAT, un ospite che resta più notti genera un solo arrivo ma tante presenze quante sono le notti.
La rilevazione articola i dati per mese, comune, tipologia di struttura e provenienza. Consultate il tracciato e le istruzioni applicabili per verificare i campi e i codici richiesti.
Nel II trimestre 2026 la permanenza media nazionale è stata di 3,15 notti: un riferimento utile per accorgervi se i vostri totali sono fuori scala.
Una classificazione sbagliata falsa le statistiche del vostro territorio, anche quando i totali tornano.
Scadenze e modalità tecniche di invio
La trasmissione verso ISTAT deve avvenire sul sito certificato Indata, utilizzando le credenziali fornite. Il file deve rispettare il tracciato record Mod. ISTAT MOV/C descritto negli allegati della circolare. Per procedere:
- Verificate di avere le credenziali attive, per voi o per il soggetto delegato.
- Esportate i dati del mese, un record per ogni movimento, secondo il tracciato MOV/C.
- Controllate il file con i campi obbligatori e caricatelo sul portale indicato dalla vostra Regione.
- Inviate entro il giorno 20 del mese successivo a quello di riferimento.
- Conservate la ricevuta e controllate nella circolare ISTAT i termini per i prospetti annuali e le eventuali rettifiche.
Un consiglio: non rimandate l’invio all’ultimo giorno, perché un file scartato per un campo errato vi lascia poco margine per correggerlo, e inviare più file per lo stesso mese segue regole precise da verificare sulla circolare.
Portali regionali: come trovare e usare quello giusto
Ogni Regione ha il proprio sistema, e i nomi cambiano. Capire quale vi riguarda è il primo atto concreto.
- Il vostro ufficio regionale di statistica o il sito turistico della Regione può indicarvi quale piattaforma è in uso.
- Per ottenere le credenziali, consultate le istruzioni del portale e dell’ufficio competente.
- Le modalità di inserimento dipendono dal portale: leggete le istruzioni prima di procedere.
- Per le modalità operative, seguite le indicazioni della vostra Regione o Provincia autonoma.
Documentazione interna: conservazione e controlli prima dell’invio
Conservate ricevute, protocolli ed esportazioni di ogni invio. La lettera informativa ISTAT indica che i dati personali della rilevazione sono conservati da ISTAT per 60 mesi. Per il vostro archivio, verificate i tempi di conservazione applicabili.
Prima di inviare, passate in rassegna questi cinque punti:
- Gli arrivi corrispondono al numero di ospiti registrati nel mese.
- Le presenze corrispondono alle notti effettive, non alle prenotazioni.
- I totali sono coerenti con prenotazioni e calendario.
- Comune, mese e provenienza sono compilati per ogni record.
- Il file rispetta il tracciato e il nome richiesto dal portale.
Un consiglio: Esportate i dati dal gestionale in un formato coerente e confrontateli per individuare eventuali anomalie.
Perché la qualità del dato conta davvero
Il vostro invio entra in numeri molto grandi. Nel II trimestre 2026 ISTAT ha rilevato poco meno di 47 milioni di arrivi e quasi 148 milioni di presenze, e la componente straniera pesava per il 61,6% delle presenze. Una classificazione errata può compromettere la qualità delle analisi territoriali. Le priorità locali sono tre: distinguere bene arrivi e presenze, indicare sempre la provenienza e controllare la classificazione della struttura.
La nostra opinione: partite dal processo, non dal file
Il consiglio più diffuso è «compilate il tracciato correttamente». Ha senso, ma tratta il sintomo. Gli errori nascono quasi sempre a monte, quando i dati dell’ospite vengono raccolti a mano in posti diversi, con formati diversi, e poi riassemblati a fine mese sotto scadenza.
Chi lavora bene fa il contrario: raccoglie un dato solo, al momento del check-in, e lo riusa per ogni adempimento. Alloggiati Web, ISTAT e imposta di soggiorno chiedono informazioni in parte sovrapposte. Se ognuna viene ricopiata separatamente, moltiplicate le occasioni di sbagliare.
La priorità è quindi una sola: stabilire come, dove e da chi viene registrato ogni ospite. Il resto, portale regionale compreso, diventa una conseguenza. L’obbligo ISTAT è un buon motivo per sistemare finalmente il processo.
— Sofía Herrera
Come ridurre il lavoro amministrativo con la nostra piattaforma
EuroCheckin offre strumenti per la registrazione degli ospiti e la gestione dei dati relativi agli adempimenti.
- La piattaforma è pensata per gestire i dati degli ospiti.
- Per conoscere le funzioni disponibili, consultate le informazioni sul servizio.
- Valutate se gli strumenti offerti possono semplificare il vostro lavoro amministrativo.
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Domande frequenti
La comunicazione ISTAT è obbligatoria per tutte le strutture?
Sì, la rilevazione è totale e riguarda tutte le strutture ricettive attive. L’obbligo di risposta deriva dal d.lgs. n. 322/1989 e dal Programma statistico nazionale.
Devo inviare i dati direttamente a ISTAT?
Di norma no. Gli Uffici di statistica regionali raccolgono i dati e li trasmettono a ISTAT, quindi dovete seguire il portale e il calendario della vostra Regione o Provincia autonoma.
Che differenza c’è tra arrivi e presenze?
Un arrivo è un ospite che prende alloggio, mentre le presenze sono le notti trascorse. Un ospite che resta più notti genera un solo arrivo e tante presenze quante sono le notti.
Dove si caricano i file per ISTAT?
Sul sito certificato indata.istat.it/mtur, con le credenziali fornite e nel rispetto del tracciato Mod. ISTAT MOV/C. Se la vostra Regione usa un portale proprio, seguite le sue istruzioni.
