Le notifiche automatiche Questura sono l’invio telematico obbligatorio delle schedine alloggiati tramite Alloggiati Web: per essere a norma devi completare tre fasi, inserimento, analisi e scarico della ricevuta consuntiva. Il risultato operativo che devi raggiungere non è caricare i dati, ma ottenere quel documento firmato digitalmente entro le 24 ore per i soggiorni più lunghi o le 6 ore per quelli brevi.
In breve:
- Per poche unità con pochi arrivi basta l’inserimento manuale; chi gestisce più alloggi può scegliere file .txt o servizio web e un account unico.
- L’integrazione diretta richiede la generazione della WSKEY e il collaudo del flusso, attività che richiedono qualche giorno; conviene iniziare con file .txt.
- La ricevuta firmata resta scaricabile dal portale per 30 giorni, ma va archiviata internamente per 5 anni; controlla l’esito prima di scaricarla.
- Se Alloggiati Web non funziona, invia una PEC alla Questura con codice utente, date dei tentativi e prova del guasto, poi regolarizza appena riparte.
- Il gestore verifica di persona il documento d’identità, limita l’accesso alle credenziali e registra gli invii: il portale non convalida i dati.
Indice
- Come attivare e configurare l’invio automatico alla Questura
- Verificare gli invii, scaricare la ricevuta e conservarla nel tempo
- Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
- Privacy e responsabilità nella gestione dei dati degli ospiti
- Come EuroCheckin semplifica le notifiche alla Questura
- Perché conviene automatizzare il flusso verso Alloggiati Web
- Come iniziare con EuroCheckin per automatizzare gli invii
- Domande frequenti
- Fonti
Come attivare e configurare l’invio automatico alla Questura
Prima di automatizzare qualsiasi flusso serve l’accreditamento. Si richiede via PEC alla Questura competente per territorio, indicando i dati della struttura e del titolare: al termine ricevi le credenziali per accedere ad Alloggiati Web, compreso l’accesso con autenticazione a due fattori per l’area di lavoro riservata.
Una volta dentro, puoi scegliere tra tre modalità tecniche. L’inserimento manuale va bene per chi gestisce una sola unità con pochi arrivi settimanali. Il file precompilato in formato .txt segue una struttura rigida a 168 caratteri per riga ed è utile quando gestisci già un foglio di calcolo con i dati degli ospiti: il portale segnala le righe non conformi prima di permettere l’invio definitivo. La terza strada, pensata per chi gestisce più proprietà o usa un gestionale, è l’integrazione tramite Web Service: richiede la generazione di una WSKEY e l’uso di token temporanei per chiamare metodi come GenerateToken e Send, in modo che i dati viaggino direttamente dal tuo sistema di gestione al portale senza passaggi manuali.
Per attivare l’invio automatico in sicurezza, segui questi passaggi:
- Richiedi l’accreditamento via PEC alla Questura competente e attendi il rilascio delle credenziali.
- Accedi ad Alloggiati Web e verifica i codici di accesso a due fattori.
- Scegli la modalità tecnica più adatta al volume di arrivi: manuale, file .txt o Web Service.
- Genera la WSKEY se opti per l’integrazione diretta tramite gestionale.
- Esegui un invio di prova e controlla l’esito nella sezione Analisi prima di affidarti al flusso automatico a regime.
Per i gestori con più unità conviene usare la categoria “Appartamenti” e richiedere credenziali che coprano tutte le ubicazioni con un unico account, evitando duplicati nell’invio delle schedine.
Verificare gli invii, scaricare la ricevuta e conservarla nel tempo
Caricare i dati non basta: la sezione Analisi va controllata lo stesso giorno dell’invio, perché è lì che emergono eventuali errori di formattazione o dati mancanti prima che l’operazione si consideri conclusa. Solo dopo questo controllo ha senso scaricare la ricevuta.
Una ricevuta firmata digitalmente è l’unica prova legale dell’adempimento: senza di essa, un controllo da parte delle autorità non può considerare completata la comunicazione, anche se i dati risultano caricati sul portale, come chiarisce il manuale utente di Alloggiati Web.
Alcuni accorgimenti pratici per non perdere la documentazione:
- Scarica la ricevuta il giorno stesso o entro pochi giorni dall’invio, perché resta disponibile sul portale per soli 30 giorni.
- Organizza un archivio digitale per struttura e per mese, così da ritrovare rapidamente le ricevute in caso di verifica.
- Conserva ogni ricevuta per 5 anni, anche dopo che è scomparsa dal portale, perché resta l’unico documento che attesta l’adempimento.
- Fai un controllo periodico dell’archivio per assicurarti che non manchino invii, soprattutto nei periodi di alta stagione.
Cosa fare se il portale Alloggiati Web non funziona
Capita che il portale risulti temporaneamente irraggiungibile per manutenzione o guasti tecnici. In questi casi la procedura corretta non è aspettare, ma documentare subito l’impossibilità tecnica e inviare una comunicazione formale.
- Invia una PEC all’ufficio Alloggiati della Questura competente, indicando codice utente, date del tentativo di accesso e una prova del malfunzionamento, come richiesto dalle istruzioni per le strutture ricettive.
- Considera la PEC una misura temporanea: conserva sempre una copia e regolarizza la comunicazione tramite il portale non appena torna disponibile.
- Controlla eventuali avvisi di sospensione breve pubblicati dal portale prima di presumere un guasto esteso, così eviti invii doppi o PEC non necessarie.
Privacy e responsabilità nella gestione dei dati degli ospiti
Chi gestisce una struttura ricettiva è titolare del trattamento dei dati anagrafici degli ospiti, e questa responsabilità non si esaurisce con l’invio ad Alloggiati Web. Il gestore risponde di liceità, minimizzazione e sicurezza dei dati raccolti, come indicato nelle istruzioni ufficiali per le strutture ricettive.
Alcune buone pratiche riducono concretamente il rischio di violazioni: non condividere mai le credenziali di accesso tra più persone, verificare sempre de visu la validità del documento d’identità al check-in (il portale conferma solo la ricezione formale dei dati, non la loro validità) e tenere un registro interno dei trattamenti con politiche chiare su chi può accedere ai dati e per quanto tempo vengono conservati.
Un consiglio: tieni un log degli accessi alle credenziali Alloggiati Web, così puoi dimostrare chi ha effettuato ogni invio in caso di controllo.
Come EuroCheckin semplifica le notifiche alla Questura
Automatizziamo la sincronizzazione delle prenotazioni da Airbnb, Booking e altri portali con la generazione dei file compatibili con Alloggiati Web, così da ridurre i passaggi manuali tra l’arrivo dell’ospite e l’invio della schedina. La piattaforma può integrarsi con il Web Service tramite WSKEY, riducendo il rischio di errori di trascrizione tra inserimento e invio.
Alcuni elementi concreti di come lavoriamo:
- Il check-in online multilingua raccoglie i dati dell’ospite prima dell’arrivo, riducendo i tempi di compilazione manuale.
- La sincronizzazione automatica dei calendari OTA evita duplicati e disallineamenti tra prenotazioni e schedine da inviare.
- L’archiviazione delle ricevute avviene in automatico, così da semplificare la conservazione richiesta per 5 anni.
- Un ampio numero di host usa la piattaforma, che ha un elevato tasso di successo nelle registrazioni.
Chi vuole approfondire l’integrazione tecnica può consultare la nostra guida su Alloggiati Web o la pagina dedicata alle API e al funzionamento del Web Service.
Perché conviene automatizzare il flusso verso Alloggiati Web
L’invio manuale funziona finché gestisci una o due unità con pochi arrivi, ma il rischio di errore cresce con il numero di prenotazioni e di portali da cui arrivano. L’automazione riduce questo rischio e libera tempo, a patto di accettare una fase iniziale di configurazione: generare la WSKEY e testare l’integrazione richiede qualche giorno di attenzione.
Il mio consiglio pratico è partire gradualmente: prova prima gli invii con file .txt o con un account di prova, poi passa alla piena automazione via Web Service quando il flusso è collaudato.
Come iniziare con EuroCheckin per automatizzare gli invii
Automatizzare l’invio delle schedine significa smettere di controllare manualmente ogni prenotazione in arrivo: sincronizziamo i calendari OTA, generiamo i file per Alloggiati Web e conserviamo le ricevute al posto tuo.
| Cosa ottieni | Dettaglio |
|---|---|
| Piano per host | EuroCheckin, 5 € al mese per alloggio |
| Piano per hotel | EuroCheckin per hotel, 3 € al mese per alloggio |
| Supporto attivazione | Assistenza per registrazione e configurazione |
Durante la prova si configura la sincronizzazione con i portali di prenotazione e si riceve assistenza nell’ottenimento della WSKEY, se si sceglie l’integrazione diretta. Visita EuroCheckin per avviare la configurazione sul tuo alloggio.
Domande frequenti
Cosa sono esattamente le notifiche automatiche alla Questura?
Sono l’invio telematico obbligatorio dei dati degli ospiti tramite Alloggiati Web, che sostituisce la registrazione cartacea per gli adempimenti verso la Questura. L’operazione si considera completa solo dopo aver scaricato la ricevuta consuntiva firmata digitalmente, non al semplice caricamento dei dati.
Entro quanto tempo devo inviare i dati degli ospiti?
Il termine è di 24 ore per i soggiorni superiori a 24 ore e di 6 ore per quelli più brevi. Il conteggio parte dal momento dell’arrivo dell’ospite in struttura.
Come posso automatizzare l’invio senza inserire ogni ospite a mano?
Puoi usare un file .txt precompilato con i dati degli ospiti oppure integrare il tuo gestionale tramite Web Service con WSKEY e token, come descritto nel manuale ufficiale del Web Service. Piattaforme come EuroCheckin sincronizzano automaticamente le prenotazioni dai portali OTA e generano i file pronti per l’invio.
Per quanto tempo devo conservare le ricevute di invio?
Le ricevute restano scaricabili dal portale per 30 giorni, ma vanno conservate internamente per 5 anni come prova dell’adempimento, secondo il manuale utente di Alloggiati Web. Senza la ricevuta scaricata in tempo, non è possibile recuperarla successivamente dal portale.
Cosa succede se il portale Alloggiati Web è bloccato il giorno della scadenza?
Devi inviare una PEC all’ufficio Alloggiati della Questura competente, indicando codice utente e prova del malfunzionamento, come previsto dalle istruzioni per le strutture ricettive. Si tratta di una misura temporanea: appena il portale torna disponibile, devi regolarizzare l’invio tramite Alloggiati Web.
