iCal è il sistema gratuito con cui Airbnb scambia la disponibilità con altri calendari. Il funzionamento è semplice: Airbnb ti dà un link che termina in .ics, tu lo incolli su Booking.com, Vrbo o Google Calendar, e da quel momento le date prenotate su Airbnb risultano occupate anche lì. Per la direzione opposta prendi il link dell’altro portale e lo importi su Airbnb. Passano solo le date occupate e l’aggiornamento avviene a intervalli, non all’istante. Qui sotto trovi i percorsi esatti, i tempi di aggiornamento di ogni piattaforma e cosa fare quando la sincronizzazione non funziona.
In breve
- iCal trasferisce solo i periodi occupati: niente prezzi, niente dati degli ospiti, niente contenuti dell’annuncio.
- Su Airbnb il link si trova in Calendario > annuncio > Disponibilità > Collega calendari.
- Per evitare doppie prenotazioni servono due collegamenti: Airbnb importato su Booking.com e Booking.com importato su Airbnb.
- Airbnb aggiorna i calendari importati ogni 3 ore, Booking.com ogni 2 ore: nei momenti di picco tieni d’occhio quella finestra.
- Ogni alloggio ha il suo link iCal su ogni portale: con più appartamenti, un collegamento per ciascuno.
Indice
- Cos’è iCal e cosa passa davvero tra i calendari
- Dove trovi il link iCal su Airbnb
- Sincronizzare Airbnb e Booking.com nei due sensi
- Airbnb su Google Calendar
- Ogni quanto si aggiornano i calendari
- Perché il calendario non si sincronizza: i problemi più comuni
- Il nostro punto di vista
- Calendari e registrazione ospiti in un unico pannello
- Domande frequenti
- Fonti
Cos’è iCal e cosa passa davvero tra i calendari
iCal (o iCalendar) è uno standard internazionale per lo scambio di calendari tra programmi diversi. Nel mondo degli affitti brevi serve a una cosa sola: dire a un portale quali notti sono già occupate altrove. Come spiega la guida iCal di atraveo, vengono sincronizzati esclusivamente i periodi occupati, senza dettagli della prenotazione né prezzi.
In pratica:
- Cosa passa: le date prenotate o bloccate, che sull’altro calendario diventano non disponibili.
- Cosa non passa: tariffe, regole di cancellazione, nome e documenti dell’ospite, messaggi, foto, descrizioni.
- Come passa: in modo passivo. Il portale che ha importato il link lo interroga a intervalli regolari e legge le novità. Nessuno “spinge” l’aggiornamento in tempo reale.
Due dettagli utili dalla stessa guida: i link iCal si riconoscono dall’estensione .ics o dalla parola “ical” nell’indirizzo, e se due portali segnalano lo stesso periodo in modo diverso, il periodo occupato ha sempre la precedenza. È una regola prudente: nel dubbio, la data resta chiusa.
Dove trovi il link iCal su Airbnb
Il percorso è indicato nella guida ufficiale di Airbnb sulla sincronizzazione dei calendari e funziona da browser, su computer o telefono:
- Apri Calendario e seleziona l’annuncio.
- Clicca su Disponibilità.
- Scorri fino a Collega calendari e scegli Esegui il collegamento a un altro sito web.
- Per esportare: copia il link del calendario Airbnb e incollalo nel calendario di destinazione (Booking.com, Vrbo, Google, Apple).
- Per importare: incolla il link .ics dell’altro sito nel campo dedicato, dai un nome riconoscibile (es. “Booking – Trilocale Navigli”) e clicca su Aggiungi calendario.
Airbnb accetta solo indirizzi che terminano in .ics: se il link che hai copiato ha un’altra forma, torna sul portale di origine e cerca la voce di esportazione corretta. Un consiglio pratico: usa nomi chiari per ogni collegamento. Quando gestisci tre appartamenti su tre portali hai nove link, e un nome generico come “Calendario 1” diventa una trappola.
Sincronizzare Airbnb e Booking.com nei due sensi
L’errore più diffuso è fermarsi a metà: esporti Airbnb su Booking.com e pensi di aver finito. Così però Booking.com sa cosa succede su Airbnb, ma Airbnb non sa nulla delle prenotazioni arrivate da Booking.com. Servono due passaggi.
Passaggio 1: Airbnb dentro Booking.com
- Copia il link di esportazione dell’annuncio Airbnb.
- Nell’Extranet di Booking.com apri Tariffe e disponibilità > Calendario e cerca la funzione di sincronizzazione dei calendari.
- Aggiungi una nuova connessione, incolla il link Airbnb e assegnale un nome.
Passaggio 2: Booking.com dentro Airbnb
- Nella stessa sezione dell’Extranet copia il link di esportazione del calendario Booking.com.
- Su Airbnb, in Collega calendari, incollalo come calendario importato e salva.
Ripeti la procedura per ogni alloggio: si collega un annuncio alla volta. Se usi anche Vrbo, il principio è identico, ogni portale deve importare il link di tutti gli altri.
Attenzione ai requisiti di Booking.com. Secondo la guida per i partner di Booking.com, la sincronizzazione è disponibile per strutture aperte e prenotabili con al massimo 20 tipi di camera, non più di un’unità per tipo, senza un connectivity provider collegato, e per utenti con i permessi su tariffe e disponibilità nell’Extranet. Se la voce non compare, il motivo è quasi sempre uno di questi. Booking.com permette anche di esportare il calendario verso calendari di terze parti, utile se vuoi una vista unica delle prenotazioni.
Per una checklist più dettagliata dei collegamenti incrociati trovi la nostra guida alla sincronizzazione bidirezionale iCal.
Airbnb su Google Calendar
Molti host vogliono vedere arrivi e partenze sul calendario del telefono, magari condiviso con chi fa le pulizie. Il procedimento:
- Copia il link di esportazione dell’annuncio Airbnb, come visto sopra.
- Apri Google Calendar da computer, accanto ad Altri calendari clicca su + e scegli Da URL.
- Incolla il link .ics e conferma.
Il calendario compare nella colonna di sinistra e puoi rinominarlo e colorarlo per alloggio. Tieni presente che Google aggiorna i calendari sottoscritti con i suoi tempi: le prove sull’aggiornamento dei calendari ICS in Google indicano intervalli di circa 12–24 ore, non modificabili. Va benissimo per organizzare pulizie e consegna chiavi; per decidere se una data è libera, fa fede il calendario del portale.
Il percorso inverso esiste: Airbnb accetta anche il link .ics di un calendario personale, utile per bloccare le date in cui usi tu l’appartamento. Ricorda però che le notti bloccate su un altro calendario potrebbero non essere bloccate su Airbnb, come precisa la guida di Airbnb sui calendari collegati: per le chiusure personali conviene bloccare le date direttamente su Airbnb.
Ogni quanto si aggiornano i calendari
Qui sta il punto che genera più domande. Ogni piattaforma legge i calendari importati secondo un proprio programma:
| Piattaforma | Frequenza di importazione | Aggiornamento manuale |
|---|---|---|
| Airbnb | ogni 3 ore | sì, con “Aggiorna”, entro un numero massimo di richieste |
| Booking.com | ogni 2 ore | sì, con “Import now” |
| Google Calendar | circa 12–24 ore | no |
I dati di Airbnb vengono dalla guida ufficiale di Airbnb, che precisa anche che più calendari collegati possono aggiornarsi in orari diversi; quelli di Booking.com dalla guida partner di Booking.com.
Cosa significa per te: se un ospite prenota su Airbnb alle 14:00, Booking.com potrebbe vedere quella data occupata solo alla sua lettura successiva. Nei weekend di alta stagione, con prenotazioni ravvicinate, quella finestra conta. Dopo ogni prenotazione importante, un clic su “Aggiorna” o “Import now” la riduce a zero.
Perché il calendario non si sincronizza: i problemi più comuni
Hai collegato un solo senso. Controlla che ogni portale abbia importato il link di tutti gli altri. È la causa numero uno di overbooking con iCal.
Il link non termina in .ics. Airbnb lo rifiuta o non legge nulla. Ricopia il link dalla voce di esportazione del portale di origine.
Hai incollato il link dell’alloggio sbagliato. Con più appartamenti ogni annuncio ha il suo link su ogni portale. Un link scambiato blocca le date dell’appartamento sbagliato.
La data è stata bloccata, non prenotata. Le notti bloccate su un altro calendario potrebbero non chiudersi su Airbnb, per esempio per tempi di preparazione o preavviso impostati altrove.
Booking.com non mostra la funzione. Verifica i requisiti visti sopra: numero di tipi di camera, unità per tipo, assenza di connectivity provider, permessi dell’utente.
Il link ha smesso di funzionare. Se un portale rigenera l’indirizzo, il vecchio collegamento resta muto. Una verifica mensile dei collegamenti, con una prenotazione di prova bloccata e poi rimossa, ti evita sorprese.
Abbiamo raccolto altri controlli pratici nel piano per ridurre le doppie prenotazioni.
Il nostro punto di vista
iCal è il modo più rapido per mettere d’accordo i calendari di Airbnb, Booking.com e Vrbo, e per molti host con uno o due appartamenti è il punto di partenza giusto. Lo vediamo ogni giorno: chi imposta bene i collegamenti incrociati e li controlla con regolarità lavora tranquillo.
Il vero limite per un host italiano non è il calendario, è tutto quello che viene dopo. Ogni prenotazione che arriva porta con sé un ospite da registrare su Alloggiati Web, documenti da raccogliere, un check-in da organizzare. Se le prenotazioni vivono in tre portali e le schedine in un quarto sistema, gli errori nascono negli spazi in mezzo.
Per questo abbiamo costruito EuroCheckin attorno a un’idea semplice: prenotazioni e calendari di Airbnb, Booking e Vrbo sincronizzati in un unico posto, e da lì check-in online multilingua e invio automatico ad Alloggiati Web. Il calendario smette di essere un fine e diventa l’inizio di un flusso che si chiude da solo.
Sofía Herrera
Calendari e registrazione ospiti in un unico pannello
Con EuroCheckin sincronizzi automaticamente prenotazioni e calendari da Airbnb, Booking, Vrbo e altre piattaforme, e ogni prenotazione diventa un check-in online che l’ospite completa nella sua lingua. I dati vengono poi inviati ad Alloggiati Web della Polizia di Stato, senza doppi inserimenti, per restare in regola con l’art. 109 del TULPS.
Il piano per affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio, quello per hotel da 3 € al mese per alloggio. Più di 3.000 host lo usano già. Scopri come funziona l’integrazione con Airbnb e Vrbo oppure attiva EuroCheckin per il tuo alloggio.
Domande frequenti
Dove si trova il link iCal su Airbnb?
Da browser apri Calendario, seleziona l’annuncio, poi Disponibilità e Collega calendari. Scegli “Esegui il collegamento a un altro sito web”: lì trovi il link da esportare e il campo per importare i calendari esterni. Ogni annuncio ha il suo link.
iCal sincronizza anche i prezzi?
No. iCal trasmette solo le date occupate o bloccate. Prezzi, regole di cancellazione, dati degli ospiti e contenuti dell’annuncio vanno gestiti su ciascun portale o con uno strumento che si collega alle piattaforme. Per capire le differenze tra i due approcci leggi il confronto channel manager o iCal.
Perché una prenotazione di Booking.com non compare su Airbnb?
Di solito perché manca il secondo collegamento: Airbnb deve importare il link di Booking.com, non basta il contrario. Se il collegamento c’è, Airbnb potrebbe non aver ancora fatto la lettura successiva, che avviene ogni 3 ore: clicca su Aggiorna nel calendario collegato.
Posso usare un unico link iCal per più appartamenti?
No. Ogni alloggio ha un proprio link su ogni portale, e i collegamenti vanno fatti annuncio per annuncio. Con più immobili, dai a ogni connessione un nome che indichi portale e appartamento.
Fonti
- Airbnb: sincronizzare il calendario Airbnb con altri siti (IT)
- Airbnb: calendar sync with other sites (EN)
- Booking.com Partner Hub: how to synchronize your calendars across channels
- Booking.com Partner Hub: syncing your Booking.com calendar to third-party calendars
- atraveo: iCal, gestione del calendario senza sforzo
- Google Calendar ICS subscription refresh rate
