Integrare Airbnb e Vrbo significa fare in modo che una prenotazione arrivata su un portale blocchi subito le stesse date sull’altro, così l’appartamento non viene venduto due volte. Ci sono due strade. La prima è gratuita: scambi i link iCal tra i due calendari. La seconda è una piattaforma che sincronizza prenotazioni e calendari in automatico. In Italia però l’integrazione non si ferma al calendario. Ogni ospite che arriva va comunicato alla Polizia di Stato su Alloggiati Web, qualunque sia il portale da cui ha prenotato. In questa guida vediamo come collegare i due portali, dove l’iCal mostra i suoi limiti e come far sì che ogni prenotazione diventi una schedina in regola.
In breve
- iCal è il collegamento di base: esporti il link del calendario da un portale e lo importi nell’altro. Scambia solo le date occupate, a intervalli: Airbnb aggiorna i calendari importati ogni 3 ore.
- Il rischio di doppie prenotazioni cresce nei periodi di alta domanda, quando due ospiti possono prenotare le stesse notti prima che i calendari si aggiornino.
- Una piattaforma di sincronizzazione riunisce prenotazioni, calendari e dati degli ospiti di Airbnb, Vrbo e Booking.com in un unico pannello.
- L’obbligo resta tuo: la comunicazione su Alloggiati Web va fatta entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni più brevi, anche se i portali sono collegati.
Indice
- Che cosa vuol dire integrare i due portali
- iCal o sincronizzazione automatica: le differenze
- Come collegare i calendari con iCal, passo per passo
- Errori di sincronizzazione e come risolverli
- Cosa puoi centralizzare oltre al calendario
- Gli obblighi italiani che l’integrazione non sostituisce
- Il nostro punto di vista
- Airbnb, Vrbo e Alloggiati Web in un solo posto
- Domande frequenti
- Fonti
Che cosa vuol dire integrare i due portali
Chi pubblica lo stesso alloggio su Airbnb e su Vrbo gestisce di fatto due calendari, due caselle di messaggi e due elenchi di prenotazioni. Sono separati e nessuno dei due sa cosa succede nell’altro. Integrarli vuol dire creare un flusso di dati tra i due, o meglio tra entrambi e un sistema centrale, perché tre cose restino allineate:
- La disponibilità: le notti vendute su un portale devono risultare chiuse sull’altro.
- Le prenotazioni: chi arriva, quando, in quanti, per quante notti.
- Gli adempimenti successivi: check-in, raccolta documenti, schedine per la Questura, check-out.
Il primo punto si risolve anche con l’iCal. Il secondo e il terzo richiedono uno strumento che legga davvero le prenotazioni, non solo le date bloccate.
iCal o sincronizzazione automatica: le differenze
| Aspetto | Link iCal tra Airbnb e Vrbo | Piattaforma di sincronizzazione |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito | Abbonamento per alloggio |
| Cosa trasmette | Solo le date occupate | Prenotazioni, calendari, dati ospiti |
| Frequenza | A intervalli fissati dal portale (su Airbnb ogni 3 ore) | Automatica, senza intervento manuale |
| Numero di portali | Ogni portale va collegato a ciascun altro | Tutti i portali in un unico pannello |
| Dati degli ospiti | Nessuno | Raccolti e riutilizzabili per check-in e schedine |
| Controllo degli errori | Manuale: te ne accorgi quando il calendario non si aggiorna | Centralizzato |
Con un solo appartamento su due portali l’iCal può bastare come punto di partenza. Le cose cambiano quando aggiungi Booking.com, un secondo alloggio o soggiorni brevi e frequenti. Ogni nuovo collegamento è un link in più da controllare, e ogni ora di ritardo è un’ora in cui le stesse notti risultano libere da due parti.
Come collegare i calendari con iCal, passo per passo
Se vuoi partire dal collegamento gratuito, la procedura è la stessa in entrambe le direzioni: esporti da un portale, importi nell’altro.
- Esporta il calendario di Airbnb. Nel calendario dell’annuncio, apri le impostazioni di disponibilità e cerca la sezione per collegare calendari esterni. Copia il link di esportazione: è un indirizzo che termina con .ics.
- Importalo su Vrbo. Nel calendario della proprietà su Vrbo scegli l’opzione per importare un calendario, incolla il link e dagli un nome riconoscibile, per esempio “Airbnb Trilocale Centro”.
- Fai il percorso inverso. Copia il link di esportazione del calendario Vrbo e importalo su Airbnb, nella stessa sezione dei calendari collegati.
- Prova il collegamento. Blocca una data di prova su un portale, forza l’aggiornamento sull’altro e controlla che compaia. Su Airbnb puoi avviare l’aggiornamento manualmente senza aspettare il ciclo automatico.
- Ripeti per ogni annuncio. Ogni alloggio ha il suo link: non usare lo stesso calendario per due unità diverse.
Errori di sincronizzazione e come risolverli
Quando un calendario importato non si aggiorna, quasi sempre la causa è una di queste. Le indicazioni arrivano dalla guida ufficiale di Vrbo sull’importazione dei calendari:
- Il link non è valido. Aprilo nel browser: se non scarica un file .ics, va rigenerato sul portale di origine.
- Il link inizia con webcal. Sostituisci “webcal” con “https” e reimporta.
- Nome o indirizzo duplicati. Ogni calendario importato deve avere nome e URL unici.
- Troppi calendari. Vrbo accetta al massimo cinque calendari importati per proprietà.
- Aggiornamento in ritardo. Nell’app Vrbo puoi forzare l’aggiornamento manuale.
C’è poi un limite che nessuna correzione risolve: l’iCal scambia solo le date. Non porta con sé il nome dell’ospite, il numero di persone, l’orario di arrivo né i documenti. Tutto questo devi recuperarlo a mano, portale per portale.
Cosa puoi centralizzare oltre al calendario
Quando prenotazioni e calendari confluiscono in un unico sistema, gran parte del lavoro ripetitivo si sposta dalle tue mani al software. Con EuroCheckin, per esempio, un host o un property manager può gestire da un solo pannello:
- Prenotazioni e calendari di Airbnb, Booking.com, Vrbo e altre piattaforme, sincronizzati in automatico.
- Check-in online multilingua: l’ospite inserisce i propri dati prima dell’arrivo, nella sua lingua. Trovi come funziona nella guida all’automazione del check-in negli affitti brevi.
- Schedine su Alloggiati Web: i dati raccolti vengono trasmessi alla Polizia di Stato tramite la sincronizzazione automatica, riducendo errori e duplicati.
- Gruppi e famiglie: un capogruppo con i suoi accompagnatori, come spiegato nella guida al check-in di gruppo su Alloggiati Web.
- Servizi extra che l’ospite può acquistare, con incasso diretto per il gestore.
- Conservazione dei dati conforme al GDPR e OCR delle fatture per le spese operative.
Se gestisci più unità in città diverse, la stessa logica vale per tutto il portafoglio: ne parliamo nella guida su come gestire più immobili da remoto.
Gli obblighi italiani che l’integrazione non sostituisce
Collegare Airbnb e Vrbo ti evita le doppie prenotazioni, ma per la legge italiana conta un’altra cosa: chi dorme nel tuo alloggio.
Alloggiati Web. In base all’art. 109 del TULPS, i gestori di strutture ricettive e chi affitta immobili per soggiorni inferiori a 30 giorni devono comunicare le generalità degli ospiti alla Polizia di Stato tramite Alloggiati Web. Vale per ogni prenotazione, da Airbnb come da Vrbo.
I tempi. La comunicazione va fatta entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, o entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore, come indica la pagina Alloggiati Web della Questura di Lecce richiamando il D.L. 53/2019 e il D.M. 16/9/2021.
L’identificazione dell’ospite. La stessa pagina della Questura riporta che, secondo la circolare ministeriale n. 38138 del 18/11/2024, l’identità va verificata di persona. La sola cassetta portachiavi o il solo invio digitale del documento non bastano. Il check-in online ti fa avere i dati in anticipo e senza errori di battitura. Il riconoscimento dell’ospite, invece, va organizzato all’arrivo. Se hai dubbi sulla procedura più adatta al tuo caso, chiedi all’ufficio Alloggiati della Questura competente per il tuo comune.
Il CIN. Per gli affitti brevi serve anche il Codice identificativo nazionale. Lo richiedi tramite la Banca dati delle strutture ricettive del Ministero del Turismo, poi lo pubblichi negli annunci di entrambi i portali e lo esponi nell’alloggio. La stessa disciplina prevede nelle unità abitative rilevatori di gas e monossido di carbonio ed estintori portatili in posizioni accessibili.
Il nostro punto di vista
Ogni settimana parliamo con host che hanno collegato Airbnb e Vrbo con l’iCal e pensano di aver chiuso la questione. Il calendario è a posto, ma le schedine si fanno ancora a mano. Copiano nomi e numeri di documento da due app diverse e li incollano su Alloggiati Web, magari alle undici di sera di un sabato di agosto.
Per noi la vera integrazione parte dalla prenotazione e arriva fino alla Questura. La prenotazione entra da qualunque portale e il calendario si chiude ovunque. L’ospite riceve il link per il check-in online nella sua lingua e i suoi dati finiscono su Alloggiati Web senza passare dalla tastiera dell’host. È per questo che abbiamo costruito EuroCheckin attorno alla conformità all’art. 109 del TULPS e non solo attorno al calendario. Gli oltre 3.000 host che lo usano ci danno un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni. Quel numero lo misuriamo sulle schedine, non sulle date bloccate.
— Sofía Herrera
Airbnb, Vrbo e Alloggiati Web in un solo posto
Con EuroCheckin colleghi le prenotazioni di Airbnb, Vrbo e Booking.com e gestisci calendario, check-in online e schedine automatiche da un’unica interfaccia, con assistenza nella configurazione. Il piano per affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio.
Gestisci una struttura alberghiera? C’è il piano EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Per tutti gli altri, il primo passo è attivare la prova gratuita su EuroCheckin e collegare il primo annuncio.
Domande frequenti
L’iCal è sufficiente per evitare le doppie prenotazioni?
Riduce il rischio, ma non lo elimina. Le date si aggiornano a intervalli, e su Airbnb il ciclo automatico è di 3 ore. In quel lasso di tempo le stesse notti possono risultare libere su entrambi i portali, ed è proprio nei periodi di alta domanda che il problema si presenta.
Posso collegare anche Booking.com oltre ad Airbnb e Vrbo?
Sì. Con l’iCal devi creare un collegamento per ogni coppia di portali e controllarli tutti. Con EuroCheckin le prenotazioni di Airbnb, Booking.com, Vrbo e altre piattaforme confluiscono in un unico calendario. Per l’attivazione del check-in online su Booking.com c’è la nostra guida dedicata al check-in online su Booking.
Se i portali sono integrati, devo comunque fare le schedine?
Sì. L’obbligo di comunicare gli ospiti su Alloggiati Web è tuo come gestore e non dipende dal portale da cui arriva la prenotazione. Una piattaforma come EuroCheckin automatizza l’invio, ma la responsabilità resta in capo a te.
Perché il calendario Vrbo non importa quello di Airbnb?
Di solito il link non è valido, inizia con webcal invece che con https, ha un nome già usato o hai superato i cinque calendari importati. Correggi il link, reimportalo e forza l’aggiornamento dall’app.
Fonti
- Airbnb: sincronizzare il calendario con calendari esterni
- Vrbo: importare un calendario da sincronizzare
- Polizia di Stato, Questura di Catanzaro: Schedine alloggiati
- Polizia di Stato, Questura di Lecce: Alloggiati Web
- Ministero del Turismo: Banca dati strutture ricettive e CIN
- Ministero del Turismo: disciplina degli affitti brevi
