Un buon messaggio multilingua arriva al momento giusto, nella lingua dell’ospite, e gli chiede una sola cosa alla volta. Per un affitto breve servono cinque o sei messaggi chiave (conferma, pre-arrivo con check-in online, benvenuto, esperienze locali, partenza, recensione), scritti in italiano e inglese e tradotti nelle lingue dei tuoi ospiti più frequenti. Qui trovi la sequenza, i testi da copiare in cinque lingue e gli errori che generano domande inutili alle 23 di sera.
In breve
- Prepara i messaggi in italiano e inglese, poi aggiungi le due o tre lingue che compaiono più spesso nelle tue prenotazioni.
- Il messaggio più importante è quello di pre-arrivo: contiene il link al check-in online e la richiesta dei documenti per la registrazione obbligatoria.
- Le esperienze locali funzionano meglio come consiglio concreto durante il soggiorno, non come elenco pubblicitario alla conferma.
- Frasi brevi, niente modi di dire, orari e indirizzi scritti sempre allo stesso modo: così anche una traduzione automatica resta chiara.
- Fai controllare da un madrelingua almeno il messaggio di benvenuto e le istruzioni di accesso.
Indice
- Quali lingue preparare davvero
- I momenti in cui scrivere all’ospite
- Modelli pronti da copiare
- Esperienze locali: come proporle nel messaggio giusto
- Traduzione automatica o testi scritti da un madrelingua?
- Errori che generano domande inutili
- Il nostro punto di vista
- Check-in multilingua e servizi extra in un unico posto
- Domande frequenti
- Fonti
Quali lingue preparare davvero
Non serve tradurre tutto in dieci lingue. Apri lo storico prenotazioni degli ultimi dodici mesi e conta le nazionalità: spesso tre o quattro lingue coprono quasi tutti gli ospiti.
Un criterio pratico:
- Italiano e inglese sempre, come base.
- Le lingue con almeno un ospite su dieci nel tuo storico: spesso tedesco, francese o spagnolo, ma dipende molto dalla zona. Un bilocale sul Garda e un loft a Napoli hanno pubblici diversi.
Le piattaforme come Airbnb e Booking.com mostrano già la lingua impostata dall’ospite nel suo profilo: usala come segnale per scegliere il modello giusto.
I momenti in cui scrivere all’ospite
| Momento | Quando inviarlo | Cosa deve contenere |
|---|---|---|
| Conferma | Subito dopo la prenotazione | Ringraziamento, date, cosa succede dopo |
| Pre-arrivo | 3-5 giorni prima | Link al check-in online, documenti, orario di arrivo |
| Istruzioni di accesso | La vigilia o la mattina dell’arrivo | Indirizzo, codici, parcheggio, numero di contatto |
| Benvenuto | Un’ora dopo l’ingresso | Wi-Fi, regole essenziali, servizi extra |
| Esperienze locali | Primo o secondo giorno | Due o tre consigli concreti vicino all’alloggio |
| Partenza e recensione | La sera prima del check-out | Orario, chiavi, raccolta differenziata, invito a recensire |
Se vuoi approfondire tempi e automazioni, la nostra guida sui messaggi automatici agli ospiti entra nel dettaglio di ogni invio.
Modelli pronti da copiare
Sostituisci i campi tra parentesi quadre. I testi sono volutamente semplici: frasi corte e una richiesta per messaggio.
Pre-arrivo con check-in online
È il messaggio che fa risparmiare più tempo, perché raccoglie i dati prima che l’ospite arrivi. In Italia chi ospita deve comunicare le generalità degli alloggiati alla Questura, come previsto dall’art. 109 del TULPS, tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Spiegare all’ospite perché servono i documenti evita che la richiesta sembri invadente.
Italiano
Ciao [Nome], ti aspettiamo il [data]! Per legge dobbiamo registrare i documenti di tutti gli ospiti. Completa il check-in online qui: [link]. Ci vogliono pochi minuti. A che ora pensi di arrivare?
English
Hi [Name], we look forward to welcoming you on [date]! Italian law requires us to register the ID of every guest. Please complete your online check-in here: [link]. It only takes a few minutes. What time do you expect to arrive?
Deutsch
Hallo [Name], wir freuen uns auf Ihre Ankunft am [Datum]! Nach italienischem Recht müssen wir die Ausweisdaten aller Gäste melden. Bitte erledigen Sie den Online-Check-in hier: [Link]. Das dauert nur wenige Minuten. Wann planen Sie anzukommen?
Français
Bonjour [Prénom], nous vous attendons le [date] ! La loi italienne nous oblige à enregistrer la pièce d’identité de chaque voyageur. Merci de faire votre check-in en ligne ici : [lien]. Cela ne prend que quelques minutes. À quelle heure pensez-vous arriver ?
Español
Hola [Nombre], ¡te esperamos el [fecha]! La ley italiana nos obliga a registrar el documento de todos los huéspedes. Completa tu check-in online aquí: [enlace]. Solo tarda unos minutos. ¿A qué hora piensas llegar?
In tedesco e francese abbiamo usato la forma di cortesia (Sie, vous), la scelta più sicura per un primo contatto.
Istruzioni di accesso
IT L’indirizzo è [via, numero, città]. Il portone si apre con il codice [codice]. Appartamento al [piano] piano, porta a [destra/sinistra]. Per qualsiasi problema chiamaci al [numero].
EN The address is [street, number, city]. The main door code is [code]. The flat is on the [floor] floor, door on the [right/left]. If anything goes wrong, call us at [number].
Scrivi l’indirizzo esattamente come compare su Google Maps e ripeti il numero di telefono con il prefisso +39: molti ospiti stranieri non sanno che serve.
Benvenuto
IT Benvenuto! Il Wi-Fi è [rete] / [password]. Il riscaldamento si regola dal termostato in corridoio. Se vuoi prenotare colazione, transfer o un late check-out, trovi tutto qui: [link servizi].
EN Welcome! Wi-Fi: [network] / [password]. You can adjust the heating from the thermostat in the hallway. Want to book breakfast, a transfer or a late check-out? Everything is here: [services link].
Esperienze locali: come proporle nel messaggio giusto
Chi cerca idee di esperienze locali per i propri ospiti di solito vuole due cose: dare un consiglio che renda il soggiorno memorabile e, se possibile, guadagnare qualcosa con un servizio extra. Le due cose stanno insieme se rispetti tre regole.
Scegli poco e vicino. Tre consigli entro un quarto d’ora a piedi valgono più di una lista di venti attrazioni. Il forno che apre alle 7, la trattoria dei residenti, il belvedere fuori dalle guide.
Mandali al momento giusto. Alla conferma l’ospite pensa ai voli, non alla cena. Il primo giorno di soggiorno, invece, è quando decide cosa fare. Un messaggio breve tipo questo funziona:
IT Un consiglio per stasera: [nome locale], a 5 minuti a piedi, chiedi il [piatto]. Domani mattina il mercato di [zona] apre alle [ora].
EN A tip for tonight: [place], a 5-minute walk away, try the [dish]. Tomorrow morning the [area] market opens at [time].
Trasforma le richieste ricorrenti in servizi. Se tre ospiti su dieci ti chiedono un transfer dall’aeroporto, una cesta di benvenuto con prodotti del territorio o una lezione di cucina con una signora del quartiere, quella è un’esperienza da offrire come servizio extra prenotabile, con descrizione tradotta e prezzo chiaro.
Per orari di musei ed eventi rimanda al sito ufficiale del luogo: cambiano con le stagioni.
Traduzione automatica o testi scritti da un madrelingua?
Entrambe, ognuna al suo posto. La traduzione automatica va bene per le risposte veloci in chat; i modelli fissi, inviati a centinaia di ospiti, meritano una revisione umana una volta sola.
Per ottenere traduzioni chiare:
- Una frase, un’informazione. “Il codice è 4821” si traduce bene; “il codice, che ti ricordo di non condividere, è 4821 se arrivi dopo le 20” no.
- Niente modi di dire. “In bocca al lupo per il viaggio” diventa incomprensibile in tedesco.
- Numeri in cifre e orari in formato 24 ore, con la stessa scrittura in tutte le lingue.
Errori che generano domande inutili
- Lingua sbagliata. Scrivere in tedesco a un ospite svizzero di lingua francese è un piccolo autogol: controlla la lingua del profilo, non solo il Paese.
- Link al check-in mandato tardi. Se arriva la mattina dell’arrivo, l’ospite lo apre in aeroporto con il telefono scarico. Per capire come impostare la sequenza, leggi il nostro workflow di check-in online.
- Documenti richiesti via chat come foto. Sparpaglia dati personali in chat non protette: un modulo dedicato è più sicuro, come spieghiamo nella guida su check-in online e GDPR.
Il nostro punto di vista
Lavorando con migliaia di host vediamo ogni giorno che il messaggio multilingua più prezioso non è quello di benvenuto, ma quello che porta l’ospite a completare il check-in prima di arrivare. Quando il modulo parla la lingua dell’ospite, la registrazione smette di essere una seccatura alla porta e diventa un passaggio di due minuti fatto dal divano di casa.
Per questo abbiamo costruito EuroCheckin attorno a un check-in online multilingua collegato ad Alloggiati Web: l’ospite inserisce i propri dati nella sua lingua, il gestore non ricopia nulla e il rischio di errori e duplicati si riduce. Accanto al check-in mettiamo i servizi extra, perché il momento in cui l’ospite si sente accolto è anche quello in cui è più propenso a prenotare un transfer o un’esperienza.
Il nostro consiglio è semplice: scrivi meno messaggi, ma fai in modo che ognuno porti l’ospite a fare una cosa precisa.
Sofía Herrera
Check-in multilingua e servizi extra in un unico posto
Con EuroCheckin l’ospite compila il check-in online nella propria lingua, i dati vengono sincronizzati con Alloggiati Web e le prenotazioni di Airbnb, Booking.com e Vrbo restano allineate in un solo calendario. Nella stessa piattaforma puoi pubblicare i servizi extra, dalle esperienze locali al late check-out, che l’ospite acquista con incasso diretto per te.
Il piano per appartamenti e affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio; per gli hotel c’è EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Puoi iniziare dalla prova gratuita su EuroCheckin e vedere come cambia il tuo messaggio di pre-arrivo. Per un quadro completo delle lingue e dei flussi, c’è anche la nostra guida al check-in multilingue.
Domande frequenti
In quante lingue devo scrivere i messaggi agli ospiti?
Italiano e inglese sono la base. Aggiungi le lingue che nel tuo storico prenotazioni rappresentano almeno un ospite su dieci: di solito bastano tre o quattro lingue in tutto. Per le altre nazionalità l’inglese funziona come lingua comune.
Posso chiedere i documenti all’ospite prima dell’arrivo?
Sì, ed è il modo più comodo per rispettare l’obbligo di comunicazione alla Questura previsto dall’art. 109 del TULPS. Usa un modulo di check-in online invece delle foto in chat, così i dati restano in un ambiente protetto. Ricorda comunque di verificare l’identità dell’ospite secondo le regole sul check-in da remoto.
Quando conviene suggerire esperienze locali?
Il primo o il secondo giorno di soggiorno, quando l’ospite decide cosa fare. Due o tre consigli vicini all’alloggio funzionano meglio di una lista lunga. Se un’esperienza viene richiesta spesso, proponila come servizio extra prenotabile.
