Dopo l’invio ad Alloggiati Web, chi affitta un appartamento o gestisce un B&B non deve conservare quasi nulla dei documenti dei suoi ospiti. Le copie di carte d’identità e passaporti vanno cancellate o distrutte subito, e l’unica cosa da tenere è la ricevuta della comunicazione, per cinque anni: lo ha chiarito il Garante privacy il 29 aprile 2026. Il rischio vero sta nelle abitudini di tutti i giorni: foto del passaporto nella galleria del telefono, documenti ricevuti in chat, cartelle condivise che nessuno svuota. Il modo più semplice per stare in regola è non far passare i documenti da quei canali: raccogliere i dati con un check-in online, inviarli in automatico alla Questura e tenere solo ciò che serve. È il lavoro per cui abbiamo costruito EuroCheckin.
In breve
- Foto, scansioni e fotocopie dei documenti vanno cancellate o distrutte appena ottieni la ricevuta di Alloggiati Web.
- La ricevuta si conserva per cinque anni in formato digitale, ma il portale la lascia scaricare solo per 30 giorni.
- I dati comunicati restano per cinque anni sui sistemi del Ministero dell’Interno, non nel tuo archivio.
- Chi non comunica gli ospiti rischia l’arresto fino a tre mesi o un’ammenda fino a 206 €.
- Servono anche un’informativa chiara per gli ospiti, regole per chi ti aiuta e un accordo con ogni fornitore che tratta i dati.
Indice
- Cosa ha chiarito il Garante privacy
- Cosa conservare e per quanto tempo
- Quali dati raccogliere per Alloggiati Web
- Dove nascono i problemi negli affitti brevi
- Come impostare una gestione dei dati a norma
- Informativa agli ospiti e violazioni dei dati
- Registrazione e dati ospiti con EuroCheckin
- Il nostro punto di vista
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa ha chiarito il Garante privacy
L’obbligo di partenza è l’art. 109 del TULPS, il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza: chi ospita persone a pagamento, compresi i proprietari che affittano per meno di 30 giorni, deve trasmettere le generalità degli ospiti tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni più brevi di un giorno. Se vuoi ripassare l’obbligo nel dettaglio, trovi la guida completa sull’art. 109 TULPS per i gestori.
Con la nota del 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha messo un confine netto: la legge chiede di comunicare i dati, non di archiviarli. Secondo la nota di chiarimento del Garante, la normativa di pubblica sicurezza non richiede di raccogliere e conservare copie dei documenti, se non per il tempo strettamente necessario a inserire i dati nel portale e ottenere la ricevuta. Dopo, le copie vanno eliminate.
Il motivo è concreto. Il Garante ha segnalato la pratica, diffusa soprattutto tra B&B e affittacamere, di fotografare i documenti con lo smartphone o di farseli mandare via messaggio, e ha indicato il rischio di furto d’identità e di accessi illeciti ai dati. Un passaporto in una chat è un documento che può finire ovunque.
Cosa conservare e per quanto tempo
| Dato o documento | Cosa fare | Per quanto tempo |
|---|---|---|
| Foto, scansioni o fotocopie dei documenti | Cancellare o distruggere | Solo fino alla ricevuta di Alloggiati Web |
| Dati digitali raccolti e trasmessi per la schedina | Cancellare dopo l’invio | Solo fino alla ricevuta |
| Ricevuta di Alloggiati Web | Scaricare e archiviare in digitale | Cinque anni |
| Dati comunicati alla Questura | Nulla: li conserva il Ministero dell’Interno | Cinque anni, sui sistemi del Ministero |
Sulla ricevuta la FAQ ufficiale di Alloggiati Web è chiara: va conservata per cinque anni in formato digitale, e resta scaricabile dal portale per un massimo di 30 giorni dall’emissione. Chi non la scarica in tempo la perde. Sul fatto che la conservazione dei dati spetti al Ministero e non alla struttura, la nota del Garante è riassunta anche nella circolare ASAT sul trattamento dei documenti. Abbiamo approfondito il tema in cosa tenere delle schedine alloggiati.
Quali dati raccogliere per Alloggiati Web
Conservare poco parte dal raccogliere solo il necessario. Per ogni ospite la schedina chiede, come indica la FAQ della Questura di Brescia:
- data di arrivo e numero di giorni di permanenza;
- cognome, nome e sesso;
- data e luogo di nascita;
- cittadinanza;
- tipo, numero e luogo di rilascio del documento.
Per famiglie e gruppi guidati bastano i dati completi del capofamiglia o del capogruppo; per gli altri componenti si indicano permanenza, nome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza, senza gli estremi del documento. Come gestirli in pratica lo spieghiamo nella guida al check-in di gruppo su Alloggiati Web. La stessa FAQ ricorda che il portale è l’unico canale ammesso: niente consegne su carta né invii ad altri uffici.
Dove nascono i problemi negli affitti brevi
Un host con due o tre appartamenti lavora spesso con un telefono, una chat e un co-host. Ed è lì che i documenti restano in giro:
- la galleria del telefono, che si sincronizza da sola con il cloud e tiene le foto anche dopo che le hai cancellate dalla chat;
- le chat con gli ospiti, con i loro backup automatici;
- la casella email, dove le scansioni dei passaporti restano negli allegati per anni;
- i dispositivi di chi ti aiuta, dal co-host all’addetto alle pulizie che fa le foto all’arrivo.
Cancellare tutto a mano, ogni settimana, su ogni dispositivo, è il tipo di lavoro che prima o poi salta.
Come impostare una gestione dei dati a norma
- Raccogli i dati da un solo canale. Il check-in online sostituisce foto e messaggi: l’ospite inserisce i suoi dati prima dell’arrivo, nella sua lingua. Con EuroCheckin il check-in online è multilingua e le prenotazioni arrivano sincronizzate da Airbnb, Booking.com, Vrbo e dagli altri portali, quindi nessun soggiorno resta senza schedina.
- Verifica l’identità. L’art. 109 chiede che l’identità sia accertata davvero. Su come farlo quando non sei sul posto trovi la nostra guida al check-in remoto con verifica de visu.
- Invia entro i tempi. Ventiquattro ore dall’arrivo, sei per i soggiorni brevissimi. EuroCheckin sincronizza automaticamente i dati con Alloggiati Web, eliminando gli errori di battitura e le schedine doppie.
- Archivia la ricevuta entro 30 giorni. Scaricala e conservala in digitale per cinque anni: è la prova da mostrare in caso di controllo.
- Elimina le copie. Se un documento è passato da chat, email o galleria, cancellalo da lì e dai backup appena hai la ricevuta.
- Istruisci chi lavora con te. Il Garante chiede di formare il personale sul divieto di trattenere copie. Decidi chi può vedere cosa: ne parliamo in ruoli e permessi su Alloggiati Web.
- Regola i rapporti con i fornitori. Ogni servizio che tratta i dati per tuo conto va inquadrato come responsabile del trattamento secondo l’art. 28 del GDPR, il regolamento europeo sulla privacy, con un accordo scritto.
Informativa agli ospiti e violazioni dei dati
Il GDPR chiede di dire agli ospiti, prima di raccogliere i dati, perché li chiedi, come li usi e a chi li trasmetti. Per i documenti il Garante indica di spiegare anche la logica della raccolta e di precisare che la struttura non archivierà le immagini. Come costruirla lo vediamo in check-in online e GDPR.
Se le immagini dei documenti finiscono nelle mani sbagliate, per esempio per un telefono perso o un account violato, si parla di data breach. In quel caso la struttura deve notificarlo al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR) e avvisare gli ospiti coinvolti (art. 34). Un motivo in più per non avere copie da perdere: in un dubbio concreto, come un dispositivo rubato con documenti dentro, confrontati subito con un consulente privacy o un avvocato.
Resta in piedi anche l’obbligo di comunicazione: se salti una schedina, l’art. 17 del TULPS prevede l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a 206 €.
Registrazione e dati ospiti con EuroCheckin
EuroCheckin raccoglie i dati degli ospiti con il check-in online multilingua, li sincronizza con Alloggiati Web e li conserva in modo sicuro, in linea con il GDPR. Nello stesso pannello gestisci prenotazioni e calendari di Airbnb, Booking.com e Vrbo, e i servizi extra che gli ospiti possono acquistare. Più di 3.000 host lo usano già, con un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni.
Il piano per affitti brevi costa 5 € al mese per alloggio; per gli hotel c’è EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Puoi iniziare con la prova gratuita da EuroCheckin.
Il nostro punto di vista
La nota del Garante non ha creato un obbligo nuovo: ha messo per iscritto quello che la legge diceva già. Comunicare sì, archiviare documenti no. Per molti host, però, cambia la routine di ogni giorno, perché il problema non è la regola ma i canali usati per seguirla.
Finché il documento arriva in chat, nessuna buona intenzione basta: la foto resta nel telefono, nel backup, nel dispositivo del co-host. Per questo crediamo che la conservazione corretta si progetti a monte. Se i dati entrano da un check-in online, vanno ad Alloggiati Web in automatico e si conservano in modo sicuro, non c’è nulla da rincorrere dopo.
È così che abbiamo costruito EuroCheckin: per togliere ai gestori il lavoro amministrativo che genera errori, duplicati e copie dimenticate, e lasciare più tempo per gli ospiti.
Sofía Herrera
Domande frequenti
Posso tenere una copia del passaporto per sicurezza?
No. Secondo il Garante le copie servono solo per inserire i dati in Alloggiati Web e vanno cancellate o distrutte appena ottieni la ricevuta. Tenerle “per sicurezza” ti espone in caso di furto o perdita dei dati.
Quanto tempo devo conservare le ricevute di Alloggiati Web?
Cinque anni, in formato digitale. Il portale le lascia scaricare solo per 30 giorni, quindi conviene salvarle subito dopo ogni invio.
Chi conserva i dati degli ospiti dopo l’invio?
Il Ministero dell’Interno, sui propri sistemi, per cinque anni. La struttura non deve tenere un proprio archivio dei dati trasmessi: le basta la ricevuta.
Cosa devo scrivere nell’informativa privacy per gli ospiti?
Perché raccogli i dati, che li trasmetti alla Questura tramite Alloggiati Web, chi altro li tratta per tuo conto e che non archivi le immagini dei documenti. Va fornita prima della raccolta, per esempio nella pagina di check-in online.
Fonti
- Garante privacy, comunicato stampa del 29 aprile 2026
- Garante privacy, nota di chiarimento sui documenti degli ospiti
- Alloggiati Web, FAQ ufficiali della Polizia di Stato
- Questura di Lecce, Alloggiati Web
- Questura di Brescia, FAQ Alloggiati Web
- Questura, F.A.Q. sulle sanzioni
- ASAT, circolare sui chiarimenti del Garante privacy
