Per importare le prenotazioni di Booking.com in un altro calendario ti servono due link iCal (.ics), uno per ogni direzione. Copi il link di esportazione dall’Extranet di Booking.com e lo incolli in Airbnb, poi copi il link del calendario Airbnb e lo incolli in Booking.com. Da quel momento le notti prenotate su un portale si chiudono anche sull’altro, in automatico. Il collegamento richiede pochi minuti. Più delicato è capire cosa passa davvero attraverso il link, ogni quanto si aggiorna e cosa fare quando una prenotazione non compare.
In breve
- La sincronizzazione funziona in due direzioni: si importa un link .ics dall’altro portale e si esporta il proprio link verso l’altro portale. Servono entrambe.
- Airbnb aggiorna i calendari collegati ogni 3 ore, Booking.com ogni 2 ore. Entrambi permettono un aggiornamento manuale.
- Il link iCal trasporta date occupate e bloccate, non i dati completi dell’ospite: per la registrazione su Alloggiati Web quei dati vanno raccolti a parte.
- Se Booking.com mostra “Solo importazione” o “Errore del servizio”, il collegamento è a metà o interrotto: controlla l’URL e ricollega.
- Con più unità, tariffe da allineare o molte prenotazioni, conviene centralizzare tutto in una piattaforma che sincronizza i portali.
Indice
- Cosa passa davvero con un link iCal
- Prima di collegare: i requisiti di Booking.com
- Importare Booking.com in Airbnb: i passaggi
- Esportare il calendario Airbnb verso Booking.com
- Ogni quanto si aggiornano i calendari
- Perché le prenotazioni di Booking.com non vengono importate
- Quando conviene centralizzare le prenotazioni
- Il nostro punto di vista
- Prenotazioni, calendari e registrazione ospiti in un solo posto
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa passa davvero con un link iCal
Il formato iCal è un file di calendario con estensione .ics, raggiungibile da un indirizzo web. Ogni piattaforma legge a intervalli regolari il link che le hai dato e chiude le date corrispondenti sul tuo annuncio.
Secondo il Centro assistenza Airbnb, le notti prenotate o bloccate su Airbnb vengono riportate nel calendario esterno collegato. Il calendario esportato include anche i blocchi generati dalle tue impostazioni di disponibilità: tempi di preparazione tra un soggiorno e l’altro, preavviso minimo e soggiorno minimo.
Nella pratica questo significa tre cose:
- Passano le date, non le persone. Il calendario dell’altro portale vede un periodo occupato, non il nome, il documento o il numero di ospiti.
- Non passano le tariffe. Prezzi e promozioni restano da gestire su ciascun portale.
- Il primo collegamento non è istantaneo. L’importazione avviene a cicli, quindi una prenotazione appena arrivata può impiegare qualche ora a chiudere le date altrove.
Se vuoi approfondire il funzionamento del formato lato Airbnb, trovi i dettagli nella nostra guida su come funziona l’iCal di Airbnb.
Prima di collegare: i requisiti di Booking.com
Non tutte le strutture possono usare la sincronizzazione dei calendari nell’Extranet. Nella sua guida alla sincronizzazione dei calendari, Booking.com indica questi requisiti:
- la struttura è aperta e prenotabile;
- l’utente che configura il collegamento ha i permessi su Tariffe e disponibilità;
- la struttura ha al massimo 20 tipologie di camera;
- ogni tipologia ha una sola unità;
- la struttura non è già collegata a un provider di connettività.
L’ultimo punto conta molto. Se usi già un sistema collegato via connessione diretta, il link iCal non è disponibile e la sincronizzazione passa da quel sistema.
Importare Booking.com in Airbnb: i passaggi
Questa è la direzione che porta le prenotazioni di Booking.com dentro Airbnb, così che le stesse notti non restino prenotabili due volte.
- Copia il link da Booking.com. Nell’Extranet apri la sezione dedicata alla sincronizzazione dei calendari della struttura e copia il link di esportazione. Per ogni unità c’è un link diverso: se hai due appartamenti, prendi quello giusto.
- Apri il calendario Airbnb. Vai su Calendario e seleziona l’annuncio che corrisponde a quell’unità.
- Vai su Disponibilità, poi Collega calendari. Scegli di collegare un altro sito.
- Incolla l’URL. Airbnb chiede un indirizzo che termini in .ics: incollalo nel campo dell’indirizzo del calendario.
- Dai un nome al calendario (ad esempio “Booking Trilocale Centro”) e seleziona Aggiungi calendario.
Il nome sembra un dettaglio, ma quando gli annunci diventano cinque o dieci è l’unico modo per capire subito quale calendario non si aggiorna.
Esportare il calendario Airbnb verso Booking.com
La seconda metà del lavoro è l’esportazione: chi cerca come esportare le prenotazioni di Airbnb di solito vuole proprio questo, cioè che le notti vendute su Airbnb si chiudano su Booking.com.
- In Airbnb vai su Calendario, seleziona l’annuncio, apri Disponibilità e poi Collega calendari.
- Copia il link del calendario Airbnb che la piattaforma ti mostra, come indicato nel Centro assistenza Airbnb.
- Nell’Extranet di Booking.com torna nella sezione di sincronizzazione dei calendari e scegli di importare un calendario.
- Incolla il link Airbnb, assegna un nome e conferma.
- Verifica lo stato. Quando il collegamento funziona in entrambe le direzioni, Booking.com mostra lo stato Ok.
Lo stesso link Airbnb può essere incollato anche in altri calendari basati su iCal, compreso un calendario personale. Per avere un quadro completo del collegamento nei due sensi, abbiamo raccolto i passaggi nella guida alla sincronizzazione bidirezionale iCal.
Ogni quanto si aggiornano i calendari
I due portali leggono i link a cicli diversi, e la differenza va tenuta presente quando arrivano prenotazioni last minute.
| Piattaforma | Aggiornamento automatico | Aggiornamento manuale |
|---|---|---|
| Airbnb | Ogni 3 ore | Comando Aggiorna sul calendario importato (il numero di richieste può essere limitato) |
| Booking.com | Ogni 2 ore | Pulsante Importa ora |
I tempi sono quelli dichiarati da Airbnb e da Booking.com. La stessa Booking.com, nella sua guida sulla gestione degli overbooking, spiega che la sincronizzazione riduce il lavoro manuale e il rischio di doppie prenotazioni, ma una prenotazione ricevuta su un’altra piattaforma può non comparire subito.
Un’abitudine semplice: quando ricevi una prenotazione per il giorno stesso o il giorno dopo, forza l’aggiornamento manuale sull’altro portale. Altri accorgimenti sono nella nostra guida per evitare le doppie prenotazioni.
Perché le prenotazioni di Booking.com non vengono importate
Il primo indizio è lo stato del collegamento che Booking.com mostra nell’Extranet.
| Stato | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| In attivazione | Il collegamento è appena stato creato | Attendi: il primo aggiornamento può richiedere fino a 2 ore |
| Ok | Importazione ed esportazione attive | Nulla |
| Solo importazione | Le date esterne entrano in Booking.com, ma le modifiche di Booking.com non escono | Incolla il link di esportazione di Booking.com nell’altro portale |
| Solo esportazione | Booking.com invia le sue date ma non ne riceve | Importa in Booking.com il link .ics dell’altro portale |
| Errore del servizio | Il collegamento non funziona | Controlla l’URL, poi scollega e ricollega |
Le cause più frequenti, secondo Booking.com, sono un refuso nell’URL, un link che l’altra piattaforma non supporta o impostazioni errate. Il consiglio è attendere e riprovare, perché l’aggiornamento può richiedere fino a 2 ore.
Sul lato Airbnb, il Centro assistenza suggerisce di selezionare il calendario importato e scegliere Aggiorna calendario. Le date prenotate sull’altro sito si chiudono in automatico, mentre i blocchi manuali potrebbero non essere importati. Se la sincronizzazione si è fermata, scollega il calendario e collegalo di nuovo.
Altri errori tipici che vediamo spesso:
- Link scambiati tra unità: il bilocale riceve le date del trilocale. Rinomina ogni calendario con il nome dell’unità.
- Link incollato due volte: le stesse date arrivano duplicate. Tieni un solo collegamento per portale.
- Modifiche fatte in due posti: se hai un sistema centrale, Booking.com raccomanda di usarlo come fonte principale per disponibilità e prezzi ed evitare di cambiare gli stessi dati anche nell’Extranet, come spiega la guida sugli overbooking.
Quando conviene centralizzare le prenotazioni
Il collegamento diretto tra due portali va bene per un appartamento su Airbnb e Booking.com. Le cose cambiano quando aggiungi Vrbo, un secondo immobile o un collaboratore che gestisce i check-in. A quel punto ogni unità ha più link da tenere allineati e ogni portale ha un ciclo di aggiornamento suo.
Le soluzioni con connessione diretta via API scambiano più dati e aggiornano più in fretta, e servono soprattutto quando devi allineare tariffe e restrizioni su molte unità. Per scegliere la configurazione giusta per il tuo portafoglio trovi un confronto nella guida channel manager o iCal, e un percorso graduale in quella per centralizzare le prenotazioni OTA. Se gestisci appartamenti con capienze diverse, vale anche la pena impostare bene la gestione della capienza a calendario.
Il nostro punto di vista
Importare le prenotazioni di Booking.com è solo il primo passo. Quando una prenotazione entra nel calendario, per un host in Italia inizia il lavoro vero: raccogliere i documenti degli ospiti e trasmetterli ad Alloggiati Web, come richiede l’art. 109 del TULPS.
Per questo abbiamo costruito EuroCheckin attorno a un’idea semplice: un solo posto dove arrivano le prenotazioni di Airbnb, Booking.com, Vrbo e degli altri portali, con i calendari sincronizzati in automatico. Da lì parte il check-in online multilingua, l’ospite inserisce i propri dati e la piattaforma li sincronizza con Alloggiati Web, riducendo errori e duplicati.
Chi oggi gestisce i link iCal a mano, portale per portale, spende tempo su un lavoro che può girare da solo. Più di 3.000 host si affidano già a noi, e il nostro tasso di successo nelle registrazioni è del 99,9%.
Sofía Herrera
Prenotazioni, calendari e registrazione ospiti in un solo posto
Con EuroCheckin le prenotazioni dei portali arrivano in un’unica dashboard, i calendari si sincronizzano in automatico e ogni ospite riceve il link per il check-in online. I dati raccolti vengono inviati ad Alloggiati Web e conservati in modo conforme al GDPR. Puoi anche proporre servizi extra prenotabili dagli ospiti, con incasso diretto.
Il piano per affitti brevi costa 5 € al mese per alloggio, quello per hotel 3 € al mese per alloggio, e si parte con un periodo di prova gratuita. Prova EuroCheckin oppure scopri come automatizzare la registrazione degli ospiti.
Domande frequenti
Posso importare le prenotazioni di Booking.com senza esportare quelle di Airbnb?
Sì, ma il collegamento resta a metà: Airbnb vedrà le date di Booking.com, mentre Booking.com continuerà a vendere le notti già prenotate su Airbnb. Booking.com in questo caso segnala lo stato “Solo importazione” o “Solo esportazione”. Per evitare doppie prenotazioni servono entrambe le direzioni.
Con il link iCal arrivano anche nome e documenti dell’ospite?
No. Il link trasmette le notti prenotate o bloccate, non i dati completi dell’ospite. Per la registrazione su Alloggiati Web devi raccogliere i dati a parte, ad esempio con un check-in online che li trasmette in automatico.
Perché una prenotazione appena ricevuta non compare sull’altro portale?
Perché i calendari si aggiornano a cicli: ogni 3 ore su Airbnb e ogni 2 ore su Booking.com. Usa il comando Aggiorna su Airbnb o Importa ora su Booking.com per forzare la lettura del link.
Ho più appartamenti: devo collegare un link per ognuno?
Sì, ogni unità ha il proprio link di esportazione e va collegata all’annuncio corrispondente sull’altro portale. Con molti immobili conviene una piattaforma che centralizzi prenotazioni e calendari, così non devi gestire ogni link a mano.
Fonti
- Centro assistenza Airbnb: sincronizzare il calendario con altri siti
- Booking.com for Partners: come sincronizzare i calendari tra i canali
- Booking.com for Partners: gestire le doppie prenotazioni
