L’integrazione tra PMS e Alloggiati Web si realizza tramite Web Service con protocollo SOAP, usando una WSKEY generata dal portale della Polizia di Stato. Questo meccanismo permette di rispettare l’articolo 109 del TULPS, che impone l’invio delle generalità degli ospiti entro 24 ore dall’arrivo, o 6 ore per soggiorni brevi. Piattaforme come questa automatizzano l’intero processo, eliminando l’inserimento manuale delle schedine.
In breve:
- Per permanenze inferiori a 24 ore, invia le generalità entro 6 ore dall’arrivo; negli altri casi, il termine è di 24 ore.
- La schedina richiede cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, documento, durata e tipologia del soggiorno; omissioni o ritardi espongono il gestore a sanzioni.
- Prima di attivare gli invii, abilita ogni alloggio sul portale, configura i campi anagrafici nel PMS e verifica credenziali e ricevute con prove.
- Conserva le ricevute firmate e una copia dei file inviati: se il servizio si interrompe, il gestore deve trasmettere manualmente entro i termini.
- Il cambio della password invalida la WSKEY e consente di generarne una nuova una volta al giorno, quindi pianificalo fuori dagli orari di punta.
Indice
- Obblighi normativi: quando e cosa devi inviare a Alloggiati Web
- Componenti tecnici dell’integrazione: WSKEY, token e formati accettati
- Checklist passo-passo per integrare il tuo PMS con Alloggiati Web
- Best practice per sicurezza dei dati e gestione della WSKEY
- Prospettiva pratica su automazione e conformità
- Come EuroCheckin semplifica l’integrazione con Alloggiati Web
- Domande frequenti
- Fonti
Obblighi normativi: quando e cosa devi inviare a Alloggiati Web
L’articolo 109 del TULPS stabilisce che ogni gestore di struttura ricettiva comunichi alla Questura le generalità degli ospiti alloggiati. Il termine è di 24 ore dall’arrivo per soggiorni normali, ridotto a 6 ore quando la permanenza prevista è inferiore alle 24 ore.
I dati richiesti comprendono cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo di documento e durata del soggiorno. Un invio tardivo o incompleto espone il gestore a sanzioni amministrative, oltre al rischio concreto di perdere traccia di una comunicazione dovuta durante i periodi di maggiore occupazione.
Gestire questi invii a mano, struttura per struttura, moltiplica le occasioni di errore:
- dimenticanze negli orari di alta stagione, con più check-in simultanei;
- errori di trascrizione nei dati anagrafici degli ospiti;
- duplicati quando più persone della stessa famiglia vengono inserite più volte;
- mancata sincronizzazione tra calendario prenotazioni e registro invii.
Automatizzare il flusso tra PMS e portale riduce questi rischi perché i dati raccolti al momento della prenotazione o del check-in digitale alimentano direttamente la trasmissione, senza passaggi manuali intermedi.
Componenti tecnici dell’integrazione: WSKEY, token e formati accettati
La WSKEY è una stringa alfanumerica generata dal portale Alloggiati Web, necessaria per autenticare ogni chiamata ai Web Services. Si ottiene dall’area riservata del portale, dopo aver abilitato gli alloggi alla comunicazione telematica.
L’endpoint ufficiale per le chiamate è https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/service/service.asmx, mentre la definizione del servizio in formato WSDL si ottiene aggiungendo ?wsdl allo stesso indirizzo. Il protocollo utilizzato è SOAP su XML: la chiamata iniziale GenerateToken restituisce un token temporaneo, che viene poi usato per inviare le schedine tramite i metodi esposti dal servizio.
Un consiglio: le linee guida ufficiali sui Web Services descrivono con precisione la sequenza di chiamate SOAP richieste: vale la pena consultarle prima di configurare qualsiasi integrazione personalizzata.
Oltre al Web Service, il portale accetta anche altre modalità di invio:
- inserimento manuale tramite maschera web, schedina per schedina;
- caricamento di un file di testo precompilato in formato UTF8;
- invio automatico via Web Service, l’unica modalità realmente scalabile per chi gestisce più alloggi.
Ogni trasmissione riuscita genera una ricevuta firmata digitalmente, che va conservata come prova dell’adempimento: in caso di controllo, è questa ricevuta a dimostrare che l’invio è avvenuto nei termini previsti dalla legge.
Checklist passo-passo per integrare il tuo PMS con Alloggiati Web
Attivare l’integrazione richiede una sequenza precisa di passaggi tecnici e amministrativi. Seguirli nell’ordine corretto evita di dover tornare indietro a metà configurazione.
- Accedi al portale Alloggiati Web e abilita ogni singolo alloggio alla comunicazione telematica.
- Genera la WSKEY dall’area riservata e inseriscila nelle impostazioni del tuo PMS o della piattaforma di integrazione.
- Verifica la connessione interrogando il WSDL del servizio per confermare che le credenziali siano attive.
- Mappa i campi anagrafici del PMS su quelli richiesti dal portale: cognome, nome, data di nascita, luogo di nascita, cittadinanza, tipo di documento, durata della permanenza e tipologia di alloggiato.
- Esegui alcuni invii di prova, controlla le ricevute generate e consulta il registro errori per correggere eventuali campi mancanti.
- Pianifica una procedura di inserimento manuale di riserva da usare in caso di interruzione del servizio.
Un consiglio: conserva sempre una copia del file txt o della ricevuta firmata di ogni invio, anche quando l’integrazione funziona senza intoppi; è la prima cosa richiesta in caso di verifica.
Quando l’integrazione si interrompe per un guasto tecnico, la responsabilità di trasmettere i dati entro i termini resta comunque del gestore, che deve procedere all’inserimento manuale per evitare sanzioni. Per chi gestisce arrivi multipli nello stesso giorno, una guida al check-in di gruppo aiuta a organizzare l’invio delle schedine senza perdere tempo durante i momenti di maggiore afflusso.
Best practice per sicurezza dei dati e gestione della WSKEY
I dati anagrafici degli ospiti sono dati personali a tutti gli effetti, e il loro trattamento ricade sotto gli obblighi GDPR. Conviene applicare alcuni accorgimenti operativi:
- memorizzare solo i dati strettamente necessari all’adempimento, evitando copie ridondanti su più sistemi;
- cifrare i trasferimenti tra PMS e portale, e limitare l’accesso ai soli utenti che devono gestire le schedine;
- tenere un registro degli accessi e delle attività di invio, utile sia per sicurezza sia per tracciabilità;
- archiviare le ricevute firmate digitalmente insieme a un log degli invii effettuati.
Un consiglio: ogni cambio di password sul portale invalida automaticamente la WSKEY in uso, e il sistema permette di generarne una nuova solo una volta al giorno: pianifica il cambio password fuori dagli orari di punta per evitare di bloccare gli invii.
Prospettiva pratica su automazione e conformità
Chi gestisce più di un paio di alloggi scopre presto che il problema non è capire la norma, ma rispettarla ogni singolo giorno senza distrazioni. L’automazione non elimina la responsabilità del gestore, ma sposta il rischio dall’errore umano quotidiano alla configurazione iniziale, fatta una volta sola e controllata.
Le strutture che adottano un flusso automatizzato, come gli oltre 3.000 host che si affidano a EuroCheckin, riportano meno tempo speso a correggere schedine respinte e meno ansia nei weekend di alta occupazione. Vale la pena testare un’integrazione automatica prima che il volume di prenotazioni renda insostenibile la gestione manuale.
— Sofía Herrera
Come EuroCheckin semplifica l’integrazione con Alloggiati Web
Lavoriamo ogni giorno per far sparire la parte più ripetitiva della conformità normativa dalla giornata di chi gestisce case e appartamenti in affitto breve. La nostra piattaforma collega il tuo calendario prenotazioni direttamente all’invio delle schedine, senza che tu debba ricordarti scadenze o ricopiare dati a mano.
Offriamo:
- sincronizzazione automatica delle prenotazioni da Airbnb, Booking e altri portali OTA;
- invio automatico delle schedine su Alloggiati Web tramite Web Service, con gestione della WSKEY inclusa;
- assistenza dedicata per l’attivazione e la configurazione iniziale;
- gestione di servizi extra e check-in online multilingua per gli ospiti.
Il piano EuroCheckin parte da 5 € al mese per alloggio; per le strutture alberghiere proponiamo EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Prova la piattaforma e verifica quanto tempo amministrativo puoi recuperare già dal primo mese.
Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce il parere di un avvocato qualificato. Consulta un professionista legale qualificato riguardo al tuo caso specifico prima di agire in base a questo contenuto.
Domande frequenti
Cos’è il PMS alberghiero?
Un PMS, o sistema di gestione della proprietà, è il software che una struttura ricettiva usa per gestire prenotazioni, calendario, tariffe e dati degli ospiti in un unico punto. Molti PMS si integrano con servizi esterni, come Alloggiati Web, per automatizzare gli adempimenti normativi legati alla registrazione degli ospiti.
Qual è il miglior gestionale per hotel?
Non esiste un gestionale universalmente migliore: la scelta dipende dalla dimensione della struttura, dal numero di canali di vendita collegati e dalla necessità di integrazione automatica con Alloggiati Web. Per chi cerca una soluzione pensata specificamente per la conformità normativa italiana, EuroCheckin copre sia gli affitti brevi sia le strutture alberghiere con un piano dedicato.
Che cos’è Slope Gestionale?
Slope è uno dei gestionali disponibili sul mercato italiano per la gestione di strutture ricettive, con funzioni di prenotazione e amministrazione. Chi valuta un gestionale di questo tipo dovrebbe verificare se supporta nativamente l’invio automatico verso Alloggiati Web o se richiede un’integrazione aggiuntiva.
Cosa si intende per PMS?
PMS è l’acronimo di sistema di gestione della proprietà, il software con cui una struttura ricettiva organizza prenotazioni, calendari, tariffe e anagrafica degli ospiti. Nel contesto normativo italiano, un PMS integrato con Alloggiati Web permette di trasmettere automaticamente i dati richiesti dall’articolo 109 del TULPS.
Come scelgo tra invio manuale e integrazione automatica?
L’invio manuale è gestibile solo con pochissimi alloggi e un basso numero di check-in settimanali, mentre l’integrazione automatica tramite Web Service diventa necessaria quando i volumi crescono. Valuta il tempo che dedichi ogni settimana alle schedine e confrontalo con il costo di un’integrazione automatizzata.
Fonti
- Testo unico pubblica sicurezza — art. 109 (Brocardi)
- Manuale WS - Alloggiati Web (Polizia di Stato)
- Linee guida Web Services Alloggiati Web (Questure Polizia di Stato)
