Verificare i documenti al check-in significa fare due cose, nell’ordine: accertarsi che la persona davanti a te sia davvero il titolare del documento e poi trasmetterne i dati alla Questura tramite Alloggiati Web nei tempi di legge. Vale per hotel, B&B, case vacanze e affitti brevi. Dopo la sentenza del Consiglio di Stato di novembre 2025 il confine è chiaro: puoi gestire l’arrivo anche da remoto, ma solo con un riconoscimento in tempo reale. Qui trovi cosa controllare, come farlo passo per passo, cosa è ammesso a distanza e cosa fare dei dati quando hai finito.
In breve
- L’art. 109 del TULPS obbliga ogni gestore a identificare gli ospiti e a comunicarne i dati su Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore per soggiorni più brevi.
- Ricevere una foto del documento e mandare il codice della keybox non basta: serve il riconoscimento de visu, di persona o in videocollegamento in tempo reale.
- Il controllo riguarda tre cose: documento valido e originale, corrispondenza tra volto e foto, dati trascritti senza errori.
- Dopo l’invio conservi la ricevuta di Alloggiati Web per 5 anni, non le copie dei documenti.
- Un guasto al tuo computer o alla tua connessione non giustifica il ritardo: serve un piano B.
Indice
- Cosa prevede la legge
- Quali documenti accettare
- Come verificare un documento, passo per passo
- Verifica a distanza: cosa è ammesso e cosa no
- Cosa fare dei dati dopo la verifica
- Gli errori che costano di più
- Il nostro punto di vista
- Automatizza la parte che non richiede i tuoi occhi
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa prevede la legge
L’obbligo nasce dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza. Secondo le indicazioni ufficiali del portale Alloggiati Web, il gestore deve comunicare i dati degli alloggiati alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, ridotte a 6 ore quando il soggiorno dura meno di 24 ore.
La scheda informativa della Polizia di Stato sulla comunicazione delle persone alloggiate ricorda che si può dare alloggio solo a persone munite di un documento di riconoscimento idoneo ad attestarne l’identità. In pratica: niente documento, niente camera.
Chi non rispetta l’obbligo rischia una sanzione penale, non una semplice multa amministrativa: l’art. 17 del TULPS prevede l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a 206 €. Il servizio, invece, non costa nulla: come ricorda la Questura di Brescia, Alloggiati Web è gratuito e si usa da pc, tablet o smartphone. Se vuoi un quadro completo di scadenze e casi particolari, lo trovi nella nostra guida su cosa comunicare alla Questura e quando.
Quali documenti accettare
Nella grande maggioranza dei casi ti troverai davanti a tre tipi di documento:
- Carta d’identità, cartacea o elettronica, per cittadini italiani e dell’Unione europea.
- Passaporto, il documento di riferimento per gli ospiti extra UE e il più comune per i turisti internazionali.
- Altri documenti di riconoscimento con fotografia che la legge italiana considera equivalenti, utili soprattutto con ospiti italiani.
Due regole valgono sempre. Il documento deve essere in corso di validità: una carta scaduta non identifica nessuno ai fini del check-in. E deve essere l’originale: una fotocopia, una foto sul telefono o una scansione inviata via email non sono il documento.
Come verificare un documento, passo per passo
Una buona verifica si ripete sempre uguale: è questo che la rende affidabile.
- Chiedi il documento originale. Fallo tenere in mano all’ospite, davanti a te o davanti alla videocamera. Se l’ospite ha già fatto il check-in online, confronti quei dati con il documento reale.
- Controlla la validità. Guarda la data di scadenza e lo stato fisico: laminazione intatta, foto non sostituita, nessuna correzione a penna sui dati.
- Confronta il volto con la foto. È il cuore del riconoscimento de visu. Guarda l’ospite in viso, non solo il documento; in videochiamata chiedi di avvicinare il documento al volto nella stessa inquadratura.
- Verifica i dati chiave. Cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, luogo di rilascio. Sono gli stessi campi della schedina: un carattere sbagliato nel numero del passaporto è l’errore più frequente.
- Conta le persone. Il numero di ospiti presenti deve coincidere con quello dichiarato. Chi arriva dopo va identificato al suo arrivo.
- Trasmetti e scarica la ricevuta. Invia la schedina su Alloggiati Web e salva la ricevuta generata dal portale: è la prova che hai adempiuto.
Alla fine della verifica arriva spesso il momento degli incassi: tassa di soggiorno, deposito, servizi extra. Anche qui vale la pena eliminare i contanti e i passaggi manuali; un buon approfondimento spiega perché l’ospitalità sta passando ai pagamenti digitali. Se vuoi strutturare tutto l’arrivo in un flusso unico, abbiamo descritto il workflow di check-in online che consigliamo alle strutture.
Verifica a distanza: cosa è ammesso e cosa no
Per anni molti host hanno lavorato così: l’ospite manda la foto del documento, il gestore invia il codice della keybox. Già a fine 2024 le Questure segnalavano, come si legge nella nota della Questura di Agrigento, criticità legate all’identificazione da remoto basata sulla trasmissione informatica delle copie dei documenti.
Il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 5732 pubblicata il 21 novembre 2025, ha confermato che il gestore deve sempre identificare gli ospiti de visu e non può limitarsi a ricevere i documenti e a inviare i codici di apertura. La stessa pronuncia, come spiega l’analisi di Mister Lex, ammette però il riconoscimento a distanza se avviene in tempo reale e con strumenti idonei, per esempio dispositivi di videocollegamento all’ingresso.
| Modalità di check-in | Conforme? | Perché |
|---|---|---|
| Ospite ricevuto di persona con documento originale | Sì | È la verifica de visu classica |
| Videochiamata in tempo reale con documento mostrato accanto al volto | Sì | Permette di accertare la corrispondenza tra ospite e titolare |
| Videocitofono o dispositivo all’ingresso collegato in diretta | Sì | Riconoscimento contestuale all’arrivo |
| Foto del documento via chat e codice della keybox | No | Nessuno verifica chi entra davvero |
| Check-in online senza alcun passaggio di riconoscimento | No | I dati arrivano, l’identità resta non verificata |
La regola pratica: il check-in online serve a raccogliere i dati prima dell’arrivo, il riconoscimento serve a confermare chi entra. Servono entrambi. Nella nostra guida al check-in da remoto con verifica de visu trovi come organizzarlo; se a ricevere gli ospiti è un collaboratore, leggi prima cosa prevede la legge sul check-in con delega.
Cosa fare dei dati dopo la verifica
Verificare non vuol dire archiviare. Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che la prassi di raccogliere e conservare le immagini dei documenti degli ospiti non è giustificata dall’obbligo di comunicazione alla Questura. Fotografare carte d’identità e passaporti e tenerli nella chat di WhatsApp espone te e i tuoi ospiti al rischio di un data breach.
Cosa conservare, quindi? La ricevuta dell’invio generata da Alloggiati Web, per 5 anni, come indica la scheda della Polizia di Stato. Eventuali copie di documenti che ti sono arrivate vanno cancellate una volta effettuata la comunicazione. Per gli altri adempimenti privacy, dall’informativa al registro dei trattamenti, c’è la nostra guida al GDPR negli affitti brevi.
Gli errori che costano di più
- Ritardare l’invio per un problema tecnico tuo. Le FAQ della Polizia di Stato su Alloggiati Web chiariscono che modalità alternative di invio sono ammesse solo in caso di guasto al sistema centrale nazionale, non per il computer rotto o la linea internet di casa. Tieni pronto un secondo dispositivo; se il portale non risponde, segui i passaggi della guida su cosa fare quando Alloggiati Web non funziona.
- Inviare due volte lo stesso ospite. Succede quando più persone gestiscono la stessa struttura o quando una prenotazione arriva da due canali. Abbiamo raccolto i metodi per prevenire i duplicati su Alloggiati Web.
- Trascrivere a mano dati letti in fretta. Meno ricopiature fai, meno errori produci.
- Considerare la keybox una forma di identificazione. È un sistema di consegna chiavi, non di riconoscimento.
Il nostro punto di vista
Lavoriamo ogni giorno con host e property manager e vediamo sempre la stessa cosa: gli errori nella verifica dei documenti raramente nascono dalla cattiva volontà. Nascono dalla fretta, dai dati ricopiati a mano a mezzanotte, dalle prenotazioni sparse tra più portali. Per questo pensiamo che la tecnologia non debba eliminare il riconoscimento dell’ospite, ma liberare il gestore da tutto il resto: raccolta dei dati prima dell’arrivo, compilazione delle schedine, invio ad Alloggiati Web, ricevute archiviate.
La sentenza del 2025 ci dà ragione: la legge non chiede di essere fisicamente sulla porta, chiede di sapere con certezza chi entra. Chi dedica i suoi minuti al confronto tra volto e documento e lascia a un sistema la burocrazia lavora meglio di chi fa tutto a mano.
— Sofía Herrera
Automatizza la parte che non richiede i tuoi occhi
Con EuroCheckin gli ospiti compilano il check-in online multilingua prima di arrivare, le prenotazioni di Airbnb, Booking.com e Vrbo si sincronizzano in automatico e i dati partono verso Alloggiati Web senza ricopiature né duplicati. Costa 5 € al mese per alloggio, e per le strutture alberghiere c’è EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Oltre 3.000 host lo usano già, con un tasso di successo delle registrazioni del 99,9 %. Se vuoi una mano a partire, c’è la nostra assistenza per registrazione e configurazione.
Domande frequenti
Posso chiedere all’ospite di mandarmi la foto del documento prima dell’arrivo?
Puoi raccogliere i dati in anticipo, ma la foto non sostituisce il riconoscimento: all’arrivo devi comunque confrontare l’ospite con il documento originale, di persona o in videocollegamento in tempo reale. Evita di archiviare le immagini ricevute, soprattutto nelle chat di messaggistica.
Cosa faccio se l’ospite si presenta senza documento valido?
Non puoi dargli alloggio: la legge consente di ospitare solo persone munite di un documento idoneo. Se arriverà più tardi con il documento, lo identifichi e lo registri in quel momento, rispettando le 24 ore.
Devo verificare anche i documenti dei bambini?
Sì, ogni ospite va registrato su Alloggiati Web, minori compresi. Nel dubbio su come compilare le schedine di un nucleo familiare, chiedi all’ufficio Alloggiati della tua Questura.
Il self check-in con keybox è vietato?
La keybox in sé no. È vietato usarla al posto dell’identificazione: prima di consegnare i codici devi aver riconosciuto l’ospite di persona o con un collegamento video in tempo reale.
Fonti
- Alloggiati Web, Polizia di Stato
- La comunicazione delle persone alloggiate nelle strutture ricettive, Polizia di Stato
- Sportello virtuale Alloggiati Web, Questura di Brescia
- Portale Alloggiati Web, Questura di Agrigento
- FAQ Alloggiati Web, Polizia di Stato
- Affitti brevi, il Consiglio di Stato conferma il divieto di self check-in, Il Sole 24 Ore
- Affitti brevi, obbligatorio il riconoscimento de visu ma anche a distanza, Mister Lex
- Nota di chiarimento sul trattamento dei documenti di identità, Garante Privacy
