Se ospiti uno straniero in Italia, la regola è semplice: il documento che conta per l’identificazione è il passaporto, oppure un documento equipollente con foto. L’obbligo che ne segue però cambia secondo chi sei. Se gestisci una struttura ricettiva o un affitto breve, comunichi i dati alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore. Se invece sei un privato e dai alloggio a un cittadino extra UE, presenti la dichiarazione di ospitalità entro 48 ore. Qui trovi entrambi i casi: i documenti da chiedere, come compilare la schedina senza errori e cosa fare delle copie.
In breve
- Host e strutture ricettive: identifichi l’ospite con passaporto o documento equipollente e invii la schedina su Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, subito se il soggiorno dura meno di 24 ore.
- Privati che ospitano un cittadino extra UE, anche un parente: dichiarazione di ospitalità all’autorità di pubblica sicurezza entro 48 ore (art. 7 del Testo unico immigrazione).
- Per gli stranieri nei campi luogo di nascita, cittadinanza e luogo di rilascio del documento va indicato lo Stato, mai il comune estero.
- Niente foto via WhatsApp e niente fotocopie conservate: dopo l’invio alla Questura le copie vanno distrutte e si tiene solo la ricevuta.
- La lettera d’invito per il visto è un altro documento ancora, che si prepara prima della partenza dell’ospite.
Indice
- Prima di tutto: affitto turistico o ospitalità privata?
- Quali documenti chiedere all’ospite straniero
- Come compilare la schedina per un ospite straniero
- Dichiarazione di ospitalità: quando la fa il privato
- La lettera d’invito per il visto
- Copie dei documenti: cosa dice il Garante privacy
- Il nostro punto di vista
- Registrare gli ospiti stranieri con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Prima di tutto: affitto turistico o ospitalità privata?
Molti host sbagliano qui, perché i moduli sono due e si somigliano. La comunicazione prevista dall’art. 109 del TULPS riguarda alberghi, B&B, case vacanze e chi dà in locazione appartamenti per brevi periodi. Le FAQ delle Questure includono espressamente i proprietari di case e appartamenti dati in locazione per periodi fino a 30 giorni.
La dichiarazione di ospitalità, invece, la presenta chiunque dia alloggio a uno straniero extra UE o a un apolide, a titolo gratuito o a pagamento. Come spiega la Questura di Napoli, se chi ospita è un gestore di struttura ricettiva l’invio su Alloggiati Web assorbe questo obbligo: non devi fare due comunicazioni per lo stesso soggiorno.
| Situazione | Adempimento | Termine | Dove si fa |
|---|---|---|---|
| Affitto breve, B&B, hotel con ospite UE o extra UE | Schedina alloggiati (art. 109 TULPS) | Entro 24 ore dall’arrivo, subito per soggiorni sotto le 24 ore | Portale Alloggiati Web |
| Privato che ospita un cittadino extra UE, anche gratis o un familiare | Dichiarazione di ospitalità (art. 7 D.Lgs. 286/1998) | Entro 48 ore | Questura, commissariato o, dove manca, Comune |
| Invito per un visto turistico o per visita | Lettera d’invito o dichiarazione di garanzia | Prima della richiesta del visto | Consolato o ambasciata italiana del Paese dell’ospite |
Se affitti a turisti e ti chiedi come si inquadra la tua attività, abbiamo raccolto i dettagli nella guida sugli obblighi dell’art. 109 TULPS.
Quali documenti chiedere all’ospite straniero
Le istruzioni della Polizia di Stato indicano come documento valido per l’identificazione il passaporto o un documento equipollente munito di fotografia. Lo verifichi di persona, confrontando foto e volto, e controlli la data di scadenza.
Cittadini dell’Unione europea
Per chi arriva da un Paese UE oltre al passaporto si usa di norma la carta d’identità nazionale, purché valida per l’espatrio. La patente straniera non è un documento adatto. Nel dubbio, chiedi il passaporto: è il documento che non ti crea mai problemi in fase di invio.
Cittadini extra UE
Per un ospite statunitense, cinese, brasiliano o tunisino il documento da chiedere è il passaporto. Le FAQ delle Questure chiariscono che il permesso di soggiorno non è un documento di identificazione valido per la schedina. Se l’ospite vive in Italia e ti mostra solo quello, chiedigli il passaporto.
Su alcuni passaporti compaiono più numeri (numero del libretto, numero personale, codice MRZ): quale inserire lo spieghiamo nella guida sui numeri di documento diversi. Se il documento è scaduto al momento dell’arrivo, segui la procedura descritta in passaporto scaduto al check-in.
Famiglie e gruppi
Il documento lo esibisce il capofamiglia o il capogruppo, ma ogni persona alloggiata va comunicata, minori compresi. Gli altri componenti vengono registrati come familiari o membri del gruppo, con i loro dati anagrafici.
Come compilare la schedina per un ospite straniero
La responsabilità della correttezza dei dati è del gestore. La guida iniziale ad Alloggiati Web fissa alcune regole che, per gli stranieri, causano la maggior parte degli scarti:
- Luogo di nascita: indica solo lo Stato. Per un ospite nato a Monaco di Baviera scrivi Germania, non Monaco: i campi comune e provincia sono riservati ai nati in Italia.
- Cittadinanza: scegli lo Stato dalla lista del portale con la sua denominazione ufficiale. Si cerca Paesi Bassi, non Olanda; Regno Unito, non Inghilterra; Stati Uniti d’America; Rep. Dominicana.
- Tipo e numero del documento: seleziona passaporto o carta d’identità dalla lista e copia il numero senza spazi.
- Luogo di rilascio: anche qui va lo Stato che ha emesso il documento, non la città dell’ufficio.
- Invio e ricevuta: trasmetti entro 24 ore e scarica la ricevuta, da conservare per 5 anni secondo le indicazioni del Servizio Alloggiati.
L’omessa o errata comunicazione è punita dall’art. 17 del TULPS con l’arresto fino a 3 mesi o l’ammenda fino a 206 €. Se il portale ti restituisce un errore, la guida per risolvere gli errori di Alloggiati Web elenca i casi più comuni.
Prepara l’ospite prima dell’arrivo
Un ospite straniero che sa già cosa portare ti fa risparmiare tempo al check-in. Nel messaggio di benvenuto, nella sua lingua, scrivi che serve il passaporto in originale per ogni adulto e i documenti dei minori. Diversi gestori aggiungono un breve video sottotitolato che mostra l’arrivo e la verifica del documento, pubblicato anche sui profili della struttura; chi non ha tempo di produrlo può affidare la gestione social e canali video a un servizio esterno con canone mensile.
Dichiarazione di ospitalità: quando la fa il privato
Se ospiti a casa tua un amico marocchino per una settimana, o affitti per sei mesi un appartamento a uno studente indiano, non usi Alloggiati Web: presenti la dichiarazione di ospitalità. La Polizia di Stato ricorda che va fatta per iscritto entro 48 ore all’autorità locale di pubblica sicurezza, e l’obbligo vale anche per un solo giorno e anche per parenti e affini.
Il modulo, disponibile in Questura e nei commissariati, chiede in genere:
- i tuoi dati e una copia del tuo documento d’identità;
- i dati dell’ospite e una copia del suo passaporto o di un altro documento valido;
- l’indirizzo esatto dell’immobile;
- la data di inizio dell’ospitalità e il titolo (ospitalità gratuita, locazione, comodato).
Dove non c’è un ufficio di Polizia, la dichiarazione si consegna al Comune. Chi non la presenta rischia la sanzione amministrativa prevista dall’art. 7 del D.Lgs. 286/1998, da 160 a 1.100 €. Per i cittadini UE questo obbligo non si applica: il Testo unico riguarda cittadini extra UE e apolidi. Se hai un dubbio sul tuo caso concreto, ad esempio un contratto misto tra turistico e transitorio, chiedi direttamente all’Ufficio immigrazione della tua Questura.
La lettera d’invito per il visto
È il documento che spesso si cerca quando si parla di ospiti stranieri, ma arriva prima di tutto il resto: serve all’ospite per chiedere il visto Schengen. Il modello dei consolati, come quello del Consolato di Boston, è una dichiarazione di garanzia e/o alloggio ai sensi dell’art. 14 del Codice visti: chi invita indica i propri dati, quelli dell’ospite, l’indirizzo e le date.
Firmandola ti impegni a garantire l’alloggio ed eventualmente il sostentamento. Verifica che l’ospite abbia un’assicurazione sanitaria adeguata per tutto il soggiorno. Ricorda poi che, una volta arrivato in Italia, resta l’obbligo di comunicazione: dichiarazione di ospitalità se lo ospiti in casa, schedina se alloggia in una struttura.
Copie dei documenti: cosa dice il Garante privacy
Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che alberghi, B&B e affittacamere non possono conservare copie dei documenti degli ospiti dopo la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza: i dati vanno distrutti o cancellati. In pratica:
- non chiedere foto del passaporto su WhatsApp o per email;
- non archiviare fotocopie in una cartella o sul telefono;
- dopo l’invio conserva solo la ricevuta di Alloggiati Web.
Se raccogli i dati prima dell’arrivo con un check-in online, il canale deve essere sicuro e conforme al GDPR. Abbiamo spiegato come impostarlo in check-in online e GDPR.
Il nostro punto di vista
Ogni giorno vediamo host che fanno tutto con cura e poi si ritrovano una schedina scartata per un dettaglio: Monaco al posto di Germania, Olanda al posto di Paesi Bassi, il numero sbagliato di un passaporto con due codici. Non è distrazione: il portale ha regole precise per gli stranieri, e con dieci arrivi in un weekend l’errore manuale diventa probabile.
Per questo crediamo che l’ospite straniero vada gestito con un flusso unico. L’ospite compila i dati nella sua lingua prima di arrivare, tu verifichi il documento di persona e la schedina parte già nel formato che Alloggiati Web si aspetta, senza foto che girano in chat e senza copie da ricordarsi di cancellare. Il tempo risparmiato lo dedichi all’accoglienza.
— Sofía Herrera
Registrare gli ospiti stranieri con EuroCheckin
EuroCheckin sincronizza le registrazioni con Alloggiati Web, offre il check-in online multilingua per gli ospiti e importa le prenotazioni da Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri portali, riducendo errori e duplicati. Più di 3.000 host lo usano già, con un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni. Il piano per affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio, quello per hotel costa 3 € al mese per alloggio. Per capire come funziona l’invio automatico, leggi come automatizzare la registrazione degli ospiti.
Domande frequenti
Un ospite extra UE può registrarsi con il permesso di soggiorno?
No, secondo le FAQ delle Questure il permesso di soggiorno non è un documento di identificazione valido per la schedina alloggiati. Chiedi il passaporto in originale. Se l’ospite non ce l’ha con sé, non puoi completare la registrazione.
Se affitto su Airbnb a uno straniero devo fare anche la dichiarazione di ospitalità?
Se affitti per brevi periodi e invii la schedina su Alloggiati Web, no: la comunicazione alla Questura assorbe la dichiarazione di ospitalità. La dichiarazione serve invece al privato che ospita o affitta a un cittadino extra UE al di fuori del circuito della locazione breve.
Devo comunicare anche gli ospiti stranieri che restano una sola notte?
Sì. Per i soggiorni inferiori alle 24 ore la comunicazione su Alloggiati Web va fatta subito dopo l’arrivo. Anche la dichiarazione di ospitalità del privato vale per un solo giorno.
Posso tenere una fotocopia del passaporto per sicurezza?
No. Il Garante privacy ha chiarito ad aprile 2026 che dopo la comunicazione alle autorità le copie vanno distrutte o cancellate. L’unico documento da conservare è la ricevuta di Alloggiati Web.
Cosa scrivo come luogo di nascita per uno straniero?
Solo lo Stato di nascita, scelto dalla lista del portale con la denominazione ufficiale. I campi comune e provincia servono per chi è nato in Italia.
Fonti
- Servizio Alloggiati, Polizia di Stato
- Art. 109 TULPS, testo in vigore
- F.A.Q. Alloggiati Web, Questure
- Servizio Alloggiati, istruzioni iniziali
- Dichiarazione di ospitalità, Questura di Napoli
- Ospitalità a cittadini extracomunitari, Polizia di Stato
- D.Lgs. 286/1998, Normattiva
- Dichiarazione di garanzia e alloggio, Consolato di Boston
- Comunicato del Garante privacy del 29 aprile 2026
