Un audit delle registrazioni ospiti è un controllo periodico, fatto da te prima che lo faccia qualcun altro: prendi le prenotazioni di un periodo, le confronti una per una con le schedine inviate su Alloggiati Web e con le ricevute scaricate, e correggi ciò che non torna. Bastano un’ora al mese e un metodo preciso. Qui trovi la checklist completa, i passaggi nell’ordine giusto e gli errori che emergono quasi sempre al primo controllo.
In breve
- Ogni ospite va comunicato alla Questura solo tramite Alloggiati Web, entro 24 ore dall’arrivo o entro 6 ore per soggiorni più brevi: l’audit verifica che sia successo davvero, per tutti.
- Le ricevute restano scaricabili sul portale per soli 30 giorni: per questo il controllo ha senso ogni mese, non una volta l’anno.
- Il confronto chiave è a tre: prenotazioni dai portali, ospiti effettivamente arrivati, schedine trasmesse.
- L’audit riguarda anche la privacy: le copie dei documenti non vanno tenute dopo l’invio dei dati.
- Un sistema che sincronizza prenotazioni e invii riduce gli scarti, ma il controllo finale resta tuo.
Indice
- Perché vale la pena controllare le registrazioni
- La checklist: cosa verificare e dove trovi la prova
- Come fare l’audit, passo per passo
- Gli errori che il primo audit fa emergere
- Ogni quanto ripetere il controllo
- Il nostro punto di vista
- Meno lavoro a fine mese con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Perché vale la pena controllare le registrazioni
L’obbligo nasce dall’art. 109 del TULPS e vale per hotel, B&B, case vacanze e affitti brevi. Come ricorda la Questura di Brescia nella sua pagina su Alloggiati Web, le generalità degli alloggiati vanno inviate entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore, e la violazione comporta la denuncia all’Autorità Giudiziaria, con arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 euro. Non esistono canali alternativi: dal 2013 il sistema telematico è obbligatorio per decreto ministeriale, quindi email, PEC o fogli cartacei non valgono come comunicazione.
Il secondo motivo è che i dati non restano più chiusi in un cassetto. Le analisi sul 2026 descrivono controlli sugli affitti brevi basati sull’incrocio tra Alloggiati Web, piattaforme, pagamenti elettronici e banche dati fiscali. Una prenotazione incassata su un portale senza la schedina corrispondente è esattamente il tipo di incongruenza che emerge da un incrocio di questo genere.
Il terzo motivo è pratico: un’anomalia trovata dopo tre giorni si sistema con una telefonata in Questura, una trovata dopo sei mesi spesso no.
La checklist: cosa verificare e dove trovi la prova
| Area | Cosa verifichi | Dove trovi la prova |
|---|---|---|
| Completezza | Ogni ospite arrivato ha la sua schedina, compresi minori e accompagnatori | Elenco prenotazioni confrontato con le schedine inviate |
| Tempi | Invio entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore per soggiorni brevi | Data di arrivo contro data di trasmissione |
| Ricevute | Una ricevuta scaricata per ogni giorno con invii | Sezione “Ricevute” del portale e il tuo archivio |
| Duplicati | Nessun ospite trasmesso due volte per lo stesso soggiorno | Schedine filtrate per nome e data di arrivo |
| Correttezza dati | Documento, cittadinanza, date coerenti con l’ospite reale | Dati raccolti al check-in |
| Privacy | Nessuna copia di documenti conservata dopo l’invio | Chat, email, cartelle condivise, telefoni del personale |
| Identificativi | CIN esposto in ogni annuncio | Annunci sui portali e sul tuo sito |
Sull’ultima riga: dal 2025 ogni immobile in locazione breve o turistica deve avere il Codice Identificativo Nazionale, e la FAQ del Ministero del Turismo sulla BDSR indica sanzioni da 800 a 8.000 euro per chi non lo ha e da 500 a 5.000 euro per chi non lo espone. Non riguarda Alloggiati Web, ma conviene verificarlo nello stesso giro.
Come fare l’audit, passo per passo
- Scegli il periodo. Il mese appena chiuso è l’unità più comoda, perché le ricevute sono ancora tutte scaricabili.
- Esporta le prenotazioni. Prendi da ogni portale (Airbnb, Booking.com, Vrbo, sito diretto) l’elenco dei soggiorni con date e numero di ospiti. Se gestisci più canali, unifica tutto in un solo foglio: la nostra guida su come esportare i dati alloggiati spiega quali campi tenere.
- Togli cancellazioni e no-show. Chi non è arrivato non va registrato: segnalali come tali, così non sembra una schedina mancante.
- Scarica le ricevute. Il manuale di Alloggiati Web spiega che la sezione “Ricevute” restituisce i file che attestano quante schedine sono state trasmesse correttamente. Le FAQ del Servizio Alloggiati precisano che restano disponibili solo per 30 giorni: dopo non si recuperano più.
- Confronta i numeri. Per ogni giorno, il numero di ospiti arrivati deve coincidere con quello delle schedine in ricevuta. Ogni differenza è una riga da indagare.
- Controlla i tempi. Segna gli invii fatti oltre le 24 ore, o oltre le 6 ore per i soggiorni brevi. Anche se la schedina c’è, il ritardo va capito e corretto nel processo.
- Cerca i duplicati. Lo stesso ospite inviato due volte crea dati sporchi e confusione in caso di verifica: qui trovi come prevenire i duplicati su Alloggiati Web.
- Fai pulizia privacy. Cancella foto di documenti rimaste su telefoni, chat ed email.
- Archivia e annota. Salva le ricevute in una cartella per mese e scrivi due righe su cosa hai trovato e corretto.
Se hai un’anomalia su un invio passato, non tentare correzioni creative: contatta l’ufficio della tua Questura che gestisce il servizio e chiedi come procedere nel tuo caso specifico.
Gli errori che il primo audit fa emergere
Gli accompagnatori dimenticati. La prenotazione è per quattro persone, la schedina è una sola. Nei gruppi e nelle famiglie ogni persona va comunicata, con il capogruppo o capofamiglia indicato come tale: la guida al check-in di gruppo su Alloggiati Web entra nel dettaglio.
Le ricevute mai scaricate. È l’errore più diffuso e il più costoso, perché la ricevuta è la prova dell’adempimento. Secondo la nota del Garante sul trattamento dei documenti di identità, è questo il documento da conservare per cinque anni, non la fotocopia del passaporto.
L’archivio di documenti “per sicurezza”. Molti host tengono le foto dei documenti nelle chat. Il Garante ha chiarito che le copie non possono essere conservate oltre il tempo strettamente necessario alla comunicazione alle autorità. Se un telefono con quelle foto viene perso, sei davanti a un data breach: ecco cosa fare nelle prime 72 ore.
Il self check-in usato come scorciatoia. Le stesse FAQ del Servizio Alloggiati ricordano che si può dare alloggio solo a persone munite di documento idoneo: raccogliere i dati online prima dell’arrivo velocizza il lavoro, ma non sostituisce la verifica del documento originale. Se usi cassette per le chiavi, chiediti come avviene oggi quella verifica.
Gli invii del giorno in cui il portale non andava. Un disservizio non sospende l’obbligo. Se ti è capitato, controlla che quelle schedine siano partite appena possibile e tieni traccia del problema: qui trovi cosa fare se Alloggiati Web non funziona.
Ogni quanto ripetere il controllo
La finestra di 30 giorni delle ricevute decide il ritmo: un audit mensile è il minimo sensato. Con molte unità, o con personale diverso che fa i check-in, conviene una verifica leggera ogni settimana (numeri del giorno contro schedine) e quella completa a fine mese. Una volta l’anno, rivedi anche chi ha accesso alle credenziali del portale e chi può inviare: le regole per ruoli e permessi su Alloggiati Web aiutano a chiudere accessi di collaboratori che non lavorano più con te.
Il nostro punto di vista
Vediamo ogni giorno host attenti che falliscono un controllo per motivi banali: un portale aggiunto a metà stagione e mai collegato al resto, un ospite inserito due volte da due persone diverse, un mese di ricevute perse durante le ferie. Quasi mai è malafede. È un processo che dipende dalla memoria di qualcuno.
Per questo crediamo che l’audit funzioni meglio quando il lavoro a monte è già ordinato. Se le prenotazioni di Airbnb, Booking.com e Vrbo confluiscono in un unico calendario e ogni ospite che fa il check-in online genera la sua schedina sincronizzata con Alloggiati Web, il controllo di fine mese si riduce a confermare che i numeri coincidono. Oltre 3.000 host lavorano così con noi, con un tasso di successo delle registrazioni del 99,9 %. Nessun software, però, toglie a te la responsabilità dell’identificazione e della verifica finale: l’automazione serve a rendere l’audit breve, non a saltarlo.
— Sofía Herrera
Meno lavoro a fine mese con EuroCheckin
EuroCheckin sincronizza le prenotazioni dai portali, raccoglie i dati con il check-in online multilingua e li invia ad Alloggiati Web riducendo errori e duplicati, conservando i dati in modo conforme al GDPR. Il piano per affitti brevi costa 5 € al mese per alloggio, quello per hotel 3 € al mese per alloggio. Puoi provare EuroCheckin sulla tua struttura e, se vuoi partire con la configurazione già impostata, chiedere assistenza per la registrazione.
Domande frequenti
Per quanto tempo devo conservare le ricevute di Alloggiati Web?
Le ricevute sono la prova dell’invio e vanno conservate per cinque anni. Il portale però le rende scaricabili solo per 30 giorni, quindi devi salvarle tu ogni mese in un archivio digitale ordinato.
Posso tenere una copia del documento dell’ospite per dimostrare di averlo identificato?
No. Il Garante privacy ha chiarito che le copie non vanno conservate oltre il tempo necessario alla comunicazione alle autorità. A dimostrare l’adempimento è la ricevuta di Alloggiati Web.
Ho scoperto una schedina mai inviata: cosa faccio?
Inviala subito, se l’ospite è ancora in struttura o il soggiorno è appena terminato, e annota cosa è successo. Per casi più vecchi o dubbi, contatta direttamente l’ufficio della tua Questura competente per il servizio, che può indicarti la procedura corretta.
Un software di check-in online mi esonera dal controllo?
No. Ti toglie gran parte del lavoro manuale e riduce errori e duplicati, ma l’identificazione dell’ospite e la verifica che tutto sia stato trasmesso restano responsabilità del gestore. Con un buon sistema, l’audit mensile diventa una conferma rapida.
Fonti
- Questura di Brescia: Sportello virtuale Alloggiati Web
- Polizia di Stato: FAQ Alloggiati Web (PDF)
- Polizia di Stato: FAQ del Servizio Alloggiati
- Polizia di Stato: Manuale utente Alloggiati Web
- Garante Privacy: comunicato sulle copie dei documenti degli ospiti
- Garante Privacy: nota sul trattamento dei documenti di identità
- Ministero del Turismo: FAQ Banca Dati Strutture Ricettive
- Commercialista Telematico: affitti brevi 2026, Alloggiati Web e controlli fiscali
