Per il check-in di un affitto breve su Airbnb in Italia ogni ospite deve mostrarti un documento d’identità valido. Tu lo verifichi di persona all’arrivo e trasmetti i suoi dati ad Alloggiati Web entro 24 ore, o entro 6 ore se il soggiorno dura una sola notte. Puoi raccogliere i dati prima dell’arrivo. Non puoi però sostituire il controllo del volto con una foto mandata in chat, e non puoi tenere copie dei documenti dopo l’invio. Qui trovi cosa chiedere, quando chiederlo e come gestirlo senza rischi.
In breve
- L’art. 109 del TULPS ti consente di ospitare solo persone munite di un documento idoneo ad attestarne l’identità.
- I dati di ogni ospite vanno comunicati alla Polizia di Stato tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per una sola notte.
- Il Consiglio di Stato ha confermato a novembre 2025 che l’identità va verificata de visu, anche negli affitti brevi sotto i 30 giorni.
- Dopo l’invio, le copie dei documenti vanno cancellate o distrutte: conservi solo la ricevuta, per cinque anni.
- Airbnb non trasmette i dati alla Questura al posto tuo: l’obbligo resta dell’host.
Indice
- Quali documenti servono per il check-in
- Cos’è l’identificazione de visu
- Puoi chiedere i documenti prima dell’arrivo?
- Self check-in e keybox: cosa resta possibile
- Un flusso di check-in in cinque passi
- Airbnb e la legge italiana: chi fa cosa
- Il nostro punto di vista
- Registra gli ospiti con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Quali documenti servono per il check-in
La regola di partenza è semplice. Come ricorda la FAQ ufficiale del portale Alloggiati Web, l’art. 109 del TULPS stabilisce che si può dare alloggio solo a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l’identità. I dati vanno poi comunicati con le modalità del Decreto del Ministro dell’Interno del 7 gennaio 2013, modificato dal Decreto del 16 settembre 2021.
In pratica, all’ospite chiedi un documento di riconoscimento valido con fotografia, come la carta d’identità o il passaporto. Per gli ospiti stranieri il passaporto è il caso più frequente. Il documento deve essere in corso di validità e leggibile: se la foto è irriconoscibile o il documento è scaduto, non hai in mano ciò che ti serve per identificare la persona.
I dati da registrare per ogni ospite
Su Alloggiati Web compili una schedina per ciascun ospite. I campi da raccogliere sono questi:
- data di arrivo e numero di giorni di permanenza;
- cognome e nome;
- sesso;
- data e luogo di nascita;
- cittadinanza;
- tipo, numero e luogo di rilascio del documento, per chi è tenuto a indicarlo.
Quando registri una famiglia o un gruppo, i dati del documento si indicano per il capofamiglia o il capogruppo, mentre per gli altri componenti bastano i dati anagrafici. Tutti però vanno registrati. Se vuoi un ripasso completo sulle schedine e sulle tipologie di alloggiato, trovi tutto nella nostra guida agli obblighi di registrazione su Alloggiati Web.
Entro quando inviare i dati
La guida di Airbnb Ospitare responsabilmente in Italia riassume i tempi: hai 24 ore dal check-in per comunicare le generalità degli ospiti, che diventano 6 ore se il soggiorno è di una notte. La stessa guida consiglia di scaricare dalla sezione “Ricevute” del portale i file che attestano le schedine inviate negli ultimi 30 giorni e di conservare la documentazione. Saltare o ritardare l’invio è una violazione con conseguenze penali previste dal TULPS: ne parliamo nel dettaglio nella pagina sull’art. 109 TULPS.
Cos’è l’identificazione de visu
Qui sta il punto che ha cambiato molte abitudini degli host. Con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato ha chiarito che il gestore deve verificare la corrispondenza tra le persone alloggiate e le generalità del documento, almeno confrontando il volto con la fotografia. Secondo i giudici questa verifica non può che essere fatta de visu, perché il gestore deve accertare che quella persona, identificata con precisione, sia presente nella struttura in una certa data.
La sentenza, come riassume lo Studio Legale Manzi, conferma anche che l’art. 109 vale per chi loca immobili o parti di essi con contratti inferiori a trenta giorni, alberghiero o extralberghiero che sia. Un appartamento su Airbnb rientra quindi pienamente nell’obbligo.
Cosa significa nella pratica: ricevere una scansione del passaporto non basta. Devi vedere l’ospite e confrontarlo con il documento. Per un approfondimento operativo sulla verifica dei documenti al check-in abbiamo preparato una guida dedicata.
Puoi chiedere i documenti prima dell’arrivo?
Sì, puoi chiedere i dati in anticipo, con alcune regole chiare.
Su Airbnb. Il Centro Assistenza Airbnb spiega che la piattaforma non condivide il documento ufficiale dell’ospite con l’host. Puoi però richiederlo dopo la prenotazione, se nell’annuncio è indicato che serve per motivi legali o di conformità. Scrivilo quindi chiaramente nell’annuncio. Dalle prenotazioni effettuate a partire dal 20 novembre 2026 si applica inoltre la nuova politica di Airbnb sulle regole della casa, che vieta di chiedere dati personali come il documento d’identità salvo quando lo impone la legge. In Italia la legge lo impone: limita la richiesta ai dati previsti per Alloggiati Web.
Foto e chat. Il Garante privacy, nel comunicato del 29 aprile 2026, ha richiamato la pratica di fotografare i documenti con lo smartphone o farseli mandare su WhatsApp, diffusa soprattutto tra B&B e affittacamere: espone gli ospiti a rischi concreti come furti d’identità e accessi illeciti ai dati.
Copie. Una volta trasmessi i dati alle autorità, le eventuali copie acquisite per quella finalità vanno cancellate o distrutte subito. L’unico elemento da conservare è la ricevuta della comunicazione, per cinque anni. Anche il Codacons Sicilia invita a evitare smartphone personali e chat non protette e ad adottare procedure sicure.
Per impostare correttamente informativa, finalità e tempi di conservazione, leggi la nostra guida su check-in online e GDPR.
Self check-in e keybox: cosa resta possibile
La keybox in sé è solo un modo per consegnare le chiavi. Il problema nasce quando la usi al posto dell’identificazione, con un ingresso in cui nessuno vede mai l’ospite. Dopo la sentenza, la lettura più diffusa tra gli operatori ammette una verifica a distanza purché in tempo reale, per esempio in videochiamata, confrontando il volto con il documento. Prima di adottarla come prassi, chiedi conferma alla Questura competente per il tuo immobile. Controlla anche il regolamento del tuo Comune e del condominio, che possono porre limiti propri alle cassette portachiavi.
Se non puoi essere presente, hai due strade: organizzare una verifica de visu da remoto o affidare l’accoglienza a una persona di fiducia, con le cautele che descriviamo nella guida sul check-in con delega.
Un flusso di check-in in cinque passi
- Nell’annuncio indica che, per legge, all’arrivo verificherai un documento d’identità di ogni ospite.
- Dopo la prenotazione invia il link al check-in online, così l’ospite inserisce i dati richiesti da Alloggiati Web prima del viaggio.
- All’arrivo verifica de visu ogni ospite, confrontando volto e documento.
- Entro 24 ore, o 6 per una sola notte, trasmetti le schedine ad Alloggiati Web.
- Dopo l’invio elimina ogni copia dei documenti e archivia la ricevuta per cinque anni.
Airbnb e la legge italiana: chi fa cosa
| Aspetto | Cosa fa Airbnb | Cosa resta a te |
|---|---|---|
| Identità dell’ospite | Non condivide il documento ufficiale con l’host | Verificare il documento de visu all’arrivo |
| Dati per la Questura | Non li trasmette alla Polizia di Stato | Inviare le schedine su Alloggiati Web |
| Richiesta documenti | La consente se l’annuncio indica il motivo legale | Chiedere solo i dati previsti dalla legge |
| Conservazione | Non è coinvolta | Cancellare le copie, tenere la ricevuta per 5 anni |
Il nostro punto di vista
Lavoriamo ogni giorno con host e property manager, e vediamo sempre lo stesso schema: i problemi non nascono dalla regola, nascono dai passaggi a mano. Dati copiati da una chat, una schedina dimenticata il venerdì sera, una foto del passaporto rimasta nel telefono per mesi.
Per questo crediamo che la strada giusta sia separare bene i due momenti. Prima dell’arrivo l’ospite inserisce i propri dati in un check-in online, nella sua lingua, senza mandarti foto su WhatsApp. All’arrivo tu fai la cosa che nessun software può fare al posto tuo: guardi la persona e il suo documento. Il resto, dall’invio ad Alloggiati Web alla sincronizzazione delle prenotazioni, deve andare da sé.
È così che abbiamo costruito EuroCheckin, ed è il motivo per cui più di 3.000 host ci affidano già le loro registrazioni.
Sofía Herrera
Registra gli ospiti con EuroCheckin
EuroCheckin sincronizza automaticamente i dati degli ospiti con Alloggiati Web, offre un check-in online multilingua e allinea prenotazioni e calendari da Airbnb, Booking.com e Vrbo. I dati sono conservati in modo sicuro e conforme al GDPR, e i nostri host registrano gli ospiti con un tasso di successo del 99,9%.
Il piano per affitti brevi parte da 5 € al mese per alloggio, quello per hotel da 3 € al mese per alloggio. Scopri come automatizzare la registrazione degli ospiti oppure inizia la prova gratuita su EuroCheckin.
Domande frequenti
Che documenti servono per Airbnb in Italia?
Ogni ospite deve avere un documento d’identità valido con fotografia, come carta d’identità o passaporto. Tu raccogli nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza e, per chi deve indicarlo, tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Questi dati vanno su Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo.
L’host può tenere una foto del mio documento?
No, non oltre il necessario. Secondo il Garante privacy le copie acquisite per la comunicazione alle autorità vanno cancellate o distrutte subito dopo l’invio. L’host conserva solo la ricevuta di Alloggiati Web, per cinque anni.
Il self check-in è vietato?
È vietato l’ingresso senza identificazione, non la consegna delle chiavi con keybox o serratura smart. Prima dell’ingresso qualcuno deve verificare l’ospite de visu. Se pensi a una verifica in videochiamata, chiedi prima conferma alla Questura competente.
Il profilo verificato su Airbnb basta per la Questura?
No. Airbnb non condivide il documento ufficiale con l’host e non invia i dati alla Polizia di Stato. La registrazione su Alloggiati Web resta un obbligo dell’host.
Fonti
- Polizia di Stato, FAQ del portale Alloggiati Web
- Airbnb, Ospitare responsabilmente in Italia
- Airbnb, Centro Assistenza: documenti d’identità degli ospiti
- Consiglio di Stato, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025
- Studio Legale Manzi, commento alla sentenza n. 9101/2025
- Garante privacy, comunicato del 29 aprile 2026
- Codacons Sicilia, foto dei documenti dei turisti
- Airbnb, nuove regole della casa dal 20 novembre 2026
