I messaggi automatici per gli ospiti sono testi preimpostati che partono da soli in un momento preciso del soggiorno: alla conferma della prenotazione, qualche giorno prima dell’arrivo, il giorno del check-in, prima della partenza. Ne bastano cinque o sei, ben scritti e legati ai dati della prenotazione, per rispondere in anticipo alle domande che ogni ospite fa sempre, raccogliere i dati per la registrazione e lasciarti libero dal telefono. Qui trovi il calendario dei messaggi, testi da adattare, il canale giusto per ciascuno, come impostarli su Airbnb e Booking.com e le regole privacy da rispettare in Italia.
In breve
- Cinque o sei messaggi coprono quasi tutto il soggiorno: conferma, pre-arrivo con link al check-in online, istruzioni d’arrivo, verifica a metà soggiorno, check-out, ringraziamento.
- Il messaggio più utile è quello pre-arrivo: porta l’ospite a compilare i dati prima di arrivare, così la comunicazione ad Alloggiati Web resta nei tempi di legge.
- La chat del portale è il canale di base; WhatsApp ed email servono per istruzioni pratiche e documenti, non per promozioni senza consenso.
- Con più annunci e più portali, i doppioni nascono dai calendari non sincronizzati: una sola fonte di verità per le prenotazioni evita invii sbagliati.
- Il marketing via WhatsApp, SMS o email richiede un consenso preventivo e specifico dell’ospite, secondo il Garante Privacy.
Indice
- Cosa sono e come funzionano
- Il calendario dei messaggi, dalla prenotazione al post-soggiorno
- Testi pronti da adattare
- Quale canale usare: chat del portale, email, SMS o WhatsApp
- Come impostarli su Airbnb e Booking.com
- Evitare doppioni e messaggi al momento sbagliato
- Privacy e consenso: dove passa il confine
- Il nostro punto di vista
- Dal messaggio pre-arrivo alla registrazione, senza passaggi a mano
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa sono e come funzionano
Un messaggio automatico ha tre parti: un modello di testo, un evento che lo fa partire e delle variabili che si riempiono da sole con i dati della prenotazione. Sulla guida di Booking.com for Partners ai template i messaggi si possono pianificare al momento della prenotazione, una settimana o tre giorni prima dell’arrivo, il giorno dell’arrivo o il giorno prima della partenza, con variabili come nome dell’ospite, orario di check-in e nome della struttura.
Airbnb segue la stessa logica: le risposte rapide programmate sono modelli salvati nella sezione Messaggi che puoi inviare in automatico agli ospiti in base alla prenotazione. Non sono un ripiego: secondo Booking.com, oltre il 30% delle risposte dei partner è già una risposta automatica.
La differenza tra un messaggio automatico che aiuta e uno che infastidisce sta tutta nel contenuto: deve dire all’ospite ciò che gli serve in quel preciso momento, e nient’altro.
Il calendario dei messaggi, dalla prenotazione al post-soggiorno
Questa è la sequenza che funziona per un appartamento in affitto breve. Per un hotel la logica è la stessa, con meno istruzioni di accesso e più servizi.
| Momento | Messaggio | Cosa contiene |
|---|---|---|
| Alla conferma | Benvenuto | Ringraziamento, date, indirizzo, cosa succede dopo |
| 7 giorni prima | Pre-arrivo | Link al check-in online, orari, richiesta orario di arrivo |
| 3 giorni prima | Promemoria | Solo a chi non ha completato il check-in online, eventuali extra |
| Giorno dell’arrivo | Istruzioni d’accesso | Codici, parcheggio, Wi-Fi, contatto per emergenze |
| Giorno dopo l’arrivo | Verifica | “Va tutto bene?” e risposta alle domande frequenti |
| Giorno prima della partenza | Check-out | Orario, chiavi, rifiuti, cosa lasciare acceso o spento |
| Dopo la partenza | Ringraziamento | Grazie, richiesta di recensione |
Il messaggio pre-arrivo ha anche un peso legale. In Italia, per l’art. 109 del TULPS, chi affitta con contratti sotto i 30 giorni deve trasmettere le generalità degli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni inferiori alle 24 ore. Le FAQ ufficiali di Alloggiati Web ricordano che l’obbligo è esteso alle locazioni brevi dall’art. 19-bis del D.L. 113/2018. Se i dati arrivano prima del check-in, il tempo stretto non è più un problema.
Testi pronti da adattare
Scrivi frasi brevi, una informazione per riga, e usa sempre il nome dell’ospite. Ecco quattro modelli, con le variabili tra parentesi quadre.
Benvenuto alla conferma
Ciao [nome], grazie per aver scelto [struttura]! Ti aspettiamo dal [data arrivo] al [data partenza]. Una settimana prima ti invieremo il link per il check-in online: richiede pochi minuti e ti fa arrivare senza attese.
Pre-arrivo con check-in online
Ciao [nome], mancano 7 giorni! Completa qui il check-in online: [link]. La legge italiana ci chiede di registrare i dati di tutti gli ospiti, così lo facciamo prima che tu arrivi. Ci dici a che ora pensi di arrivare?
Istruzioni d’accesso
Benvenuto a [città], [nome]! L’ingresso è in [indirizzo]. Il check-in è dalle [orario]. Wi-Fi: [rete] / [password]. Per qualsiasi urgenza: [telefono].
Check-out
Ciao [nome], domani il check-out è entro le [orario]. Lascia le chiavi [dove], e se puoi separa i rifiuti come indicato in cucina. Grazie, è stato un piacere ospitarti!
Due regole per non esagerare: ogni messaggio deve avere un motivo pratico, e se l’ospite ha già fatto ciò che chiedi (per esempio il check-in online) il promemoria non deve partire. Gli ospiti stranieri apprezzano il testo nella loro lingua: prepara almeno la versione inglese di ogni modello.
Quale canale usare: chat del portale, email, SMS o WhatsApp
| Canale | Punti di forza | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Chat di Airbnb o Booking.com | Tracciata dal portale, già collegata alla prenotazione | Conferma, pre-arrivo, check-out |
| Adatta a testi lunghi e allegati | Guida della casa, ricevute | |
| Letto subito, comodo il giorno dell’arrivo | Istruzioni d’accesso, imprevisti | |
| SMS | Arriva anche senza connessione dati | Codici e avvisi urgenti |
La chat del portale resta la base, perché lì vive la prenotazione. Su Booking.com, inoltre, gli indirizzi email degli ospiti sono alias anonimi che terminano con @guest.booking.com: per questo i messaggi transazionali conviene mandarli dall’Extranet. WhatsApp Business offre messaggi di benvenuto, di assenza e risposte rapide, utili quando l’ospite ti scrive direttamente, ma la sequenza programmata legata alle date funziona meglio dentro il portale o il tuo gestionale.
Come impostarli su Airbnb e Booking.com
- Scrivi prima i testi. Parti dalla tabella del calendario e prepara ogni modello in italiano e in inglese.
- Su Airbnb, apri Messaggi, crea le risposte rapide e programmale sull’evento giusto, come descritto nella guida di Airbnb.
- Su Booking.com, dall’Extranet crea i template e scegli quando inviarli: alla prenotazione, una settimana o tre giorni prima, il giorno dell’arrivo o il giorno prima della partenza. Solo gli account con diritti di amministratore possono aggiungere o modificare un template.
- Inserisci le variabili per nome, date e orari, così nessun messaggio parte con dati sbagliati.
- Mandati una prova con una prenotazione di test o rileggi l’anteprima prima di attivare.
- Ricontrolla ogni stagione orari, codici e numeri di telefono: un codice vecchio in un messaggio automatico crea più problemi di nessun messaggio.
Se vuoi approfondire il flusso completo, dal link al documento fino all’invio in Questura, trovi il dettaglio nella nostra guida all’automazione del check-in negli affitti brevi.
Evitare doppioni e messaggi al momento sbagliato
Chi gestisce più annunci su più portali conosce il problema: lo stesso ospite riceve due benvenuti, un promemoria parte per una prenotazione cancellata, le istruzioni arrivano per l’appartamento sbagliato. Quasi sempre la causa è la stessa: ogni portale lavora sul suo calendario e nessuno sa cosa ha già fatto l’altro.
Le contromisure:
- Una sola fonte di verità. Sincronizza prenotazioni e calendari di Airbnb, Booking.com e Vrbo in un unico posto, così cancellazioni e modifiche aggiornano tutto. Ne parliamo nella roadmap per centralizzare le prenotazioni OTA.
- Un modello per annuncio. Codici, indirizzi e regole cambiano da casa a casa: non usare un testo unico con “vedi sotto”.
- Condizioni di invio. Il promemoria parte solo se il check-in online non è completo.
- Un solo canale per messaggio. Se la conferma arriva dalla chat del portale, non duplicarla via email.
Per chi lavora con più immobili, i flussi di lavoro che usiamo sono raccolti nella guida su come gestire più immobili da remoto.
Privacy e consenso: dove passa il confine
I messaggi di servizio, cioè conferme, istruzioni e richieste dei dati per la registrazione, servono a eseguire il soggiorno. Le promozioni sono un’altra cosa. Il Garante Privacy ha chiarito che le offerte commerciali automatizzate via email, SMS e WhatsApp richiedono un consenso specifico, libero, informato e documentato, e che un numero reperibile non basta. Il provvedimento del 13 marzo 2025 ribadisce, citando l’art. 130 del Codice Privacy, che i messaggi promozionali su WhatsApp richiedono l’opt-in preventivo.
In pratica:
- Proporre un transfer o una colazione dentro il messaggio pre-arrivo, legato al soggiorno già prenotato, è diverso da inviare offerte mesi dopo: per queste serve il consenso, raccolto a parte.
- Non costruire profili di abitudini all’insaputa degli ospiti: il Garante l’ha già vietato a una catena alberghiera.
- I documenti d’identità ricevuti via messaggio non vanno lasciati in chat: dopo la trasmissione dei dati, la copia va cancellata o distrutta.
Se hai dubbi su informativa e basi giuridiche per la tua struttura, confrontati con un consulente privacy o un avvocato esperto di protezione dei dati. Le basi le trovi nella nostra guida su check-in online e GDPR.
Il nostro punto di vista
Vediamo ogni giorno host che scrivono messaggi perfetti e poi si ritrovano, la sera dell’arrivo, a inseguire foto di documenti su WhatsApp. Il messaggio automatico più importante non è il benvenuto: è quello che porta l’ospite a completare il check-in online prima di partire.
Per questo pensiamo la comunicazione e la registrazione come un unico flusso. Il link al check-in online multilingua va nel messaggio pre-arrivo, i dati arrivano completi, la sincronizzazione con Alloggiati Web fa il resto e tu non devi copiare nulla a mano.
Le prenotazioni sincronizzate da Airbnb, Booking.com e Vrbo tengono tutto allineato, e i servizi extra si propongono nel momento in cui l’ospite sta già organizzando il viaggio. Meno messaggi, più utili, e nessun rischio di arrivare in ritardo con la Questura.
Sofía Herrera
Dal messaggio pre-arrivo alla registrazione, senza passaggi a mano
EuroCheckin genera il check-in online multilingua da inserire nei tuoi messaggi, sincronizza le prenotazioni da Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri portali e invia i dati ad Alloggiati Web in automatico, riducendo errori e duplicati. Puoi anche proporre servizi extra acquistabili dagli ospiti. Il piano parte da 5 € al mese per alloggio, mentre per gli hotel è di 3 € al mese per alloggio.
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Domande frequenti
Quanti messaggi automatici inviare a un ospite?
Per un affitto breve ne bastano cinque o sei: conferma, pre-arrivo, istruzioni d’accesso, verifica, check-out e ringraziamento. Il promemoria di tre giorni prima conviene solo a chi non ha ancora completato il check-in online. Più messaggi di così tendono a non essere letti.
Posso mandare messaggi automatici su WhatsApp agli ospiti?
Sì, per comunicazioni di servizio legate al soggiorno, come istruzioni d’accesso o imprevisti. Per offerte e promozioni serve invece il consenso preventivo e specifico dell’ospite, come indicato dal Garante Privacy. Raccoglilo separatamente e conservane traccia.
Entro quando devo registrare gli ospiti su Alloggiati Web?
Entro 24 ore dall’arrivo, oppure entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore. Per questo conviene raccogliere i dati prima dell’arrivo con un check-in online inviato nel messaggio pre-arrivo. Così la trasmissione non dipende dall’orario in cui l’ospite arriva.
Come evito che un ospite riceva due volte lo stesso messaggio?
Usa un solo canale per ogni messaggio e sincronizza le prenotazioni di tutti i portali in un unico calendario. Imposta condizioni di invio, per esempio il promemoria solo se il check-in non è completato. Controlla anche che le prenotazioni cancellate fermino i messaggi programmati.
Fonti
- Booking.com for Partners: impostare template e risposte automatiche
- Booking.com for Partners: strumenti di messaggistica
- Booking.com for Partners: contattare gli ospiti
- Airbnb: risposte rapide programmate
- Questura di Lecce, Polizia di Stato: Alloggiati Web
- Polizia di Stato: FAQ Servizio Alloggiati
- Garante Privacy: offerte commerciali e consenso
- Garante Privacy: provvedimento del 13 marzo 2025
- Garante Privacy: alberghi e profilazione dei clienti
- Garante Privacy: trattamento dei documenti d’identità
