Un log delle attività di check-in è il diario cronologico di ogni arrivo. Dice quando l’ospite ha inviato i dati, chi lo ha identificato, quando la schedina è partita verso Alloggiati Web e quale ricevuta è tornata indietro. Per chi gestisce affitti brevi o un hotel in Italia non è un vezzo organizzativo. È il modo più semplice per dimostrare, anche a mesi di distanza, di aver rispettato l’art. 109 del TULPS senza conservare ciò che la legge vieta di conservare. Qui trovi cosa annotare, cosa non annotare mai e come tenerlo senza rubare tempo alle tue serate.
In breve
- Il log registra eventi, non documenti: orari, operatore, esito dell’invio, riferimento alla ricevuta.
- La schedina va inviata entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore per soggiorni più brevi: il log serve a provarlo.
- L’identificazione va fatta di persona: annota chi l’ha fatta e quando, anche se il check-in è iniziato online.
- Le copie dei documenti non si tengono dopo la trasmissione: si conserva solo la ricevuta di Alloggiati Web, per 5 anni.
- Con più alloggi il log manuale regge poco: automatizzare l’invio riduce errori e duplicati.
Indice
- Che cos’è, e cosa non è, un log di check-in
- Cosa annotare per ogni arrivo
- Le regole che il log deve aiutarti a dimostrare
- Come impostarlo in cinque passi
- Gli errori che vediamo più spesso
- Il nostro punto di vista
- Automatizzare il flusso con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Che cos’è, e cosa non è, un log di check-in
Se cerchi “log attività” trovi soprattutto guide informatiche sui registri di accesso ai sistemi aziendali. Nell’ospitalità il concetto è più semplice: una traccia, riga per riga, di ciò che accade tra la prenotazione e la comunicazione dell’ospite alla Questura.
Il log non è il registro degli alloggiati. L’obbligo di legge si assolve con l’invio telematico delle schedine, come spiega la nostra guida all’art. 109 TULPS. Il log è uno strumento interno che dimostra come e quando hai adempiuto.
Non è nemmeno un archivio di documenti d’identità. Qui molti host sbagliano: pensano che conservare la foto del passaporto li tuteli, mentre è proprio ciò che li espone a sanzioni. Un buon log contiene il minimo indispensabile per ricostruire i fatti e nient’altro.
Cosa annotare per ogni arrivo
Ogni soggiorno attraversa sempre le stesse tappe. Per ciascuna basta una riga con data, ora e nome di chi ha agito.
| Momento | Cosa annotare | A cosa serve |
|---|---|---|
| Prenotazione | Portale di provenienza, date, numero di ospiti dichiarati | Confrontare gli ospiti attesi con quelli effettivi |
| Check-in online | Data e ora di invio dei dati da parte dell’ospite, eventuali campi mancanti | Capire dove si inceppa la procedura |
| Identificazione di persona | Data, ora, luogo, nome di chi ha verificato documento e volto | Provare l’identificazione richiesta dalla circolare ministeriale |
| Invio ad Alloggiati Web | Data e ora di trasmissione, numero di schedine | Dimostrare il rispetto delle 24 o 6 ore |
| Esito | Accettata, scartata, corretta, con il motivo | Evitare reinvii e schedine doppie |
| Ricevuta | Data di download e cartella di archiviazione | Tenerla disponibile per 5 anni |
| Pulizia dei dati | Data di cancellazione di file e foto temporanee | Dimostrare il rispetto delle regole privacy |
Usa un identificativo della prenotazione per collegare le righe, non il numero del documento. Il log deve parlare di fatti, non duplicare i dati personali già trasmessi.
Cosa non deve mai finire nel log
- Scansioni o fotografie di carte d’identità e passaporti.
- Documenti ricevuti via chat e lasciati nella galleria del telefono.
- Note personali sugli ospiti che non servono a ricostruire l’adempimento.
Per una visione completa degli obblighi privacy, leggi la nostra guida al GDPR negli affitti brevi.
Le regole che il log deve aiutarti a dimostrare
Tempi di invio
Il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato ricorda che i gestori devono comunicare gli ospiti alla Questura entro le 24 ore successive all’arrivo, ed entro 6 ore per i soggiorni inferiori alle 24 ore. Se un controllo contesta un ritardo, la riga “arrivo alle 22:40, invio alle 23:05” vale più di qualunque spiegazione a voce.
Identificazione di persona
La circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha chiarito che inviare il documento da remoto e ritirare le chiavi da una key box non basta: serve verificare di persona che chi alloggia corrisponda al documento. Lo riportano sia lo sportello Alloggiati Web della Questura di Trento sia la Questura di Torino. Il check-in online resta utile per raccogliere i dati in anticipo, poi nel log annoti chi ha incontrato gli ospiti e a che ora. Per i casi dubbi, come l’ospite che arriva tardi o il collaboratore che accoglie al posto tuo, vedi le nostre guide al self check-in legale e al check-in con delega. Se la tua Questura ha emanato indicazioni specifiche, chiedi conferma direttamente allo sportello Alloggiati Web della tua provincia.
Ricevuta e conservazione
Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito che alberghi, B&B e affittacamere non possono tenere copie dei documenti oltre il tempo necessario alla comunicazione. Ciò che si conserva per 5 anni è la ricevuta generata dal portale. Il portale non tiene le ricevute a tempo indeterminato, quindi scaricale con regolarità: il log ti dice subito se ne manca una.
Controlli incrociati
La Banca Dati Strutture Ricettive del Ministero del Turismo collega il CIN e i dati delle strutture con gli strumenti di vigilanza. In pratica le incongruenze emergono più facilmente di un tempo, e un log ordinato ti permette di rispondere in pochi minuti. Non è un dettaglio: l’inosservanza degli obblighi del TULPS rientra nell’art. 17, che prevede l’arresto fino a 3 mesi o l’ammenda fino a 206 euro. Se hai ricevuto una contestazione, parlane con un avvocato o un consulente esperto di pubblica sicurezza prima di rispondere.
Come impostarlo in cinque passi
- Scegli un unico posto. Un foglio condiviso per un appartamento, un gestionale se ne hai diversi. Due quaderni paralleli producono buchi e doppioni.
- Fissa le colonne della tabella sopra e non cambiarle: la coerenza rende il log leggibile anche da chi ti sostituisce.
- Scrivi in tempo reale. Una riga aggiunta il giorno dopo a memoria perde gran parte del suo valore.
- Chiudi ogni soggiorno con un controllo: tante schedine inviate quanti ospiti attesi, ricevuta scaricata, file temporanei cancellati.
- Proteggi l’accesso. Solo chi gestisce i check-in può modificare il log. Se un dispositivo viene perso o violato, la nota del Garante sui documenti d’identità ricorda gli obblighi di notifica entro 72 ore. La nostra guida al data breach negli affitti brevi spiega cosa fare.
Chi gestisce più unità trova utile anche il nostro approfondimento su come gestire più immobili da remoto, dove il log diventa un cruscotto unico per tutto il portafoglio.
Gli errori che vediamo più spesso
- Schedine doppie per lo stesso ospite, nate da un reinvio dopo un errore non annotato. Ne parliamo nella guida su come prevenire i duplicati su Alloggiati Web.
- Ospiti in più non comunicati: la prenotazione dice due, alla porta se ne presentano tre.
- Ricevute mai scaricate, che si scoprono mancanti solo quando servono.
- Documenti lasciati su WhatsApp mesi dopo la partenza dell’ospite.
- Orari non registrati: sai di aver inviato la schedina, ma non puoi dimostrare quando.
Il nostro punto di vista
Lavoriamo ogni giorno con host e property manager e la scena è sempre la stessa: chi ha un problema con un controllo raramente ha omesso tutto. Più spesso ha inviato in ritardo, ha mandato una schedina due volte o non trova la ricevuta. Sono errori di processo, non di cattiva volontà.
Per questo crediamo che il log migliore sia quello che non devi compilare a mano. Quando i dati arrivano dal check-in online dell’ospite, passano un controllo e partono verso Alloggiati Web in automatico, ogni passaggio lascia la sua traccia da solo. A te resta solo ciò che nessun software può fare: accogliere l’ospite e verificare che sia davvero lui. Più di 3.000 host usano già EuroCheckin con questo approccio, e il tasso di successo delle registrazioni del 99,9 % nasce proprio da qui: meno passaggi manuali, meno occasioni di sbagliare.
— Sofía Herrera
Automatizzare il flusso con EuroCheckin
EuroCheckin raccoglie i dati con un check-in online multilingua e li sincronizza con Alloggiati Web. Allinea prenotazioni e calendari da Airbnb, Booking.com e Vrbo e conserva i dati in modo conforme al GDPR. Costa 5 € al mese per alloggio, 3 € al mese per alloggio nella versione per hotel. Puoi provare EuroCheckin con il periodo di prova gratuito. Se vuoi una mano a partire, il nostro team offre assistenza alla configurazione.
Domande frequenti
Il check-in in presenza è obbligatorio?
Secondo la circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024, sì: l’ospite va identificato di persona per verificare che corrisponda al documento. Puoi raccogliere i dati online in anticipo, ma l’incontro resta necessario. Annota nel log chi lo ha fatto e a che ora.
Come si fa un self check-in conforme?
Un self check-in basato solo su key box e documento inviato da remoto non è considerato idoneo. Puoi automatizzare la raccolta dei dati e l’invio delle schedine, ma serve comunque una verifica di persona, che puoi affidare anche a un collaboratore. Ogni Questura può dare indicazioni operative: in caso di dubbio chiedi allo sportello Alloggiati Web della tua provincia.
Per quanto tempo devo conservare le tracce del check-in?
La ricevuta di Alloggiati Web va conservata per 5 anni. Le copie dei documenti, invece, vanno eliminate dopo la trasmissione. Per il log interno ha senso allinearsi ai 5 anni della ricevuta, tenendo solo i dati essenziali.
Il log interno sostituisce la ricevuta?
No. La ricevuta del portale è la prova ufficiale dell’avvenuta comunicazione, mentre il log la affianca e ricostruisce tempi e responsabilità. Insieme rispondono a quasi tutte le domande di un controllo.
Fonti
- Servizio Alloggiati Web, Polizia di Stato
- Sportello virtuale Alloggiati Web, Questura di Trento
- Sportello virtuale, Questura di Torino
- Garante privacy: no alla conservazione dei documenti degli ospiti
- Garante privacy: nota sul trattamento dei documenti di identità
- Banca Dati Strutture Ricettive, Ministero del Turismo
- Strutture ricettive: omessa comunicazione degli alloggiati, Ufficio Commercio
