Quando parli di “export” su Alloggiati Web, il portale ti dà soprattutto una cosa: le ricevute digitali in PDF, una per ogni giorno in cui hai trasmesso schedine. Le trovi nel menù Ricevute, restano online per 30 giorni e tocca a te conservarle per 5 anni. Qui trovi la procedura passo dopo passo, cosa c’è dentro ogni ricevuta, cosa il portale non ti restituisce e come organizzare un archivio che regga a un controllo della Questura.
In breve
- Dal portale scarichi le ricevute PDF delle trasmissioni, non un archivio completo dei dati dei tuoi ospiti.
- Le ricevute online coprono solo gli ultimi 30 giorni e solo i giorni in cui hai inviato schedine.
- Ogni ricevuta è firmata con un Codice di Controllo della Polizia di Stato e non si può modificare.
- Vanno conservate per 5 anni, meglio su più supporti diversi.
- Per non perdere nulla serve una routine fissa, settimanale o almeno ogni due settimane, oppure un sistema che lavori al posto tuo.
Indice
- Cosa puoi davvero esportare da Alloggiati Web
- Come scaricare le ricevute, passo dopo passo
- Cosa c’è dentro una ricevuta
- Il limite dei 30 giorni e come non perdere nulla
- Conservare le ricevute per 5 anni
- E i dati degli ospiti?
- Quando la ricevuta manca o il portale non risponde
- Il nostro punto di vista
- Registrazione ospiti senza fogli sparsi
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa puoi davvero esportare da Alloggiati Web
Alloggiati Web è un canale di trasmissione: serve a inviare alla Questura i dati degli ospiti, come previsto dall’art. 109 del TULPS. Non è pensato come gestionale e quindi non ti offre un pulsante per esportare in Excel o CSV l’elenco completo delle persone che hai registrato negli anni.
Quello che il portale ti restituisce sono le ricevute. Secondo la documentazione ufficiale sulla ricevuta digitale, dalla sezione dedicata scarichi i file che attestano il numero di schedine trasmesse correttamente in un dato giorno. Sono documenti in PDF, uno per giornata di invio.
Questa distinzione conta nella pratica: la ricevuta prova che hai adempiuto all’obbligo, ma non contiene nomi, documenti o date di nascita degli ospiti. Se un domani ti serve sapere chi ha dormito nel tuo appartamento il 14 agosto, la ricevuta da sola non basta. I dati anagrafici devi averli conservati tu, in modo sicuro, dalla fase di check-in.
Come scaricare le ricevute, passo dopo passo
La procedura è la stessa per case vacanza, B&B e hotel. Ti servono le credenziali rilasciate dalla Questura e i codici dispositivo forniti all’abilitazione, che secondo il manuale di passaggio al nuovo sistema di sicurezza hanno sostituito il vecchio certificato digitale.
- Accedi al portale con utente, password e codice dispositivo.
- Nella barra superiore apri il menù Ricevute, come indicato nella guida al Servizio Alloggiati Web.
- Ti compare l’elenco delle giornate in cui la struttura ha effettuato trasmissioni negli ultimi 30 giorni.
- Scarica il PDF di ciascuna giornata che ti interessa.
- Rinomina il file in modo leggibile, per esempio
2026-10-27_ricevuta_appartamento-centro.pdf, così lo ritrovi in pochi secondi. - Salvalo nel tuo archivio e fai subito una seconda copia su un supporto diverso.
Il portale presenta un file per ogni giorno di invio: se in un mese hai trasmesso in 18 giornate diverse, avrai 18 ricevute da salvare. Per questo conviene scaricarle con regolarità invece di aspettare la fine del mese, quando le più vecchie stanno già per sparire.
Se non hai ancora le credenziali, la nostra guida sull’accesso ad Alloggiati Web per gestori spiega come si richiedono alla Questura competente.
Cosa c’è dentro una ricevuta
Ogni PDF riporta pochi dati essenziali, descritti nella scheda ufficiale sulla ricevuta digitale:
| Campo | A cosa ti serve |
|---|---|
| ID di trasmissione | Identifica in modo univoco l’invio, utile se la Questura ti chiede chiarimenti |
| Data | Collega la ricevuta al giorno di arrivo degli ospiti |
| Descrizione della struttura | Distingue le ricevute se gestisci più alloggi |
| Questura ricevente | Conferma a quale ufficio sono arrivati i dati |
| Numero totale di schedine | Ti permette di confrontarlo con il numero di ospiti arrivati quel giorno |
| Codice di Controllo | Firma digitale della Polizia di Stato che rende il documento non modificabile |
Un controllo semplice da fare ogni volta: confronta il numero di schedine con le prenotazioni del giorno. Una famiglia di quattro persone deve produrre quattro schedine (un capofamiglia e tre familiari). Se la ricevuta ne riporta tre, qualcuno manca.
Il limite dei 30 giorni e come non perdere nulla
Le ricevute disponibili online si riferiscono agli ultimi 30 giorni. Passato quel periodo non le vedi più nell’elenco, mentre l’obbligo di conservarle dura anni. È il punto in cui molti host scoprono un buco nell’archivio, di solito dopo una stagione estiva piena.
Una routine che funziona:
- Ogni lunedì scarichi le ricevute della settimana precedente.
- A fine mese verifichi che ci sia un file per ogni giorno con arrivi.
- Ogni trimestre controlli che il backup su un secondo supporto sia aggiornato.
Se una data non compare nell’elenco, le FAQ del Servizio Alloggiati chiariscono che l’assenza di una ricevuta indica che quel giorno non sono state inviate schedine. Se invece quel giorno avevi ospiti, hai un problema di invio da risolvere subito, non di download.
Conservare le ricevute per 5 anni
Le FAQ Alloggiati Web pubblicate dalla Questura indicano che le ricevute vanno conservate dall’utente per 5 anni e consigliano di salvarle su più supporti, così il guasto di uno non ti lascia senza prove.
In concreto:
- Copia principale su un cloud con accesso protetto da autenticazione a due fattori.
- Copia secondaria su un disco esterno o una chiavetta, conservata in un luogo diverso dal computer di lavoro.
- Struttura delle cartelle per anno, poi per alloggio, poi per mese:
2026 / Appartamento Centro / 10-ottobre. - Nessuna modifica ai file: il Codice di Controllo garantisce l’autenticità solo se il PDF resta quello scaricato.
Se gestisci più immobili, la cartella per alloggio diventa indispensabile. Per l’organizzazione su più strutture trovi spunti nella guida su come gestire più immobili da remoto.
E i dati degli ospiti?
Le schedine partono dal portale in due modi: inserimento manuale online oppure caricamento di un file .txt precompilato, come descritto nel manuale del servizio. Il file segue un tracciato rigido: secondo le istruzioni ufficiali per l’invio file ogni riga è lunga 168 caratteri e contiene tipo di alloggiato, data di arrivo, giorni di permanenza, cognome, nome e gli altri campi previsti.
Se invii tramite file, quel .txt è di fatto il tuo export dei dati: tienilo insieme alla ricevuta dello stesso giorno. Se invii a mano, i dati restano solo dove li hai raccolti, cioè nei documenti ricevuti dagli ospiti o nel tuo sistema di check-in. Trattandosi di dati personali, vanno custoditi con accessi limitati e misure di sicurezza adeguate al GDPR, e per decidere quanto conservarli oltre la ricevuta conviene sentire il tuo consulente privacy.
Quando la ricevuta manca o il portale non risponde
Tre situazioni ricorrenti:
- La ricevuta riporta meno schedine del previsto. Verifica le schedine del giorno e trasmetti quelle mancanti. I termini restano quelli di legge: secondo la Questura di Verona l’invio va fatto entro 24 ore dall’arrivo, o subito per soggiorni più brevi. La stessa Questura precisa che i problemi dei gestionali di terze parti si superano inviando a mano dal portale.
- Il portale è in manutenzione. Le sospensioni annunciate nelle news del portale, in genere non oltre 4 ore, secondo la Questura di Brescia non giustificano canali alternativi: riprovi appena torna disponibile.
- Il portale nazionale è davvero fuori uso. Solo in questo caso è ammessa la comunicazione alternativa via email con la modulistica prevista dalla tua Questura. Un problema del tuo computer non basta: devi usare un altro dispositivo.
Per gli altri casi tecnici trovi una checklist nella pagina Alloggiati Web non funziona, mentre termini e modalità di invio sono spiegati nella guida all’invio delle schedine alloggiati.
Il nostro punto di vista
Parlando ogni giorno con host e property manager vediamo sempre lo stesso schema: l’invio delle schedine diventa un’abitudine, l’archivio delle ricevute no. Si scarica tutto con cura a giugno, poi arriva agosto, gli arrivi si accavallano e a settembre mancano due settimane di PDF che il portale non mostra più.
Per noi il problema non è il download in sé, che richiede pochi clic. È che dipende dalla memoria di una persona, ripetuto decine di volte l’anno per ogni alloggio. Più alloggi gestisci, più la probabilità di un buco cresce. Per questo consigliamo di separare i due livelli: i dati degli ospiti raccolti e custoditi in un sistema sicuro fin dal check-in, la trasmissione ad Alloggiati Web automatizzata, e la verifica delle ricevute come controllo periodico invece che come corsa contro il limite dei 30 giorni.
— Sofía Herrera
Registrazione ospiti senza fogli sparsi
Con EuroCheckin gli ospiti fanno il check-in online in più lingue, i dati vengono sincronizzati automaticamente con Alloggiati Web e conservati in modo sicuro e conforme al GDPR. Le prenotazioni da Airbnb, Booking.com e Vrbo arrivano in un unico calendario, così ogni arrivo genera la sua registrazione senza doppioni. Oltre 3.000 host ci usano già, con un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni.
Il piano per appartamenti e case vacanza parte da 5 € al mese per alloggio; per le strutture alberghiere c’è EuroCheckin per hotel a 3 € al mese per alloggio. Puoi provare EuroCheckin e vedere come funziona l’automazione della registrazione ospiti sui tuoi alloggi.
Domande frequenti
Posso scaricare ricevute più vecchie di 30 giorni dal portale?
Dall’interfaccia web no: l’elenco mostra solo le ricevute degli ultimi 30 giorni. Per questo la regola più sicura è scaricarle ogni settimana. Se ti accorgi di un buco più vecchio, contatta l’ufficio Alloggiati della tua Questura per capire come documentare quel periodo.
La ricevuta contiene i nomi degli ospiti?
No. Riporta ID di trasmissione, data, struttura, Questura ricevente e numero totale di schedine. I dati anagrafici devi conservarli tu, con le dovute tutele privacy.
Perché per un giorno non trovo nessuna ricevuta?
Significa che quel giorno non sono state inviate schedine. Se avevi arrivi, controlla subito l’invio e trasmetti i dati mancanti.
Stampare le ricevute basta per conservarle?
La copia che conta è il PDF originale, perché il Codice di Controllo ne garantisce l’autenticità. Tieni il file digitale su almeno due supporti diversi; la stampa può essere solo una copia in più.
Fonti
- Guida Servizio Alloggiati Web, Polizia di Stato
- La ricevuta digitale del Servizio Alloggiati, Polizia di Stato
- FAQ Servizio Alloggiati, Polizia di Stato
- FAQ Alloggiati Web, Questura
- Manuale di passaggio al nuovo sistema di sicurezza
- Istruzioni per l’invio file, Polizia di Stato
- Servizio Alloggiati Web, Questura di Verona
- Sportello virtuale Alloggiati Web, Questura di Brescia
- Modulistica per la comunicazione alternativa, Questura di Brescia
