Le schedine compilate non vanno conservate. Dopo l’invio ad Alloggiati Web l’unico documento che devi tenere è la ricevuta dell’avvenuta comunicazione, per cinque anni, in formato digitale. I dati degli ospiti li conserva il Ministero dell’Interno sui propri sistemi. Tu devi cancellare i file trasmessi e distruggere eventuali copie cartacee e foto dei documenti appena la ricevuta è generata. Lo ha ribadito il Garante Privacy nel comunicato del 29 aprile 2026, e la regola vale per hotel, B&B e affitti brevi.
In breve
- Cosa conservare: solo la ricevuta PDF firmata digitalmente dalla Polizia di Stato, per cinque anni.
- Cosa eliminare: schedine, file inviati, elenchi stampati, foto e scansioni dei documenti, subito dopo la generazione della ricevuta.
- Quando scaricarla: la ricevuta è disponibile dal giorno dopo l’invio e resta sul portale per 30 giorni al massimo.
- Chi deve farlo: chiunque dia alloggio, compresi i locatori con contratti sotto i 30 giorni.
- Con un software: il fornitore va nominato responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Indice
- Cosa dice la norma: ricevute sì, schedine no
- Vale anche per gli affitti brevi
- Come scaricare e archiviare le ricevute
- Documenti d’identità: niente foto, niente WhatsApp
- Scegliere un software per i dati degli ospiti
- Il nostro punto di vista
- Automatizza le registrazioni con EuroCheckin
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa dice la norma: ricevute sì, schedine no
L’obbligo nasce dall’art. 109 del TULPS: puoi ospitare solo persone con un documento d’identità idoneo e devi comunicarne le generalità tramite Alloggiati Web. Le modalità sono quelle del decreto del Ministro dell’Interno del 7 gennaio 2013, modificato dal decreto del 16 settembre 2021, come spiega la FAQ ufficiale del portale Alloggiati Web.
Sulla conservazione il testo è netto. L’art. 4-bis, comma 2, del decreto impone ai gestori di cancellare i dati digitali trasmessi e distruggere la copia cartacea degli elenchi non appena il sistema genera la ricevuta, che va invece tenuta per cinque anni. Il Garante lo ha ripreso nella sua nota di chiarimento sul trattamento dei documenti degli ospiti. L’obbligo riguarda la comunicazione dei dati, non la loro conservazione in struttura, perché i dati restano per cinque anni sui sistemi del Ministero.
In pratica la ricevuta è la tua prova. La Questura di Arezzo precisa che l’obbligo si considera assolto solo con l’effettiva trasmissione e che le forze dell’ordine possono chiedere le ricevute durante un controllo.
Cosa tenere, cosa cancellare
| Documento | Cosa fare | Per quanto |
|---|---|---|
| Ricevuta PDF di Alloggiati Web | Scaricarla e archiviarla in digitale | 5 anni |
| Schedine compilate e file .txt inviati | Cancellarli | Subito dopo la ricevuta |
| Elenchi stampati degli ospiti | Distruggerli | Subito dopo la ricevuta |
| Foto o scansioni dei documenti d’identità | Non farle; se esistono, cancellarle | Subito dopo l’invio |
| Dati comunicati alla Polizia di Stato | Li conserva il Ministero dell’Interno | 5 anni |
Vale anche per gli affitti brevi
Sì. L’art. 19-bis del decreto legge 113/2018, convertito nella legge 132/2018, ha esteso gli obblighi dell’art. 109 TULPS alle locazioni con contratti inferiori a 30 giorni, come riporta la Questura di Catanzaro. Se affitti un appartamento su Airbnb, Booking.com o Vrbo, le regole di invio e di conservazione sono le stesse di un hotel. Trovi il quadro completo nella nostra guida all’art. 109 TULPS per i gestori.
Secondo la Questura di Arezzo, le schedine vanno inviate entro 24 ore dall’arrivo e, per i soggiorni non superiori alle 24 ore, entro le sei ore successive. Chi non comunica gli ospiti risponde dell’art. 17 TULPS, con arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 €. Per questo la ricevuta conta: è ciò che dimostra che hai inviato.
Come scaricare e archiviare le ricevute
Il punto delicato è la finestra temporale. Il manuale del Servizio Alloggiati Web indica che nella sezione “Ricevute” trovi solo quelle degli ultimi 30 giorni, in PDF, firmate digitalmente con QR code della Polizia di Stato. Passato quel termine, dall’interfaccia del portale non le recuperi più.
Una routine che funziona:
- Invia le schedine al check-in e controlla in giornata con la funzione “Analisi invii”: se manca la ricevuta, quel giorno non risultano schedine inviate.
- Il giorno dopo apri la sezione Ricevute. La ricevuta viene emessa il giorno successivo all’invio, come spiegano le FAQ della Questura; la stampa non è richiesta.
- Decomprimi il file. Il download arriva in formato compresso: ti servono un programma di decompressione e un lettore PDF.
- Archivia con un nome chiaro, per esempio
2026-03-11_ricevuta_appartamento-centro.pdf, in una cartella per anno e per struttura. - Fai una copia di sicurezza su un secondo supporto: se il PC si rompe, perdi tutto.
- Elimina tutto il resto: file inviati, stampe, foto dei documenti.
Un esempio concreto: un ospite arriva l’11 marzo 2026 e invii la schedina la sera stessa. La ricevuta compare il 12 marzo, resta scaricabile fino ad aprile e va conservata fino al 2031. Con dieci appartamenti e un turnover alto si arriva a centinaia di file all’anno. Se salti una settimana di download nel mese sbagliato, resti senza prova proprio per le date che qualcuno potrebbe controllare. Le istruzioni della Questura di Piacenza ricordano infatti che scaricare e conservare la ricevuta è, di fatto, obbligatorio. Abbiamo approfondito i passaggi nella guida all’export dei dati Alloggiati Web.
Documenti d’identità: niente foto, niente WhatsApp
Qui la nota del Garante del 2026 ha cambiato le abitudini di molti host. Fotografare i documenti con lo smartphone o farseli mandare via WhatsApp espone gli ospiti a furti d’identità e accessi illeciti. Le copie eventualmente acquisite vanno cancellate subito dopo la trasmissione. La sintesi della CNA di Reggio Emilia riassume le regole operative: verifica visiva del documento, nessuna foto con dispositivi mobili, cancellazione immediata di immagini o copie, conservazione della sola ricevuta.
C’è anche un rischio economico. Se le immagini dei documenti finiscono nelle mani sbagliate, la struttura deve notificare la violazione al Garante, ove possibile entro 72 ore, e informare gli ospiti coinvolti (artt. 33 e 34 del GDPR). Meno copie tieni, meno hai da proteggere.
Il check-in online resta uno strumento prezioso: raccoglie i dati in anticipo, nella lingua dell’ospite, e ti evita di trascriverli. L’identificazione avviene comunque di persona all’arrivo, con l’esibizione del documento, come ricorda la Carta dei servizi della Questura di Siena. Per i dettagli su consenso e informativa leggi la nostra guida a check-in online e GDPR.
Scegliere un software per i dati degli ospiti
Quando i dati passano da un gestionale, tu resti titolare del trattamento e il fornitore diventa responsabile. Il rapporto va regolato per iscritto ai sensi dell’art. 28 GDPR, come sottolinea anche la guida agli affitti brevi di ilDiritto. Oltre a questo, contano davvero questi criteri:
- Invio diretto ad Alloggiati Web, senza file da caricare a mano: ogni passaggio manuale è un’occasione di errore.
- Controllo di errori e duplicati, così la stessa persona non viene comunicata due volte e nessuno sfugge. Ne parliamo in come prevenire i duplicati su Alloggiati Web.
- Prenotazioni sincronizzate da tutti i portali: se Airbnb, Booking.com e Vrbo confluiscono in un unico calendario, ogni arrivo genera la sua schedina.
- Check-in online multilingua, perché un ospite straniero compila meglio nella propria lingua.
- Conservazione dei dati conforme al GDPR, con un fornitore che lavora secondo la normativa italiana.
- Assistenza nella configurazione, soprattutto se gestisci più immobili con credenziali diverse.
Il nostro punto di vista
Lavoriamo ogni giorno con host e property manager, e il problema della conservazione quasi mai nasce dalla ricevuta in sé. Nasce prima: schedine inviate due volte, ospiti dimenticati in un cambio turno, documenti girati via chat perché “si fa prima”.
Per questo abbiamo costruito EuroCheckin attorno all’invio corretto. Le prenotazioni arrivano da Airbnb, Booking.com, Vrbo e dagli altri portali in un calendario unico, l’ospite compila il check-in online nella sua lingua e i dati vengono sincronizzati automaticamente con Alloggiati Web. Meno passaggi manuali significano meno errori e meno duplicati, e quindi ricevute che corrispondono davvero a chi ha dormito nella struttura.
Secondo noi la conformità migliore è quella che non dipende dalla memoria di nessuno: un flusso chiaro, dati conservati in modo sicuro e conforme al GDPR, e nessuna foto di documenti dimenticata in un telefono.
Sofía Herrera
Automatizza le registrazioni con EuroCheckin
EuroCheckin registra legalmente i tuoi ospiti in conformità all’art. 109 TULPS, sincronizza le prenotazioni dai portali e invia i dati ad Alloggiati Web in automatico. Più di 3.000 host lo usano già e registriamo un tasso di successo del 99,9 % nelle registrazioni.
Il piano per appartamenti e affitti brevi costa 5 € al mese per alloggio; per gli hotel il piano dedicato costa 3 € al mese per alloggio. Prova EuroCheckin oppure scopri EuroCheckin per hotel.
Domande frequenti
Devo conservare le schedine alloggiati cartacee?
No. Le schedine e gli elenchi stampati vanno distrutti non appena il portale genera la ricevuta. Devi conservare solo la ricevuta dell’avvenuta comunicazione, per cinque anni.
Per quanto tempo posso scaricare le ricevute da Alloggiati Web?
La ricevuta è disponibile dal giorno successivo all’invio e resta scaricabile dalla sezione Ricevute per 30 giorni. Conviene scaricarla subito e archiviarla insieme a una copia di sicurezza.
Posso tenere la foto del documento dell’ospite?
No. Secondo il Garante Privacy le copie analogiche o digitali dei documenti vanno cancellate o distrutte dopo la comunicazione alla Polizia di Stato. La verifica si fa guardando il documento di persona.
La ricevuta deve essere stampata?
No, la stampa non è richiesta. Basta conservare il file PDF firmato digitalmente sul computer o su un supporto esterno, meglio se in due copie separate.
Il gestionale che uso conserva i dati al posto mio?
Il fornitore tratta i dati per tuo conto, ma come titolare la responsabilità resta tua. Per questo il rapporto va regolato con un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dati degli ospiti in sé li conserva il Ministero dell’Interno.
Fonti
- Garante Privacy, comunicato stampa del 29 aprile 2026
- Garante Privacy, nota di chiarimento sul trattamento dei documenti
- Polizia di Stato, FAQ del Servizio Alloggiati Web
- Polizia di Stato, manuale del Servizio Alloggiati Web
- Questura di Arezzo, Servizio Alloggiati Web
- Questura di Catanzaro, schedine alloggiati
- Questura, F.A.Q. Alloggiati Web
- Questura di Piacenza, istruzioni Servizio Alloggiati
- Questura di Siena, Carta dei servizi
- CNA Reggio Emilia, stop alla conservazione dei documenti
- ilDiritto, affitti brevi: la guida
- Studio Cataldi, sanzioni per la mancata comunicazione
